Legal design – progettare una compliance a misura di dipendente

I termini di servizio di Shrap utilizzano un linguaggio semplicissimo ed un approccio visuale per risultare coinvolgenti e chiari a pubblico quanto più ampio. Progetto: Passera Design.

Il legal design nasce da un contesto di ricerca multidisciplinare con il primario obiettivo di porre l’utente finale al centro del progetto, come dichiarato nel Legal Design Manifesto. I primi esperimenti in materia si sono concentrati soprattutto sul design dell’informazione, ad esempio:

• in ambito contrattuale, con l’obiettivo di migliorare la gestione del rischio contrattuale, prevenire incertezze legali e controversie e creare relazioni più collaborative fra le parti.
• in ambito privacy, con l’obiettivo di rendere più trasparente la comunicazione con i data subject e garantire l’esercizio informato dei loro diritti.

Oggi il legal design si riafferma come uno strumento di semplificazione ed innovazione con ampie prospettive di utilizzo: dalla progettazione di prodotti e servizi legali, all’innovazione della giustizia, alla creazione di programmi di compliance a misura di dipendente.

La complessità “intrinseca” degli argomenti di natura legale è spesso vista come inevitabile, ma in realtà vi è sempre spazio per eliminare la complessità causata da fattori “estrinseci”, come ad esempio:

• l’uso di una terminologia ed una sintassi inutilmente complicata
• la mancanza di un’architettura dell’informazione logica ed adeguata ai destinatari
• la mancanza di interfacce visive che aiutino gli utenti a navigare nel documento
• la scarsa leggibilità dovuta a scelte tipografiche e di impaginazione infelici e vetuste.

Il design thinking consente di comprendere appieno i bisogni dei fruitori, mentre le tecniche di design dell’informazione aiutano a progettare contenuti legali chiari e fruibili. Ciò che conta è sapersi calare nell’esperienza dei destinatari: in quale contesto usano e si interfacciano con questi contenuti? Che cosa devono farne e perché? Come li si può aiutare a svolgere questi compiti e raggiungere i loro obiettivi in modo semplice ed efficace?

Ovunque circolino informazioni legali, c’è dunque spazio per il legal design. Contratti, documenti e procedure più semplici e trasparenti fanno nascere senz’altro relazioni migliori. Gli interventi di legal design tengono sempre conto della necessità di conciliare le esigenze di chiarezza dei fruitori con una visione strategica degli interessi dell’azienda.
Infatti, i vantaggi che derivano, ad esempio, dal minor dispendio di tempo da dedicare alla comprensione di contenuti resi più fruibili, determina effetti virtuosi in termini di:

• Reputazione: la scelta di voler esser chiari trasmette valori come credibilità e trasparenza, con riscontri positivi anche verso fornitori, clienti e terzi interessati;
• Compliance: lo sforzo di comunicare chiaramente ed aumentare l’engagement con i destinatari (ad esempio, i dipendenti) assicurerà che le regole non restino solo sulla carta, ma si materializzino in comportamenti desiderabili nella vita reale;
• Valore: rendendo documenti e processi più snelli, semplici, fruibili e veloci si possono ridurre i costi di transazione (tempo, denaro, risorse cognitive) per concentrarsi invece nel realizzare i benefici desiderati.

Il codice di condotta di Sanoma è stato semplificato e ripensato in chiave visuale così da rappresentare più efficacemente il brand e i suoi valori ed assomigliare meno a un documento legale. Progetto: Passera Design.

I principi del legal design si possono (e devono) pertanto applicare nella progettazione di ogni processo e procedura interna in cui si debbano bilanciare le esigenze aziendali con gli interessi dei dipendenti – pensate a codici di condotta, sicurezza, policy e sistemi nei campi dell’antiriciclaggio e whistleblowing. Il legal design aiuta a progettare soluzioni a misura di dipendente, evitando i tipici scogli su cui naufragano i tentativi di comunicazione in azienda, perché offre:

• Immediatezza – I dipendenti sono quotidianamente oberati da compiti ed informazioni e per raggiungerli bisogna saper aprire un varco nel rumore. Per mantenerne viva l’attenzione dei destinatari, gli si deve semplificare la vita, non richiedergli uno sforzo irragionevole;
• Semplicità – Per comunicare efficacemente, si deve sempre tener conto delle caratteristiche e diversità dei dipendenti (culturali, demografiche, linguistiche, cognitive). L’inclusività e l’accessibilità sono di rigore per assicurarsi di venir compresi. Evitiamo di metterci da soli i bastoni tra le ruote costruendo barriere tra noi e i destinatari;
• Praticità – In teoria, non c’è differenza tra teoria e pratica; in pratica, c’è. Lo stesso vale per la compliance: non la si può fare a parole. Per ottenere risultati concreti, è necessario che pratiche e comportamenti corretti siano la scelta ovvia per il dipendente, progettando “percorsi di minima resistenza” verso la loro applicazione.

Si può diventare professionisti del legal design partendo sia da una formazione in legge che in design (ad esempio, information design, service design, UX design…). Parole d’ordine sono complementarità e collaborazione: oltre alle competenze specifiche portate dall’individuo, si deve essere in grado di lavorare assieme e sfruttare al meglio le competenze di ognuno. In questo caso, 1+1 fa più di 2. Per riuscirci, deve esserci però una sensibilità condivisa e dimestichezza con metodi e processi di progettazione user-centered.

Questo nucleo di competenze essenziali è offerto nel nuovo corso intensivo in Legal Design del laboratorio di formazione EkitaLab, in partenza ad ottobre 2022. Supportato da Animaimpresa, associazione di promozione della responsabilità sociale d’impresa e dello sviluppo sostenibile, dallo studio legale Legalnext, nonché da realtà imprenditoriali come Percorso Sicurezza Srl e Maddalena SpA, il corso si incentra su una didattica esperienziale learning by doing, sostenuta da un corpo insegnante fortemente multidisciplinare.