Schritt 1: Filtern Sie relevante Fälle
Bewerten Sie zunächst die Relevanz der eingegangenen Meldung. Nur wenn ein tatsächlicher Compliance-Verstoß vorliegt, ist es notwendig, interne Untersuchungen einzuleiten. Geben Sie dennoch jedem Hinweisgeber Feedback zu seiner Meldung. Ergreifen Sie Maßnahmen, falls ein Bericht gegen interne Richtlinien verstößt, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter zu Unrecht beschuldigt wurde.
Schritt 2: Kontaktieren Sie den Hinweisgeber
Um das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in das Hinweisgebersystem zu stärken, ist es wichtig, dass Sie möglichst schnell auf Meldungen reagieren. Bereiten Sie deshalb passende Standard-Antworten vor. Bitten Sie den Hinweisgeber um weitere Informationen zu dem Vorfall, wenn anhand der ersten Meldung nicht festgestellt werden kann, ob ein Fehlverhalten vorliegt oder nicht. Digitale Hinweisgebersysteme erleichtern Ihnen hierbei die Kontaktaufnahme mit Whistleblowern, da sie über eine integrierte (und vertrauliche) Nachrichtenfunktion verfügen.
Schritt 3: Gehen Sie den Dingen auf den Grund
Liegen Ihnen ausreichende Beweise für einen Compliance-Verstoß vor, sollten Sie unverzüglich interne Untersuchungen einleiten. Werten Sie die vorliegenden Dokumente und Beweise aus, befragen Sie Ihre Mitarbeiter und treten Sie gegebenenfalls erneut mit dem Hinweisgeber in Kontakt. Achten Sie darauf, dass Sie die arbeits- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten und vertraulich mit dem Fall umgehen. Idealerweise verwalten Sie alle Dokumente und Untersuchungsergebnisse im abgesicherten Case-Management-System Ihrer Hinweisgebersoftware.
Schritt 4: Ergreifen Sie Maßnahmen
Nach dem Ende der Untersuchungen fassen Sie die Ergebnisse für Ihr Management zusammen. Halten Sie in Ihrem Abschlussbericht auch fest, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden oder noch in Planung sind. Stellen Sie sicher, dass Sanktionen und andere Maßnahmen transparent im Unternehmen kommuniziert werden. Schließen Sie den Fall nach Abschluss der Untersuchungen in Ihrem Case-Management-System und anonymisieren Sie alle persönlichen Daten. Archivieren Sie alle Fälle für die Statistik im Hinweisgebersystem.
Fazit:
- Legen Sie eine Strategie fest, wie Sie auf Hinweisgebermeldungen reagieren, die eingehen, solange die Einrichtung Ihres Hinweisgebersystems noch nicht abgeschlossen ist.
- Entscheiden Sie sich für ein Hinweisgebersystem, mit dem Sie Fälle strukturiert bearbeiten und sicher mit dem Whistleblower kommunizieren können.
- Sobald sich ein Hinweisgeber bei Ihnen meldet, reagieren Sie schnell und folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.
Leitfaden zur Einführung von Hinweisgebersystemen
Wie Sie erfolgreich ein Hinweisgebersystem in Ihrer Organisation einführen.
