Zurück zur Übersicht

So schreiben Sie Compliance-Weisungen, die Ihre Mitarbeiter überzeugen

6 Tipps für die Erstellung verständlicher und überzeugender Compliance-Weisungen

Moritz Homann Moritz Homann

    Weisungen werden von Unternehmen gerne eingesetzt, um Risiken zu minimieren. Doch viel zu oft sind Weisungen am Arbeitsplatz übersät mit juristischen Fachbegriffen, Regulierungen und Verboten. Mit solchen Weisungen überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter nicht und verfehlen so den Zweck.

    In unseren nachfolgenden Tipps erfahren Sie, wie Sie verständliche Weisungen erstellen, die alle Mitarbeiter im Unternehmen ansprechen und dadurch deren Verhalten positiv beeinflussen.

    1. Zweck erläutern

    Sie überzeugen keinen einzigen Mitarbeiter, wenn Sie eine Weisung verfassen, deren Zweck niemand versteht. Achten Sie deshalb darauf, klar aufzuzeigen, wieso die Weisung überhaupt erstellt wird. Erwähnen Sie beispielsweise unmissverständlich, welcher Unternehmenswert damit gewahrt wird.

    2. Fachjargon vermeiden

    Achten Sie beim Schreiben von Weisungen darauf, dass Sie präzise Formulierungen wählen, die für jeden Mitarbeiter verständlich sind. Vermeiden Sie juristischen oder technischen Fachjargon. Verfassen Sie stattdessen kurze, einfach formulierte Sätze.

    3. Praxisnahe Beispiele machen

    Erläutern Sie anhand von praxisnahen Beispielen, was akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz ist. Diese Beispiele sollten nicht allgemeingültig, sondern auf den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sein und reelle Risiken ansprechen.

    Leitfaden für ein effektives Richtlinienmanagement

    Erfahren Sie, wie Sie Richtlinien im Unternehmen über den gesamten Lebenszyklus effizient managen.

    Kostenfrei herunterladen

    4. Anwendungsgebiet genau definieren

    Zeigen Sie auf, welche Mitarbeiter die Weisung beachten müssen bzw. welche davon ausgenommen sind. Wenn es Ausnahmefälle gibt, in welchen eine Weisung nicht angewendet wird, sollten diese genau definiert werden, um Missverständnisse zu verhindern.

    5. Konsequenzen von Verstössen aufzeigen

    Eine Weisung ist nur dann effizient, wenn klar definiert wird, was die Konsequenzen der Nichteinhaltung einzelner Bestimmungen sind. Verdeutlichen Sie ausserdem, wie Mitarbeiter handeln sollten, wenn Sie einen Verstoss gegen eine interne Weisung beobachten.

    6. Verbote vermeiden

    Auch wenn Sie durch Weisungen das Verhalten von Mitarbeitern beeinflussen möchten, sollten negative Formulierungen bzw. strikte Verbote, vermieden werden. Formulieren Sie die Weisungen besser als positive Erwartungen und zeigen Sie den Mitarbeitern damit, dass man Vertrauen in Sie hat.

    Fazit

    Versuchen Sie diese sechs Tipps beim Schreiben Ihrer Weisung zu beachten und überzeugen Sie dadurch Mitarbeiter von deren Inhalt. Achten Sie ausserdem darauf, dass Sie einen gut-strukturierten Policy-Life-Cycle einführen. Denn auch die besten Weisungen sind nur dann wirksam, wenn sie regelmässig aktualisiert und von allen Mitarbeitern gelesen werden. Am einfachsten funktioniert dies durch den Einsatz eines digitalen Weisungsmanagement-Systems.

    Schluss mit dem Weisungschaos! Mit dem EQS Policy Manager vereinfachen Sie Ihr Weisungsmanagement.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

    Kontakt