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So schreiben Sie Compliance-Richtlinien, die Ihre Mitarbeiter überzeugen

6 Tipps für die Erstellung verständlicher und überzeugender Richtlinien

Moritz Homann Moritz Homann

    Richtlinien werden von Unternehmen gerne eingesetzt, um Risiken zu minimieren. Doch viel zu oft sind Richtlinien am Arbeitsplatz übersät mit juristischen Fachbegriffen, Regulierungen und Verboten. Mit solchen Richtlinien überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter nicht und verfehlen so den Zweck.

    In unseren nachfolgenden Tipps erfahren Sie, wie Sie verständliche Richtlinien erstellen, die alle Mitarbeiter im Unternehmen ansprechen und dadurch deren Verhalten positiv beeinflussen.

    1. Zweck erläutern

    Sie überzeugen keinen einzigen Mitarbeiter, wenn Sie eine Richtlinie verfassen, deren Zweck niemand versteht. Achten Sie deshalb darauf, klar aufzuzeigen, wieso die Richtlinie überhaupt erstellt wird. Erwähnen Sie beispielsweise unmissverständlich, welcher Unternehmenswert damit gewahrt wird.

    2. Fachjargon vermeiden

    Achten Sie beim Schreiben von Richtlinien darauf, dass Sie präzise Formulierungen wählen, die für jeden Mitarbeiter verständlich sind. Vermeiden Sie juristischen oder technischen Fachjargon. Verfassen Sie stattdessen kurze, einfach formulierte Sätze.

    3. Praxisnahe Beispiele machen

    Erläutern Sie anhand von praxisnahen Beispielen, was akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz ist. Diese Beispiele sollten nicht allgemeingültig, sondern auf den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sein und reelle Risiken ansprechen.

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    4. Anwendungsgebiet genau definieren

    Zeigen Sie auf, welche Mitarbeiter die Richtlinie beachten müssen bzw. welche davon ausgenommen sind. Wenn es Ausnahmefälle gibt, in welchen eine Richtlinie nicht angewendet wird, sollten diese genau definiert werden, um Missverständnisse zu verhindern.

    5. Konsequenzen von Verstößen aufzeigen

    Eine Richtlinie ist nur dann effizient, wenn klar definiert wird, was die Konsequenzen der Nichteinhaltung einzelner Bestimmungen sind. Verdeutlichen Sie außerdem, wie Mitarbeiter handeln sollten, wenn Sie einen Verstoß gegen eine interne Richtlinie beobachten.

    6. Verbote vermeiden

    Auch wenn Sie durch Richtlinien das Verhalten von Mitarbeitern beeinflussen möchten, sollten negative Formulierungen bzw. strikte Verbote, vermieden werden. Formulieren Sie die Richtlinien besser als positive Erwartungen und zeigen Sie den Mitarbeitern damit, dass man Vertrauen in sie hat.

    Fazit

    Versuchen Sie diese sechs Tipps beim Schreiben Ihrer Richtlinie zu beachten und überzeugen Sie dadurch Mitarbeiter von deren Inhalt. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie einen gut-strukturierten Policy-Life-Cycle einführen. Denn auch die besten Richtlinien sind nur dann wirksam, wenn sie regelmäßig aktualisiert und von allen Mitarbeitern gelesen werden. Am einfachsten funktioniert dies durch den Einsatz eines digitalen Richtlinien-Management-Systems.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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