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Richtlinienmanagement-System: Bye bye Richtlinien-Chaos dank digitaler Lösung

Wie ein digitales Richtlinien-Management-System bei der Verwaltung und Kommunikation von Unternehmensrichtlinien hilft.

Moritz Homann Moritz Homann

    Wer im Unternehmen für das Erstellen, Aktualisieren und Versenden von Richtlinien zuständig ist, weiß wie schwer es ist, bei der Fülle an Aufgaben und Änderungen den Überblick zu behalten. Hinzu kommt, dass für Richtlinien-Verantwortliche oft nur mit viel Aufwand messbar ist, ob die Richtlinien von den Mitarbeitern gelesen, verstanden und bestätigt wurden.

    Dabei ließe sich das Richtlinien-Chaos ganz einfach vermeiden. Ein erster Schritt um Richtlinien zentral zu verwalten, ist die Einführung eines sogenannten Policy-Life-Cycles, der dabei hilft, eine Struktur für den Umgang mit Richtlinien aufzubauen. Um die Policies anschließend aber auch effizient zu verarbeiten, ist ein digitales Richtlinien-Management-System unabdingbar. Solch ein System hilft, den Überblick zu wahren und Zeit zu sparen. Wir zeigen Ihnen wie.

    1. Alle Richtlinien sind zentral gespeichert

    Alle für Ihre Mitarbeiter relevanten Richtlinien, aber auch Standards und Prozessdokumentationen können durch den Einsatz eines digitalen Richtlinien-Management-Tools zentral verwaltet werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle vorhandenen Dokumente. Zudem können Sie Richtlinien untereinander verlinken oder Kategorisierungen einfügen. Nicht nur für Richtlinien-Verantwortliche bringt eine zentralisierte Verwaltung Vorteile. Auch Mitarbeitern wird dadurch die Suche nach relevanten Richtlinien erleichtert.

    2. Ihre Prozesse zur Erstellung von Richtlinien werden standardisiert

    Ein Richtlinien-Management-System standardisiert den Erstellungsprozess von Richtlinien. Indem Sie Vorlagen im System hinterlegen, vereinheitlichen Sie die Struktur und das Layout aller Richtlinien. Ein Rollen- und Berechtigungsmanagement vereinfacht zudem die Kollaboration aller bei der Erstellung von Richtlinien beteiligten Personen (z. B. Owner, Autoren und Approver).

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    3. Das Versenden von Richtlinien wird zum Kinderspiel

    Ein digitales Policy-Management-Tool vereinfacht insbesondere das Versenden von Richtlinien an neue oder bestehende Mitarbeiter. Hat ein Mitarbeiter die Richtlinie gelesen und verstanden, kann er dies ganz einfach per Mausklick bestätigen. Durch eine Anbindung an Ihr HR-System stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter stets aktuell sind.

    4. Sie sparen Zeit durch Automatisierung

    Richtlinien manuell zu verwalten, ist zwar möglich, aber sehr zeitintensiv. Mithilfe eines Richtlinien-Management-Systems automatisieren Sie die Versionierung sowie die Archivierung von Richtlinien. Ebenso können automatische Erinnerungen im System hinterlegt werden. Diese können beispielsweise an Mitarbeiter gesendet werden, die eine Richtlinie noch nicht gelesen und bestätigt haben. Außerdem ist es möglich, die Verantwortlichen in regelmäßigen Abständen zur Aktualisierung von Richtlinien aufzufordern.

    5. Durch ein Richtlinien-Management-System wird die Effektivität von Richtlinien messbar

    Mit einer Richtlinien-Management-Software können Sie per Knopfdruck vollständige und revisionssichere Berichte über die Bestätigungsrate von Richtlinien erstellen. Erhöhen Sie das Verständnis Ihrer Mitarbeiter für die Richtlinie (und folglich die Bestätigungsrate), indem Sie zusätzliches Schulungsmaterial, wie z. B. Tutorials oder Videos im Richtlinienverwaltungssystem hinterlegen.

    Ein digitales Richtlinien-Management-System unterstützt Richtlinien-Verantwortliche bei jedem Schritt des „Policy-Life-Cycle“. Dadurch sparen Sie Zeit und verbessern die Qualität Ihres Richtlinien-Managements.

    Schluss mit dem Richtlinienchaos! Mit dem EQS Policy Manager vereinfachen Sie Ihr Richtlinien-Management.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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