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Was das Coronavirus für die Arbeit von Compliance-Managern bedeutet

Corona verändert den Arbeitsalltag massiv. Was bedeuten diese Entwicklungen für die Compliance-Bemühungen in Unternehmen?

Moritz Homann Moritz Homann

    Wer hätte das erwartet: Ein neuartiges Virus, das sich innerhalb weniger Wochen zur Pandemie entwickelt und zu erheblichen Einschränkungen im öffentlichen Leben führt? Für viele hat sich seit dem Ausbruch des Coronavirus der Arbeitsalltag stark verändert und Millionen Arbeitnehmer müssen mittlerweile von zuhause arbeiten. Diese Entwicklung stellt auch Compliance-Teams zunehmend vor Herausforderungen.

    COVID-19: Rechtliche Fragen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

    Um das Coronavirus herum spannen sich zahlreiche rechtliche Fragen auf:

    • Darf ich als Arbeitgeber für alle Angestellten Home-Office anordnen?
    • Wer muss wen wann informieren, wenn eine Infektion vorliegt?
    • Dürfen Arbeitnehmer der Arbeit fernbleiben, wenn sie wegen der Schließung von Einrichtungen eine Kinderbetreuung organisieren müssen?
    • Diese und mehr Fragen beantworten unsere Partner von KPMG Law stets aktuell auf einer eigens eingerichteten Q&A-Seite zum Coronavirus.

    Doch damit nicht genug: SARS-CoV-2 hat vorübergehend auch eine neue Art des Arbeitens eingeläutet. Arbeitnehmer kommen nicht mehr ins Büro und Präsenzveranstaltungen sind nicht mehr zulässig. Was bedeutet das für die Arbeit von Compliance-Verantwortlichen? Schließlich sollten Compliance Abteilungen gerade in Zeiten, in denen sich täglich die Regeln ändern, ganz nah mit den Mitarbeitern im Austausch sein, um diese mit allen wichtigen Updates zu versorgen.

    Compliance-Kommunikation und Schulungen

    Falls noch nicht geschehen, ist spätestens jetzt die Zeit, sich als Compliance-Verantwortlicher mit den vorhandenen Möglichkeiten der digitalen internen Kommunikation zu befassen. Die alltägliche Kommunikation kann bilateral nach wie vor per Telefon, mit mehr Parteien über Tools wie Microsoft Teams, Skype, Slack oder ähnliche Werkzeuge aufrecht erhalten werden.

    Diese Tools bieten auch die Möglichkeit der Video-Kommunikation – in Zeiten ohne „echten“ persönlichen Kontakt ein wichtiges zwischenmenschliches Instrument. Gerade bei möglicherweise heiklen ethischen Fragen, die Mitarbeiter direkt mit Compliance-Verantwortlichen diskutieren möchten. Mit diesen und ähnlichen Werkzeugen lassen sich auch in Zeiten von Home-Office Meetings organisieren, Team-Besprechungen abhalten, individuelle Compliance-Fragen von Mitarbeitern beantworten und Statusberichte an den Vorstand abliefern.

    Sobald an sehr viele Mitarbeiter kommuniziert werden soll, stoßen diese Tools jedoch an ihre Grenzen. Gerade in unsicheren Zeiten wie der Corona-Krise kann es aber sinnvoll sein, Gesprächsrunden mit allen Mitarbeitern eines Standorts oder gar des Konzerns zu organisieren, bei denen die Mitarbeiter Rückfragen stellen können. Diese Möglichkeiten bieten beispielsweise Webcasts (z.B. als Massen-Telefonkonferenzen mit Präsentation oder mit Live-Videostreaming). Ursprünglich für die Investorenkommunikation ausgelegt, sind sie in diesen Zeiten auch für Compliance-Verantwortliche ein mächtiges Werkzeug.

    Falls es „nur“ um einseitige Kommunikation geht – sprich Updates von Compliance-Seite zu aktualisierten Regeln, neuen Prozessen oder Ähnlichem – bieten sich nach wie vor das Intranet oder – zur Not – E-Mail-Verteiler an. Wichtig ist nur: Halten Sie die Kommunikationskanäle offen, kommunizieren Sie proaktiv und immer mit der Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

    Ein weiterer Effekt des Coronavirus: Präsenzschulungen zu Compliance-Themen, sonst eine gerne genutzte Maßnahme, müssen erstmal abgesagt werden. Prüfen Sie die Möglichkeit, solche Schulungen stattdessen mit den zuvor genannten Tools umzusetzen. Über einige dieser Tools können sogar digitale Whiteboards oder Mindmaps abgebildet werden, sodass die Interaktion zwischen dem Vortragenden und den Teilnehmern nicht zu kurz kommen muss. Ein E-Learning-System, das idealerweise schon im Unternehmen vorhanden ist, ist eine gute Ergänzung.

    Vertrauliche Kommunikation beim Melden von Missständen sicherstellen

    Compliance-Verstöße werden mit der verstärkten Nutzung von Home-Office nicht abnehmen – möglicherweise ist sogar das Gegenteil der Fall: Wenn die wahrgenommene Kontrolle durch physisch anwesende Kollegen, Vorgesetzte und Prüfer wegfällt, könnte das sogar dazu führen, dass die Hemmschwelle für Verstöße sinkt.

    Gleichzeitig ist es in nächster Zeit nicht möglich, sich persönlich und in vertrauensvoller Umgebung an einen Compliance-Ansprechpartner zu wenden, um einen beobachteten Missstand zu melden. Hinzu kommt, dass viele Hinweisgeber lieber anonym bleiben möchten, weil sie negative Konsequenzen fürchten. Unsere mit der HTW Chur durchgeführte Studie zu Hinweisgebersystemen in Unternehmen hat gezeigt, dass 60% der Hinweisgeber anonym melden, wenn diese Möglichkeit besteht.

    Vollständig anonyme Meldungen sind nur über ein digitales Hinweisgebersystem möglich. Diese Systeme sind auch der ideale Kanal für die „neue“ Arbeitswelt: Von überall aus nutzbar, rund um die Uhr verfügbar, ohne Abhängigkeit von Callcentern oder internen Systemen. Weitere Vorteile digitaler Meldekanäle haben wir in einem separaten Artikel aufgeführt.

    Compliance-Prozesse überdenken: Richtlinien, Geschenke & Einladungen, Geschäftspartnerprüfung & mehr

    Noch immer gehen viele Unternehmen mit Richtlinien so um, dass sie neuen Mitarbeitern ausgedruckt ausgehändigt und dann unterschrieben zurückgegeben werden müssen. In Zeiten von Home-Office ist dieser Prozess schwer umsetzbar. Klar, man kann die Richtlinien auch per E-Mail versenden, aber wie viele Arbeitnehmer haben schon einen Drucker zuhause, geschweige denn einen Scanner?

    Viel einfacher ist da ein digitales Richtlinien-Management-System. Mit Tools, wie dem EQS Policy Manager, können Unternehmen ihre Richtlinien einfach digital erstellen und per Knopfdruck an alle Mitarbeiter versenden – sogar mit zielgenauer Verbreitung an bestimmte Standorte oder Abteilungen.

    Mitarbeiter bestätigen die Richtlinien per Klick, die Dokumentation erfolgt damit automatisch. Auch neue Mitarbeiter erhalten alle für sie relevanten Richtlinien digital. Das spart enorm Zeit, nicht nur in der Compliance-Abteilung, sondern auch für HR-Teams und jeden einzelnen Mitarbeiter.

    Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter können jederzeit und von überall aus auf für sie relevante Richtlinien zugreifen – und zwar auf die jeweils aktuelle Version. Gerade wenn sich, wie derzeit, Regeln rasant ändern und Richtlinien zu Arbeitssicherheit, Home-Office, Dienstreisen und mehr angepasst werden müssen, ist dies immens wichtig. Bei Updates bestehender Richtlinien werden alle relevanten Mitarbeiter über das System automatisch informiert.

    Darüber hinaus gibt die Corona-Krise Anlass, auch andere Compliance-Prozesse auf den Prüfstand zu stellen: Erfolgen das Prüfen und Freigeben von Geschenken und Einladungen bereits digital? Werden neue Geschäftspartner bereits digital und automatisiert geprüft? Falls nein, sollten Compliance-Verantwortliche die Gegebenheiten als Chance begreifen, ihr Compliance-Programm digitaler und unabhängig von starren Prozessen und Dokumenten aufzustellen.

    Die Krise als Chance begreifen

    Niemand konnte die rasante Verbreitung des neuartigen Coronavirus vorhersehen. Es bleibt zu hoffen, dass die ergriffenen Maßnahmen den Trend signifikant verlangsamen und so möglichste wenige Menschen zu Schaden kommen. Die gegenwärtige Krise bietet für Compliance-Verantwortliche jedoch auch die Chance, die Digitalisierung von Compliance-Programmen voranzutreiben. Das ermöglicht es nicht nur, in Krisenzeiten operationsfähig zu bleiben und Compliance-Risiken im Griff zu behalten, sondern auch das gesamte Unternehmen zukunftssicher zu machen.

    Alle Compliance-Lösungen an einem Ort

    Das EQS Compliance COCKPIT vereint die wichtigsten Compliance-Workflows in einer integrierten Plattform. 

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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