Richtlinienmanagement: Weisungen & interne Policies stressfrei verwalten

Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen Risiken zu minimieren, um ihren Ruf zu wahren und sich vor finanziellen Einbussen zu schützen. Zusätzlich steigt die Zahl gesetzlicher Regulierungen, die Unternehmen verpflichtend umsetzen müssen. Um die unternehmensinternen und gesetzlichen Vorgaben auch an die Mitarbeiter weiterzugeben und so das Risiko für Verstösse gegen Regulierungen einzudämmen, setzen viele Unternehmen auf Compliance-Massnahmen, wie Weisungen, in welchen akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz klar definiert wird. Kann ein Unternehmen nachweisen, dass die Mitarbeiter Kenntnis von diesen Weisungen haben und den Inhalt verstehen, können Haftungsrisiken reduziert werden.

Was auf den ersten Blick einfach scheint, entwickelt sich mit der Zeit in vielen Unternehmen zum Problem: Mit steigender Anzahl an Regulierungen wächst auch die Anzahl der Weisungen im Unternehmen und es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Gibt es kein zentrales System für die Verwaltung dieser Weisungen und der zugehörigen Arbeitsprozesse (wie zum Beispiel Genehmigung, Aktualisierung, Versionierung, etc.), sind oft veraltete, uneinheitliche oder nicht-autorisierte Weisungen im Umlauf. Oft führt auch eine mangelhafte Kommunikation der Weisungen dazu, dass kaum ein Mitarbeiter die Weisungen tatsächlich liest bzw. versteht.

Erarbeiten Sie zunächst einheitliche Vorlagen für Ihre Weisungen und legen Sie den Schreibstil, das Layout und den Aufbau aller zukünftigen Weisungen fest. Es ist ratsam, auch alle bisherigen Weisungen anhand der neuen Vorlagen zu überarbeiten. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick darüber, welche Compliance-Weisungen bereits im Unternehmen kursieren und bewerten Sie diese nach Relevanz und Aktualität.

Versuchen Sie beim Verfassen neuer Weisungen sowohl organisationsinterne als auch -externe Informationsquellen miteinzubeziehen. So sollten Sie unter anderem darauf achten, in der Weisung Normen und Industriestandards ordnungsgemäss umzusetzen. Auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter sollten Sie aufnehmen.

Stellen Sie sicher, dass jede Weisung vor der Veröffentlichung im Unternehmen sorgfältig überprüft wird: Formulierungen sollten präzise und gleichzeitig für jeden Mitarbeiter einfach verständlich sein. Die Kommentare oder Änderungen aller am Erstellungsprozess beteiligten Personen sollten detailliert dokumentiert werden. Sobald die finale Weisung steht, muss diese von der Unternehmensführung genehmigt werden.

Senden Sie die Weisung an die betroffenen Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass auch alle neuen Mitarbeiter die Weisung bei Arbeitsantritt erhalten. Verpflichten Sie im nächsten Schritt jeden Mitarbeiter dazu, die Weisung zu lesen und schriftlich zu bestätigen, dass dieser den Inhalt gelesen und vor allem auch verstanden hat. Erfolgt keine Bestätigung durch den Mitarbeiter, sollten Sie Erinnerungen versenden oder gegebenenfalls zusätzliches Schulungsmaterial zur Verfügung stellen.

Richtlinien-Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Entsprechend ist es empfehlenswert, jede Richtlinie regelmäßig hinsichtlich Ihrer Aktualität und Wirksamkeit zu überprüfen. Kommt man zum Schluss, dass eine Überarbeitung notwendig ist, sollte die Richtlinie erneut alle Schritte des „Policy-Life-Cycles“ durchlaufen.

Ein erster Schritt um Weisungen zentral zu verwalten, ist also die Einführung eines sogenannten Policy-Life-Cycles, der dabei hilft, eine Struktur für den Umgang mit Weisungen aufzubauen. Um die Policies anschliessend aber auch effizient zu verarbeiten, ist ein digitales Weisungsmanagement-System unabdingbar. Solch ein System hilft, den Überblick zu wahren und Zeit zu sparen. Wir zeigen Ihnen wie.