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Weisungsmanagement-System: Bye bye Weisungschaos dank digitaler Lösung

Wie ein digitales Weisungsmanagement-System bei der Verwaltung und Kommunikation von Unternehmensweisungen hilft.

Moritz Homann Moritz Homann

    Wer im Unternehmen für das Erstellen, Aktualisieren und Versenden von Weisungen zuständig ist, weiss wie schwer es ist, bei der Fülle an Aufgaben und Änderungen den Überblick zu behalten. Hinzu kommt, dass für Weisungsverantwortliche oft nur mit viel Aufwand messbar ist, ob die Weisungen von den Mitarbeitern gelesen, verstanden und bestätigt wurden.

    Dabei liesse sich das Weisungschaos ganz einfach vermeiden. Ein erster Schritt um Weisungen zentral zu verwalten, ist die Einführung eines sogenannten Policy-Life-Cycles, der dabei hilft, eine Struktur für den Umgang mit Weisungen aufzubauen. Um die Policies anschliessend aber auch effizient zu verarbeiten, ist ein digitales Weisungsmanagement-System unabdingbar. Solch ein System hilft, den Überblick zu wahren und Zeit zu sparen. Wir zeigen Ihnen wie.

    1. Alle Weisungen sind zentral gespeichert

    Alle für Ihre Mitarbeiter relevanten Weisungen, aber auch Standards und Prozessdokumentationen können durch den Einsatz eines digitalen Weisungsmanagement-Tools zentral verwaltet werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle vorhandenen Dokumente. Zudem können Sie Weisungen untereinander verlinken oder Kategorisierungen einfügen. Nicht nur für Weisungsverantwortliche bringt eine zentralisierte Verwaltung Vorteile. Auch Mitarbeitern wird dadurch die Suche nach relevanten Weisungen erleichtert.

    2. Ihre Prozesse zur Erstellung von Weisungen werden standardisiert

    Ein Weisungsmanagement-System standardisiert den Erstellungsprozess von Weisungen. Indem Sie Vorlagen im System hinterlegen, vereinheitlichen Sie die Struktur und das Layout aller Weisungen. Ein Rollen- und Berechtigungsmanagement vereinfacht zudem die Kollaboration aller bei der Erstellung von Weisungen beteiligten Personen (z. B. Owner, Autoren und Approver).

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    3. Das Versenden von Weisungen wird zum Kinderspiel

    Ein digitales Policy-Management-Tool vereinfacht insbesondere das Versenden von Weisungen an neue oder bestehende Mitarbeiter. Hat ein Mitarbeiter die Weisung gelesen und verstanden, kann er dies ganz einfach per Mausklick bestätigen. Durch eine Anbindung an Ihr HR-System stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter stets aktuell sind.

    4. Sie sparen Zeit durch Automatisierung

    Weisungen manuell zu verwalten, ist zwar möglich, aber sehr zeitintensiv. Mithilfe eines Weisungsmanagement-Systems automatisieren Sie die Versionierung sowie die Archivierung von Weisungen. Ebenso können automatische Erinnerungen im System hinterlegt werden. Diese können beispielsweise an Mitarbeiter gesendet werden, die eine Weisung noch nicht gelesen und bestätigt haben. Ausserdem ist es möglich, die Verantwortlichen in regelmässigen Abständen zur Aktualisierung von Weisungen aufzufordern.

    5. Durch ein Weisungsmanagement-System wird die Effektivität von Weisungen messbar

    Mit einer Weisungsmanagement-Software können Sie per Knopfdruck vollständige und revisionssichere Berichte über die Bestätigungsrate von Weisungen erstellen. Erhöhen Sie das Verständnis Ihrer Mitarbeiter für die Weisung (und folglich die Bestätigungsrate), indem Sie zusätzliches Schulungsmaterial, wie z. B. Tutorials oder Videos im Weisungsverwaltungssystem hinterlegen.

    Ein digitales Weisungsmanagement-System unterstützt Weisungsverantwortliche bei jedem Schritt des „Policy-Life-Cycle“. Dadurch sparen Sie Zeit und verbessern die Qualität Ihres Weisungsmanagements.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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