Kommen Ihnen diese Probleme bekannt vor?

Kein Überblick über Geschenke, Einladungen und Interessenkonflikte

Manuelle, zeitaufwändige Prozesse basierend auf Excel, PDFs und E-Mails

Frustrierte Business-Stakeholder, weil Genehmigungsprozesse zu lange dauern

Es geht auch einfacher: Mit dem EQS Approval Manager.

Die Mitarbeiter prüfen auf ihrem Smartphone die Geschenke und Einladungen anhand Ihrer Richtlinien und deklarieren sie wenn nötig.

Basierend auf benutzerdefinierten Regeln prüft das Management oder die Compliance-Abteilung das Geschenk, die Einladung oder den Interessenkonflikt.

Die Mitarbeiter erhalten eine Nachricht über die Entscheidung und können, wenn nötig, weitere Fragen stellen.

Vorteile des EQS Approval Managers

Mitarbeiter können Geschenke bequem und unterwegs auf ihrem Smartphone deklarieren

Sparen Sie Zeit und Ressourcen mit smarten Workflows und automatischen Genehmigungen

Erstellen Sie benutzerdefinierte Kategorien und Fragebögen für Anfragen

Definieren Sie monetäre Grenzen und individuelle Freigabeprozesse je nach Anfrage

Bieten Sie grossartigen Service, indem Sie Fragen von Mitarbeitern direkt im System beantworten

Führen Sie ein zentrales, sicheres Verzeichnis für alle Anfragen und Entscheidungen

Erhalten Sie Anfragen in ausländischen Währungen umgerechnet in Ihre voreingestellte Währung

Behalten Sie Anfragen weltweit und in Echtzeit im Blick und erstellen Sie individuelle Berichte mit wertvollen Einblicken

Demo vereinbaren

Intuitive Bedienung für alle Beteiligten

Sie möchten den EQS Approval Manager besser kennenlernen?

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Warum das Erfassen von Geschenken, Einladungen und Interessenkonflikten wichtig ist

  • Im Zusammenhang mit FCPA, UK Bribery Act und Sapin II erwarten Aufsichtsbehörden, dass Unternehmen Prozesse implementieren, die das Risiko einer korrupten Vergabe von Geschenken, Unterhaltungs- und Reiseausgaben reduzieren.
  • Auditoren, Anwaltskanzleien und Berater empfehlen Register für Geschenke, Einladungen und Interessenkonflikte, die sich in Compliance-affinen Organisationen bereits als Best Practice etabliert haben.
  • Mitarbeiter brauchen klare Regeln und Prozesse bezüglich monetärer Grenzen und weiterer kritischen Faktoren von Geschenken, Einladungen und Interessenkonflikten, um bestmöglich im Interesse des Unternehmens zu handeln.

Offene Fragen zum EQS Approval Manager?

Ganz einfach: In ihrem webbasierten und persönlichen Integrity Hub können Mitarbeiter über Quick Links auf der Startseite ein neues Geschenk oder eine neue Einladung deklarieren. Dabei werden sie durch einen Fragebogen geführt, der individuell und Ihren Richtlinien und Bedürfnissen entsprechend definiert werden kann. Ihre Mitarbeiter können die Anfrage direkt abschicken oder als Entwurf für später speichern. In der Übersicht all ihrer Anfragen sehen die Mitarbeiter jederzeit, welche Entwürfe noch fertiggestellt und abgeschickt werden müssten, welche Anfragen noch in Arbeit und welche bereits angenommen oder abgelehnt worden sind.

Noch einfacher und bequemer geht die Erfassung eines neuen Geschenks oder einer neuen Einladung über die Integrity Hub App, mit der Anfragen auch unterwegs und offline abgeschickt werden können. Über Push-Notifications werden die Mitarbeiter über den aktuellen Stand der Anfragen auf dem Laufenden gehalten.

Erfahrungsgemäß besteht bei Mitarbeitern große Unsicherheit, welche Geschenke und Einladungen mit den internen Richtlinien vereinbar sind und welche nicht. Unternehmen definieren zwar oft länderspezifische Schwellwerte und verschiedene Kriterien, die die Mitarbeiter bei ihrer Entscheidung unterstützen sollen, doch sind diese Informationen im entscheidenden Moment oft nicht abrufbar.

Hier bietet unser „Quick Check“ Hilfestellung. Anhand einiger wenigen, entscheidenden Fragen – wie beispielsweise Land des Geschäftspartners, Geldwert und mögliche Beteiligung von Regierungsvertretern – erhalten Mitarbeiter eine sofortige Rückmeldung, ob das Geschenk direkt übergeben werden darf oder ob es vorab noch eine Genehmigung des direkten Vorgesetzten oder der Compliance-Abteilung erfordert. Diese Fragen vom Unternehmen individuell definiert werden. Der Quick Check stärkt die Entscheidungssicherheit Ihrer Mitarbeiter und fördert die Einhaltung Ihrer Geschenkerichtlinie.

Der Approval Manager kann den Mitarbeitern in jeder beliebigen Sprache und weltweit zur Verfügung gestellt werden. Einschränkungen bezüglich Länder gibt es keine. Sie entscheiden selbst, welche Länder aktiviert werden sollen.

Der Approval Manager bietet höchste Flexibilität – sowohl was die Anfrage-Kategorien (Geschenke, Einladungen, Interessenskonflikte) und Fragebögen betrifft, als auch bezüglich Workflows und Berechtigungskonzepte. So kann der Approval Manager so aufgebaut werden, dass Ihre bestehenden Prozesse darin optimal abgebildet sind und aufwändige Prozessänderungen vermieden werden können. Dabei unterstützen Sie unsere erfahrenen Projektmanager.

Ganz nach Kundenwunsch können Regeln dazu definiert werden, welche Workflows und Genehmigungsprozesse nach dem Einreichen einer bestimmten Anfrage ausgelöst werden sollen. Diese Regeln können sehr granular und auf Basis der Attribute der Anfragen – wie beispielsweise Land des Mitarbeiters, Geldwert oder Beteiligung von Regierungsvertretern – definiert werden. Anhand dieser Regeln können Sie ebenso steuern, ob bestimmte Anfragen automatisch genehmigt oder abgelehnt werden sollen oder ob eine manuelle Genehmigung – einstufig oder mehrstufig – erforderlich ist.

Welche Arten von Anfragen Mitarbeiter über ihr Integrity Hub einreichen können, stellen Sie individuell und flexibel ein. Typische Anfrage-Kategorien sind Geschenke und Einladungen. Aber auch Interessenskonflikte, Sponsoring und Spenden und viele mehr können über den Approval Manager abgedeckt werden. Sie bestimmen selbst, welche Kategorien Sie zur Verfügung stellen möchten, welche Fragebögen hinter diesen Kategorien angezeigt werden sollen und wie die Berechtigungskonzepte und -workflows definiert sind.

Der Approval Manager folgt einem strikten ”Need to know”-Prinzip: Nur Benutzer oder Benutzergruppen mit den entsprechenden Berechtigungen können auf Anfragen (Geschenke, Einladungen, Interessenskonflikte) zugreifen und diese genehmigen, ablehnen, weiterleiten und verwalten. Die Berechtigungen können dabei sehr granular eingestellt werden. Diese Granularität ermöglicht es dem Approval Manager, Ihre internen Arbeitsprozesse genau abzubilden. Einige Beispiele:

  • Der Group Compliance Officer kann alle Anfragen sehen und verwalten.
  • Der lokale Compliance Officer in Deutschland kann alle Anfragen von deutschen Mitarbeitern sehen und verwalten, diese aber nicht löschen und exportieren.
  • Der Teamleiter kann alle Anfragen seines Teams sehen und verwalten, aber nicht weiterleiten, löschen und exportieren.

Die Bekämpfung von Korruption steht weltweit bei den meisten Regulierern und Aufsichtsbehörden hoch auf der Agenda. Der angemessene Umgang mit Geschenken und Einladungen findet sich hier auch in vielen Gesetzestexten und Leitfäden wieder – viele davon mit extraterritorialer Wirkung. Einige Beispiele:

  • In den USA sieht der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) präventive Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung vor. Unter anderem erwarten das DoJ und die SEC, dass Unternehmen Compliance-Prozesse etablieren, die das Risiko von Geschenken und Einladungen in einer korrupten Weise minimieren. Aufgrund des breiten Anwendungsbereichs des FCPA können bereits Geschäftsbeziehungen mit US-Unternehmen, Standorte in den USA oder lediglich Transaktionen in US-Dollar eine Untersuchung durch US-Behörden auslösen.
  • In Großbritannien verlangt der UK Bribery Act ebenfalls einen kritischen Umgang mit Geschenken und Einladungen. Das Serious Fraud Office (SFO) erkennt zwar Zeichen der Gastfreundschaft als solche an, gibt aber auch zu bedenken, dass unter diesem Tarnmantel Bestechungsversuche möglich sind. Der Anwendungsbereich des Bribery Act ist ähnlich weit wie der des FCPA, denn Angebote, Versprechen und Zahlungen an jegliche Drittperson mit dem Zweck der Bestechung können verfolgt werden.
  • In Frankreich sieht das Anfang 2018 in Kraft getretene Antikorruptionsgesetz Sapin II eine ganze Reihe von Maßnahmen zur Bekämpfung von Korruption vor. Ende 2019 hat die französische Antikorruptionsbehörde AfA einen Leitfaden veröffentlicht, der Unternehmen dabei unterstützen soll, Regeln und Prozesse speziell für den Umgang mit Geschenken und Einladungen zu etablieren. Diesen Leitfaden legt die Behörde auch bei Untersuchungen von Unternehmen als Maßstab an.

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Sascha Meier
Sascha Meier

Director Business Development Compliance Services
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