Show locationsBRC Global Standard: Detect Food Scandals Before They Happen
Learn what’s behind the BRC v8 requirement to implement a reporting system.
What is the BRC Global Standard for Food Safety?
As consumer protection organization, the British Retail Consortium (BRC) provides the Global Standard for Food Safety to encourage food manufacturers and suppliers to develop a product safety culture. In February, the latest version (BRC v8), came into effect, facing manufacturers and suppliers globally with new requirements. New is a ‘tone from the top’ approach to food safety culture and ‘bottom up’ reporting system to allow employees to report food safety concerns. This call for reporting systems by the BRC follows new legislative requirements for reporting system across Europe and complements large supermarket retailer requirements for their suppliers to have reporting systems in place.
Auch im deutschsprachigen Raum spielt der BRC Global Standard eine wichtige Rolle, da Einzelhändler, Gastronomieunternehmen und Hersteller auf der ganzen Welt ihre Zulieferer anhand einer entsprechenden Zertifizierung bewerten. Wer Produkte im britischen Handel vertreiben möchte, ist sogar dazu verpflichtet, den Standard umzusetzen. Der BRC Global Standard for Food Safety hat im Februar 2019 seine Anforderungen an Lebensmittelhersteller und -lieferanten verschärft, um die Produktsicherheit weiter zu erhöhen. Dabei nimmt Version 8 des Standards die Führungsebene stärker in die Verantwortung („tone from the top“), fordert gleichzeitig aber auch Möglichkeiten für Mitarbeiter, Bedenken hinsichtlich der Lebensmittelsicherheit zu melden („bottom up“). Das British Retail Consortium folgt damit der EU, welche eine Direktive zur Einführung von Hinweisgebersystemen verabschiedet hat.
Vorgaben des BRC-Standards in Bezug auf Hinweisgebersysteme
Unternehmen, die in der Fertigung, Verarbeitung und Verpackung von Lebensmitteln tätig sind, sind nach Absatz 1.1.6 zu Folgendem verpflichtet:
“Das Unternehmen muss über ein vertrauliches Meldesystem verfügen, um es Mitarbeitern zu ermöglichen, Bedenken hinsichtlich Produktsicherheit, Integrität, Qualität und Rechtmäßigkeit zu melden.”
In der Praxis sind solche „vertraulichen Meldekanäle“ besser als Hinweisgebersysteme oder Whistleblowing-Systeme bekannt. Über solche Systeme können Mitarbeiter Missstände oder Bedenken an eine verantwortliche Stelle melden. Typischerweise werden E-Mail-Postfächer, Telefonhotlines oder digitale Systeme genutzt.
Companies must now provide a secure whistleblowing system for employees to report potential issues regarding food to senior management, either confidentially or anonymously.
So erfüllen Sie die Vorgaben der BRC v8 1.1.6:
1. Sprechen Sie mit den Stakeholdern im Unternehmen
Bevor Sie ein Meldesystem einführen, sollten Sie sich informieren, welche Richtlinien und Vereinbarungen bereits bestehen. Sprechen Sie dazu unbedingt frühzeitig mit der Personal-, Compliance- und Rechtsabteilung, um deren Bedürfnisse zu verstehen und bei der Entscheidung für einen Meldekanal miteinzubeziehen.
2. Definieren Sie Ihre Anforderungen
Stellen Sie sich folgende Fragen, um herauszufinden, welcher Anforderungen ein Meldekanal in Ihrem Unternehmen erfüllen muss:
- Wer wird das System nutzen? (Mitarbeiter, Lieferanten, sonstige Dritte)
- Welche Kanäle (E-Mail, Telefon, Web) eignen sich für ihre Zielgruppe am besten? Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Kanäle?
- Wie wird die Vertraulichkeit sichergestellt?
- Soll anonymes Melden möglich sein? (Dies kann zum Beispiel von Ihrem Auditor gefordert werden)
- Soll es eine Zwei-Wege-Kommunikation mit dem Hinweisgeber geben?
- In welchen Sprachen soll das System verfügbar sein?
- Wer erhält Zugang zu den eingegangenen Meldungen?
- Wie werden Bedenken geprüft und dokumentiert?
- Wie soll der Erfolg gemessen werden?
A dedicated internal email address or internal phone number may not be sufficient to comply with the requirements without demonstrating how confidentiality and/or anonymity is guaranteed.
3. Select a reporting system
Based on your requirements, you have to select a reporting system. The most important task is the decision which kind of reporting channels you want to provide. The most common reporting channels are email, phone and digital systems, that are web-based. Digital systems are often connected to case management systems to manage and document investigation into the concerns raised.
Whether opting for email, phone or digital system, ensure the solution is compliant, secure, accessible, scalable and adaptable:
- Compliant – Any reporting system must comply with data protection and employment laws in all jurisdictions.
Secure – If you choose to implement an externally hosted system, consider the IT security requirements internally and engage IT early in the design process to ensure they are happy with the system. - Accessible – Ensure you offer a mixture of reporting channels. Consider the work environment, culture and demographics of your employee base.
- Scalable – Ensure your arrangements are future-proof. Will your system be fit-for-purpose if the number of employees’ doubles? If you enter new markets/jurisdictions? If the regulatory landscape shifts?
- Adaptable – Post launch, you will inevitably receive feedback on the reporting system and identify areas of improvement. Is the system able to adapt and change as your whistleblowing processes mature?
4. Implement and communicate the reporting system
Implementation time for a reporting system can vary from a few hours to a few months based on the complexity of the project.
Communication of the new system is a key success factor of an effective reporting system. Ensure that senior leaders are involved in the communication. “Tone from the top” is essential to the success and use of the reporting channel. Employees need to understand how important raising food safety concerns is to the organisation, feel confident that their concern will be taken seriously and be assured there will not be retaliated against.
The new BRC standard also places an emphasis on this by requiring companies to evidence how the reporting system is communicated to all employees. Use inventive means of communication and communicate the system to employees frequently to get the best results.
BRC v8 sets a new standard for food safety. Reporting measures are an important step to this effect. With the right strategy, companies succeed in complying with requirements but also improving speak-up culture.
Key principles of establishing an effective ABC programme
