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Auf diese 6 Weisungen sollte kein Unternehmen verzichten

Vom Code of Conduct bis zur Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz

Moritz Homann Moritz Homann

    In internen Weisungen definieren Unternehmen, wie sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz verhalten sollten. Gleichzeitig wird darin aber auch festgelegt, was Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber erwarten dürfen. Welche Weisungen für ein Unternehmen notwendig sind, ist stark von der Unternehmenskultur, von der Gesetzeslage aber auch von der Branche abhängig. Nichtsdestotrotz gibt es Weisungen, die für fast jedes Unternehmen relevant sind.

    1) Verhaltenskodex (Code of Conduct)

    Ein Verhaltenskodex ist die Basis für viele Weisungen, weil darin die grundlegenden Verhaltensstandards im Unternehmen definiert werden. Wichtige Bestandteile sind zum Beispiel die Unternehmenswerte, der Schutz von Unternehmenseigentum, der Umgang mit Korruption und Interessenskonflikten, aber auch eigenverantwortliches Handeln. Des Weiteren ist in einem Verhaltenskodex explizit zu regeln, wie sich Mitarbeiter verhalten sollen, wenn sie einen Verstoss gegen anwendbare Vorschriften beobachten und was die Konsequenzen von Fehlverhalten sind.

    2) Weisung zur Gleichberechtigung

    Eine Weisung zur Gleichberechtigung bildet die Grundlage für Guidelines gegen Diskriminierung oder Belästigung am Arbeitsplatz und hilft bei der Förderung von Diversität. Oberstes Ziel muss es sein, dass der Arbeitgeber keine Entscheidungen trifft, die Mitarbeiter oder Bewerber aufgrund ihrer Ethnie, Herkunft, ihres Geschlechts, ihrer Religion, ihres Alters, einer Behinderung oder ihrer sexuellen Orientierung benachteiligen. Die Einführung einer entsprechenden Weisung ist ein eindeutiges Bekenntnis des Unternehmens und schärft das Bewusstsein der gesamten Belegschaft.

    3) Weisung zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

    Unfälle am Arbeitsplatz zu verhindern und die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern, ist im Interesse jedes Unternehmens. Insbesondere die Verantwortlichkeiten und Pflichten zur Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz sollten dokumentiert werden. Auch Arbeitsanweisungen für besonders riskante Arbeitsschritte sowie zum Verhalten in Notsituationen gehören in eine Weisung zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

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    4) Weisung zur Nutzung von Social Media und Internet

    In Zeiten, in denen eine Trennung von dienstlicher und privater Nutzung des Internets und Social Media kaum mehr möglich ist, sollte jedes Unternehmen eine entsprechende Weisung einführen. Zu regeln ist insbesondere, was Mitarbeiter online teilen bzw. nicht teilen sollen und welche Vorschriften für die Benutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur gelten. Ziel der Weisung sollte es sein, einen verhältnismäßigen Ausgleich zwischen den Persönlichkeitsrechten des Arbeitnehmers und den Interessen des Arbeitgebers zu finden.

    5) Datenschutzrichtlinie

    Spätestens seit Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist Datenschutz in jedem Unternehmen ein heißes Thema. Die rechtlichen Anforderungen betreffen sowohl personenbezogene Daten der Mitarbeiter als auch Kundendaten. Um das Risiko einer Datenschutzverletzung zu mindern, sollte jedes Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie einführen. Darin ist insbesondere zu regeln, auf welche Weise das Unternehmen personenbezogene Daten nutzt und welche Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen werden.

    6) Weisung zur Regelung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaub

    Es ist empfehlenswert, mögliche Unklarheiten rund um die Themen Arbeitszeit, Absenzen sowie Urlaub zu klären und dadurch Streitigkeiten vorzubeugen. So sollte beispielsweise festgelegt werden, was die wöchentliche Mindest- und Höchstarbeitszeit ist, welche Pausenregelungen gelten, wie die Arbeitszeit eingeteilt werden kann und was erfasst werden soll. Auch Überstunden sowie Urlaubsansprüche sollten auf Grundlage des geltenden Arbeitsgesetzes geregelt werden.

    Fazit

    Weisungen sollten immer auf Grundlage eines unternehmensspezifischen Risiko-Assessments eingeführt werden. Außerdem ist regelmäßig zu überprüfen, ob aufgrund von Veränderungen im Unternehmen oder der Gesetzeslage eine neue Weisung verfasst werden sollte. Eine sorgfältige Einführung und Kommunikation der Weisungen im Unternehmen ist dabei unabdingbar.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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