Kender du disse problemer?

Intet overblik over firmagaver, invitationer og interessekonflikter

Manuelle, tidskrævende processer ved brug af Excel, PDF-filer og e-mails

Frustrerede forretningsinteressenter, fordi godkendelsesprocesser tager for lang tid

Men der findes en løsning: EQS Approval Manager.

Medarbejderne tjekker gaver og invitationer i forhold til dine retningslinjer på deres smartphone og angiver dem om nødvendigt

På grundlag af tilpassede regler gennemgår ledelsen eller compliance afdelingen gaven, invitationen eller interessekonflikten.

Medarbejderne får besked om afgørelsen og kan stille yderligere spørgsmål, hvis det er nødvendigt

EQS Approval Manager, detaljeret beskrivelse

Please accept marketing cookies to watch this video.

Fordele ved EQS Approval Manager

Angiv nemt gaver via smartphone, når du er på farten

Spar tid og ressourcer med smarte arbejdsgange for anmodninger og automatiske godkendelser

Opret brugerdefinerede spørgeskemaer og kategorier til angivelse af gaver

Definer beløbsgrænser og specifikke arbejdsgange afhængigt af anmodningen

Giv god service ved at besvare medarbejdernes spørgsmål direkte i systemet

Opbevar ét centralt revisionssikkert register over alle anmodninger og beslutninger

Modtag anmodninger i udenlandsk valuta omregnet til din forudindstillede valuta

Følg anmodninger globalt i realtid, og opret tilpassede rapporter med informativ indsigt

Intuitiv betjening for alle brugere

Vil du se nærmere på EQS Approval Manager?

Derfor er det vigtigt at overvåge gaver, invitationer og interessekonflikter

  • I forbindelse med FCPA, UK Bribery Act og Sapin II forventer tilsynsmyndighederne, at firmaerne implementerer processer til at reducere risikoen for korruption i forbindelse med gave-, underholdnings- og rejseudgifter.
  • Revisorer, advokatfirmaer og konsulenter anbefaler brug af registre til gaver, invitationer og interessekonflikter, hvilket allerede er etableret som bedste praksis i organisationer, der er underlagt compliance krav.
  • Medarbejderne har brug for klare regler og processer vedrørende beløbsgrænser og andre kritiske faktorer i forbindelse med gaver, invitationer og interessekonflikter for at kunne handle i firmaets bedste interesse.

Har du stadig spørgsmål?

Det er ligetil: I deres webbaserede tilpassede Integrity Portal kan medarbejderne angive en ny gave eller invitation ved hjælp af hurtige links på startsiden. De bliver guidet gennem et spørgeskema, som kan tilpasses efter dine retningslinjer og behov. Dine medarbejdere kan sende anmodningen direkte eller gemme den som et udkast til senere. I oversigten over anmodninger kan medarbejderne til enhver tid se, hvilke udkast der endnu ikke er udfyldt og sendt, hvilke anmodninger der stadig er under behandling, og hvilke der allerede er blevet accepteret eller afvist.

Det er endnu nemmere og mere bekvemt at indtaste en ny gave eller invitation med Integrity Portal-appen, som gør det muligt at sende anmodninger, mens du er på farten og offline. Ved hjælp af push-beskeder holdes medarbejderne opdateret om den aktuelle status for deres anmodninger.

Erfaringen viser, at medarbejderne er meget usikre på, hvilke gaver og invitationer der er forenelige med de interne retningslinjer, og hvilke der ikke er. Selv om firmaerne ofte definerer landespecifikke tærskler og forskellige kriterier for at hjælpe medarbejderne med at træffe beslutninger, er disse oplysninger ofte ikke tilgængelige på det afgørende tidspunkt.

Her kan vores “Quick Check” hjælpe dig. På baggrund af nogle afgørende parametre – f.eks. forretningspartnerens land, pengeværdi og eventuel involvering af regeringsrepræsentanter – modtager medarbejderne øjeblikkeligt oplysninger om, hvorvidt gaven kan gives direkte, eller om den kræver forudgående godkendelse fra en direkte overordnet eller compliance afdelingen. Disse parametre defineres individuelt af firmaet. Quick Check styrker dine medarbejderes beslutningsevne og fremmer overholdelsen af din gavepolitik.

Approval Manager kan gøres tilgængeligt for medarbejdere på et hvilket som helst sprog. Mht. lande er der ingen begrænsninger – du bestemmer selv, hvilke lande der skal aktiveres.

Approval Manager giver maksimal fleksibilitet – både med hensyn til anmodningskategorier (gaver, invitationer, interessekonflikter) og spørgeskemaer, samt arbejdsgange og godkendelseskoncepter. Approval Manager kan opsættes således, at dine eksisterende processer kan kortlægges optimalt, så du undgår dyre procesændringer. Vores erfarne projektledere kan hjælpe dig under denne proces.

Der kan defineres regler i henhold til kundens krav for at bestemme, hvilke arbejdsgange og godkendelsesprocesser der skal udløses, efter at en specifik anmodning er blevet indsendt. Reglerne kan defineres meget præcist baseret på anmodningerne, f.eks. medarbejderens land, pengeværdi eller deltagelse af regeringsrepræsentanter. Du kan også bruge disse regler til at kontrollere, om forskellige anmodninger skal godkendes eller afvises automatisk, eller om manuel godkendelse – på et eller flere niveauer – er påkrævet.

Anmodningerne, som medarbejderne kan indsende via deres Integrity Portal, kan indstilles fleksibelt efter individuelle behov. Typiske kategorier for anmodninger er gaver og invitationer. Men også interessekonflikter, sponsorater, donationer og meget andet falder ind under Approval Manager. Du bestemmer selv, hvilke kategorier du vil have, hvilke spørgeskemaer der skal vises inden for disse kategorier, og hvordan godkendelseskoncepterne og arbejdsgangene skal defineres.

Approval Manager følger et strengt “need to know”-princip: Kun brugere eller brugergrupper med de relevante tilladelser har adgang til anmodninger (gaver, invitationer, interessekonflikter) og kan godkende, afvise, videresende og administrere dem. Tilladelserne kan indstilles præcist. Denne præcision gør det muligt for Approval Manager at kortlægge dine interne arbejdsprocesser nøjagtigt. Her er et par eksempler:

  • Koncernens compliance ansvarlige kan se og administrere alle anmodninger.
  • Den lokale compliance ansvarlige i Tyskland kan se og administrere alle anmodninger fra tyske medarbejdere, men kan ikke slette eller eksportere dem.
  • Teamlederen kan se og administrere alle anmodninger fra sit team, men han kan ikke videresende, slette eller eksportere dem

Bekæmpelse af korruption står højt på dagsordenen hos de fleste regulerings- og tilsynsmyndigheder i hele verden. En hensigtsmæssig håndtering af gaver og invitationer er også fastsat i mange love og retningslinjer, hvoraf mange har ekstraterritorial virkning. Her er et par eksempler:

  • I USA indeholder Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) bestemmelser om forebyggende foranstaltninger til bekæmpelse af korruption. DoJ og SEC forventer bl.a., at firmaerne indfører compliance processer, der minimerer risikoen for, at gaver og invitationer gives på en korrupt måde. På grund af FCPA’s brede anvendelsesområde kan forretningsforbindelser med amerikanske firmaer, placeringer i USA eller blot transaktioner i amerikanske dollars allerede udløse en undersøgelse fra de amerikanske myndigheders side.
  • I UK kræver den britiske bestikkelseslov også en kritisk tilgang til gaver og underholdning. Selv om Serious Fraud Office (SFO) anerkender tegn på gæstfrihed, påpeger de også, at der kan forekomme forsøg på bestikkelse under en sådan hemmeligholdelse. Anvendelsesområdet for Bribery Act er lige så bredt som for FCPA, da tilbud, løfter og betalinger til enhver tredjepart med henblik på bestikkelse kan forfølges.
  • I Frankrig indeholder antikorruptionsloven Sapin II, som trådte i kraft i begyndelsen af 2018, en lang række foranstaltninger til bekæmpelse af korruption. I slutningen af 2019 offentliggjorde den franske antikorruptionsmyndighed AfA en vejledning, der skal hjælpe firmaer med at fastsætte regler og processer særligt med henblik på håndtering af gaver og invitationer. Myndigheden bruger også disse retningslinjer som benchmark, når den undersøger firmaer.

Kontakt vores team

Ulrik Tønnesen
Ulrik Tønnesen

Country Manager Nordics
+45 4073 4440

Hold dig ajour

Vores EQS Compliance Compass nyhedsbrev indeholder informative og spændende artikler om compliance området (blogs, white papers m.m.).

Tilmeld dig gratis nu!