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Compliance bei La Poste: MyEtic-App & Ethik-Barometer

Der ECEC-Award 2020 ging an die französische La-Poste-Gruppe. Wir stellen die beiden Gewinner-Projekte vor.

EQS Editorial Team EQS Editorial Team

    Für ihr Engagement im Bereich Ethik und Compliance erhielt die französische La-Poste-Gruppe im Oktober 2020 den ECEC Award auf der European Compliance & Ethics Conference (ECEC). Ausgezeichnet wurden zwei Compliance-Projekte des Postunternehmens: Das Ethics Barometer und die MyEtic-App. Mit beiden Initiativen zeige die La-Poste-Gruppe großes Engagement, um jeden einzelnen Mitarbeiter – vom Postzusteller bis zur Führungskraft – für die ethischen Grundsätze und Werte des Unternehmens zu begeistern. So die Begründung der ECEC-Award-Jury. Die La-Poste-Gruppe will mit beiden Projekten dafür sorgen, dass die Akzeptanz für ethische Richtlinien zunimmt, alle Mitarbeiter für ethisches Themen sensibilisiert werden und sich das Bewusstsein für Hinweisgebersysteme positiv weiterentwickelt.

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    Ethics Barometer

    Seit 2013 führt die Abteilung für Ethik und Compliance der La Poste-Gruppe eine Studie durch, die das ethische Klima innerhalb französischer Unternehmen untersucht. Das sogenannte „Ethics Barometer“ besteht aus zwei Teilen, deren Fragen jedoch identisch sind: Der erste Teil bewertet das ethische Klima innerhalb der La Poste-Gruppe und der zweite Teil befragt die Mitarbeiter französischer Unternehmen (ab 500 Mitarbeitern). Ziel der Umfrage ist es, qualitative und quantitative Daten darüber zu erhalten, wie weit die Mitarbeiter über Compliance-Aktionen ihres Unternehmens informiert sind und ob sie daran beteiligt werden.

    Die Studie fragt nach Problemen, die das Unternehmen in Bezug auf Compliance und Ethik angehen sollte oder wie das Unternehmen bisher mit Compliance-Herausforderungen umgegangen ist. Außerdem will die Studie wissen, wie die Mitarbeiter die Compliance-Arbeit ihres Unternehmens bewerten und wie die Compliance-Struktur aufgebaut ist. In einem weiteren Punkt geht es darum, wie sehr die Mitarbeiter den Verantwortlichen und den entsprechenden Strukturen vertrauen.

    MyEtic App

    Mit der MyEtic App hat die La-Poste-Gruppe 2015 eine mobile Anwendung entwickelt, die sich an alle Mitarbeiter des Unternehmens richtet. Die Inhalte der App sollen das Compliance-Programm des Konzerns sichtbar machen, für die Themen Ethik und Compliance sensibilisieren und gleichzeitig gegen Korruption vorbeugen. Zu den Inhalten der App gehören:

    • Nachrichten aus den Bereichen Compliance und Ethik (intern und aus der Tagespresse)
    • Veranstaltungen mit der Möglichkeit zur Anmeldung
    • Tribüne (Mitteilungen des Ethikbeauftragten)
    • Informationen (Wichtige Dokumente der La-Poste-Gruppe, deren Filialen und Tochtergesellschaften)
    • Schulung (Mitarbeiter-Trainings zum Thema Ethik und Compliance)
    • Mobilisieren (Werbung für Ethik und Werte im Unternehmen)
    • Quiz (Fragen zu den Themen Geschenke und Einladungen, zum Berufsgeheimnis, zum fairen Wettbewerb, etc.)
    • Kontakt (direkte Kontaktmöglichkeit zu den Ansprechpartnern aus der Abteilung Ethik und Compliance)
    • Alert (eigenes Hinweisgebersystem der La-Poste-Gruppe)
    • Lexikon (Erklärungen zu den Begriffen rund um Ethik und Compliance)
    • AGBs

     

    Mit der mobilen Anwendung erfüllt die La-Poste-Gruppe nicht nur bestehendes Gesetz („Sapin II“), sondern liefert ihren Mitarbeitern ein umfassendes Informationsangebot zu den Themen Ethik und Compliance. Die Richtlinie „Sapin II“ verpflichtet Unternehmen in Frankreich seit Juni 2017 ab einer Größe von 500 Mitarbeitern und 100 Millionen Euro Umsatz zu einer Reihe von Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung. Darunter fällt auch ein Schulungsprogramm für Mitarbeiter, die den stärksten Korruptionsrisiken ausgesetzt sind und der Installation eines Verhaltenskodex für alle Mitarbeiter.

    Die MyEtics-App nutzen derzeit rund 17.000 Mitarbeiter der La-Poste-Gruppe. Ziel ist es, die Nutzerzahl mit den kommenden Versionen und Verbesserungen stetig zu erhöhen und die Inhalte noch attraktiver für alle Mitarbeiter zu machen.

    Screenshots aus der MyEtic-App

    Vier Fragen an Catherine Coppo, Ethik- und Compliance-Beauftragte bei der La-Poste-Gruppe

    1. Was ist das überraschendste Ergebnis der Umfrage (Ethik Barometer)?

    Catherine Coppo (CC):

    • 84 % der Befragten glauben, dass sich ihr Unternehmen bei seinen Aktivitäten ethisch verhält
    • 78 % fühlen sich von den durchgeführten Maßnahmen in Bezug auf Ethik und Compliance betroffen
    • 69 % wurden in den letzten 12 Monaten auf ethische Missstände oder compliance-relevante Probleme aufmerksam gemacht
    • 70 % sind sich der Existenz eines Hinweisgebersystems bewusst (, welches es ihnen ermöglicht, Ratschläge zu den Themen Ethik oder Compliance einzuholen oder einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex des Unternehmens zu melden)
    • 84 % wären bereit einen Hinweis abzugeben, wenn sie ein ethisches Problem erkennen

     

    2. Was sind die größten Herausforderungen für Compliance Officer in Frankreich/ innerhalb der La-Poste-Gruppe?

    CC: Die Wirtschaftskrise aufgrund der Covid-19-Pandemie wird die Stärke von Compliance-Programmen wahrscheinlich sehr stark auf den Prüfstand stellen, gemeinsam mit altbekannten Schlüsselrisiken: Betrug, Korruption, Nichteinhaltung von Embargos, Integritätsrisiko in Bezug auf Dritte, Zunahme von Cyberangriffen und vieles mehr.

    Angesichts des drastischen Rückgangs des Briefvolumens hat die La-Poste-Gruppe das Thema Compliance ganz oben auf ihre Sorgenliste gesetzt, um die Entwicklung unserer neuen Aktivitäten zu schützen, die auf dem Vertrauensverhältnis zu unseren Mitarbeitern, unseren externen Stakeholdern und insbesondere unseren Kunden basieren. Als Compliance-Beauftragte, die auch für die Umsetzung des Sapin-II-Gesetzes verantwortlich ist, gilt es, über die regulatorischen Verpflichtungen hinaus, die geschäftliche Integrität als Grundwert des Unternehmens zu verankern, um es vor unethischem Verhalten zu schützen. Unser Ansatz basiert auf Vertrauen. Wir vertrauen darauf, dass unsere Mitarbeiter sich äußern, zum Beispiel über unser Hinweisgebersystem.

    Die größte Herausforderung besteht darin, das Management, die Mitarbeiter und Führungskräfte zu überzeugen und deren Unterstützung zu erhalten. Jeder ist betroffen, jeder muss wachsam sein und wissen, wie man sich die richtigen Fragen stellt und die richtigen Maßstäbe im Kopf hat, um innerhalb eines ethischen und gesetzlichen Rahmens zu verwalten, zu entscheiden und zu handeln.

    3. Welche Unterstützung für die Compliance-Arbeit wünschen Sie sich?

    CC: Wir können natürlich immer nach mehr Ressourcen oder mehr Tools fragen, aber ich denke, dass die Rolle des Compliance Officers darin besteht, die Bedeutung des Prozesses zu vermitteln. Zu erklären, warum es zum Beispiel notwendig ist, unsere Lieferanten zu bewerten, um einen positiven Austausch mit unseren Stakeholdern zu fördern. Denn das fördert die Geschäftsentwicklung und stärkt unseren Einkauf. Wir legen viel Wert auf die Sensibilisierung und Schulung der am meisten gefährdeten Mitarbeiter. Dies erreichen wir durch regelmäßige Kommunikation. Wir erklären viele Risiken anhand praktischer Beispiele und liefern Antworten auf mögliche Fragen.

    Je ethischer wir uns verhalten, desto mehr steigt das Vertrauen – die treibende Kraft hinter unseren Kundenbeziehungen. Was die Vorschriften (die regulatorische Seite) betrifft, denke ich, dass das Sapin-II-Gesetz und seine Verpflichtung, einen Korruptionspräventionsplan zu implementieren, die Veränderungen beschleunigt hat. Sie zwangen uns dazu, unsere Verfahren zu vereinheitlichen. Einen ähnlichen Effekt hatten in der Vergangenheit bereits die Qualitäts- oder CSR-Anforderung.

    4. Was werden die wichtigsten Compliance-Trends 2021 sein?

    CC: Es geht darum, eine Kultur der Compliance und Integrität zu entwickeln, Ethik als wichtigen immateriellen Wert im Unternehmen zu verankern, sie zu messen und zu kommunizieren. Es ist die Pflicht eines Unternehmens, sich vor unethischem Verhalten zu schützen. Außerdem muss die Integrität in den Mittelpunkt der Beziehungen mit externen Stakeholdern rücken. Für einen Konzern wie La Poste geht es außerdem darum, die Integration neuer Technologien mit vertrauenswürdigen Tools voranzutreiben.

    Ansprechpartner für das Projekt

    Catherine Coppo | Ethik- und Anti-Korruptions-Compliance-Beauftragte La Poste

    Laurence Thierry | Assistentin der Ethik- und Anti-Korruptions-Compliance-Beauftragten La Poste

    Über die La-Poste-Gruppe

    Die La Poste-Gruppe entstand 1477 aus den von Ludwig XI. geschaffenen Postrelais zur Beförderung königlicher Nachrichten. 1576 kamen die königlichen Botenbüros hinzu, die zur Beförderung privater Post berechtigt waren.

    Seit mehr als 250 Jahren legt jeder Mitarbeiter bei la Poste einen Eid ab, mit dem er sich täglich zur Integrität verpflichtet: „Unabhängig von meiner Aufgabe und Tätigkeit bei La Poste schwöre ich, dass ich die mir anvertrauten Aufgaben mit Gewissenhaftigkeit, Ehrlichkeit und Redlichkeit erfüllen werde.“

    Mittlerweile ist La Poste der führende europäische Postzusteller. Die La-Poste-Gruppe betreibt auch das führende lokale Handelsnetz in Frankreich und empfängt täglich 1,3 Millionen Kunden in seinen 17.000 Postfilialen.

    ECEC Award

    Die EQS Group veranstaltet jährlich die „European Compliance & Ethics Conference“ (ECEC) mit spannenden Keynotes von führenden Experten aus den Bereichen Ethik und Compliance. Im Jahr 2020 begeisterten unter anderem Dan McCrum, Prof. Christian Strenger und Dr. Klaus Moosmayer das Publikum.

    Höhepunkt der Konferenz bildet die Verleihung des ECEC Awards – dabei zeichnet eine unabhängige Experten-Jury die herausragende Compliance-Arbeit eines Unternehmens oder das Engagement einer Person im Bereich Ethik und Compliance aus. Mit dem Preis will die EQS Group die Sichtbarkeit herausragender und innovativer Compliance-Projekte erhöhen. Denn: „Den Compliance-Abteilungen geht es ein bisschen so wie den Schiedsrichtern beim Fußball. Es wird in der Regel nur über sie gesprochen, wenn ihnen Fehler unterlaufen oder Dinge sich in die falsche Richtung entwickeln. Hier gehen wir einen anderen Weg und heben mit unserer Auszeichnung sehr gute und inspirierende Leistungen hervor“, so Marcus Sultzer, Mitglied des Vorstands der EQS Group AG.

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