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La directiva whistleblowing: ¿Qué deben saber las empresas?

Aspectos clave sobre los derechos de los alertadores, las obligaciones de las empresas y los próximos pasos dentro del sector.

Moritz Homann Moritz Homann

    Para garantizar un estándar de protección de los alertadores en toda la UE, la Unión Europea adoptó en diciembre de 2019 una normativa para proteger a las personas que denuncian irregularidades en sus empresas. En 2021, los Estados miembros de la UE estarán obligados a aplicar la directiva en sus propias legislaciones nacionales.

    En este artículo hemos resumido los aspectos clave de la nueva ley y los puntos que las empresas deben tener en cuenta para prepararse para su implementación.

    El camino hacia la protección de los alertadores en la UE

    • Antes de abril de 2018: Los alertadores estaban solo protegidos en algunos Estados miembros de la UE. La falta de mecanismos de protección provocaba que solo unos pocos empleados estuvieran dispuestos a denunciar conductas indebidas dentro de las empresas.
    • Abril de 2018: La Comisión de la UE lanza una propuesta de directiva destinada a proporcionar una protección uniforme a los alertadores.
    • Marzo de 2019: Se alcanzó un «acuerdo provisional» entre los Estados de la UE y el Parlamento Europeo.
    • 16 de abril de 2019: El Parlamento Europeo aprobó un reglamento para proteger a los alertadores de toda la UE.
    • Octubre de 2019: Adopción oficial de la directiva por el Consejo de la UE.
    • 16 de diciembre de 2019: Entrada en vigor de la Directiva 2019/1937. 
    • Diciembre de 2021: Fecha límite para que los Estados miembros de la UE incorporen la directiva a su legislación nacional.

    La Directiva de la UE se centra principalmente en las medidas de protección para los alertadores

    La característica principal de esta directiva es la protección de los alertadores. Sus puntos esenciales son:

    • La protección no solo existe para los empleados que denuncian las irregularidades, sino también para aquellos que solicitan empleo, para los exempleados, los mediadores y los periodistas.
    • Estas personas están protegidas contra el despido, la degradación y otras discriminaciones.
    • Dicha protección se aplica únicamente a las denuncias de infracciones relacionadas con la legislación de la UE, como el fraude fiscal, el blanqueo de capitales o los delitos de contratación pública, la seguridad de los productos y de las carreteras, la protección del medio ambiente, la salud pública y la protección de los consumidores y de los datos (la UE está animando a los legisladores nacionales a que amplíen esta medida para cubrir también las infracciones relacionadas con las leyes nacionales).
    • El alertador puede elegir, en un primer momento, si quiere informar internamente en la empresa o directamente a la autoridad de supervisión competente. Si no ocurre nada en respuesta a dicha denuncia, o si el alertador tiene motivos para creer que es de interés público, también puede acudir directamente a la opinión pública. En ambos casos, el alertador está protegido.

     

    Mediante estas medidas, la UE anima a los particulares a que denuncien las infracciones cometidas en sus empresas y deja claro a los alertadores que no tienen nada que temer.

    Obligaciones de la Directiva 1937/2019 para las empresas

    La Directiva de la UE también impone una serie de obligaciones a las empresas:

    Las empresas con más de 50 empleados estarán obligadas a establecer canales de denuncia internos seguros dentro de la organización. Las empresas con 250 o más empleados deberán cumplir la normativa en un plazo de dos años a partir de su adopción, y las empresas con entre 50 y 250 empleados tendrán dos años más después de la transposición para cumplirla.

    Los alertadores deben poder presentar sus informes por escrito a través de un sistema en línea, un buzón o por correo postal u oralmente a través de una línea telefónica o un sistema de contestador automático. Las empresas también están obligadas a ofrecer una reunión personal si el alertador lo solicita. Las empresas deben garantizar la confidencialidad de la identidad del alertador, independientemente del canal de denuncia utilizado.

    Todos los datos personales, tanto los del alertador como los de los acusados, deben ser tratados de acuerdo con el RGPD.

    Las empresas deben determinar la persona «más adecuada» para recibir y hacer el seguimiento de las denuncias a nivel interno. Según la UE, este podría ser:

    • Persona responsable del departamento de compliance
    • Jefe de RRHH
    • Asesor jurídico
    • Director Financiero (CFO)
    • Miembro del consejo de administración o de la dirección
    • Las empresas también pueden externalizar la tramitación de las denuncias, por ejemplo, a un mediador externo

    La empresa está obligada a confirmar la recepción de la denuncia al denunciante en un plazo de siete días. El denunciante debe ser informado de cualquier medida adoptada en un plazo de tres meses, del estado de la investigación interna y de su resultado.

    Las empresas están obligadas a proporcionar información sobre el proceso de notificación interna, así como sobre el canal o canales de notificación a la autoridad competente. Esta información debe ser fácilmente comprensible y accesible, no solo para los empleados, sino también para los proveedores, prestadores de servicios y socios comerciales.

    Todos los informes recibidos deben guardarse en un lugar seguro para que puedan utilizarse como prueba cuando sea necesario.

    Las empresas de entre 50 y 250 empleados pueden utilizar un canal de denuncias compartido para obtener e identificar las pruebas, siempre que se cumplan todas las obligaciones señaladas. 

    La directiva de la UE también incluye detalles sobre las sanciones. Las empresas que obstruyan la denuncia de problemas o intenten obstruirla, se enfrentarán a sanciones. Lo mismo ocurre si las empresas no mantienen la confidencialidad de la identidad del alertador. También se penalizarán las medidas de represalia contra los alertadores. Corresponde a los legisladores nacionales determinar la severidad de estas sanciones.

    Aunque la Directiva beneficia claramente a los alertadores, también creemos que hay importantes beneficios para las organizaciones. Lo más importante es que, al garantizar la existencia de mecanismos eficaces de denuncia de irregularidades, se anima a los empleados y a otras partes interesadas a plantear sus preocupaciones internamente. Al hacerlo, las organizaciones tienen la oportunidad de identificar y gestionar el riesgo en una fase temprana, ayudando a evitar o limitar los daños financieros y de reputación.

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    Próximos pasos y consejos

    La Directiva de protección de los alertadores entró en vigor el 16 de diciembre de 2019. Esta marca el inicio del período de dos años durante el cual los Estados miembros de la UE deben transponer los requisitos a su propia legislación nacional. Primero, las empresas con más de 250 empleados deben cumplir sus obligaciones y, dos años más tarde, esto se aplicará también a las empresas con entre 50 y 250 empleados.

    Nuestros consejos

    Se aconseja a las empresas que no esperen hasta el último momento para aplicar la Directiva y que empiecen a tomar acciones en una fase temprana

    El Informe sobre la denuncia de irregularidades 2019 muestra que muchas empresas ya han introducido canales de denuncia de forma proactiva y han recibido informes que les han permitido gestionar mejor el riesgo dentro de sus organizaciones.

    Implantar sistemas de denuncia internos y establecer procesos

    La libertad de elección del alertador a la hora de escoger el canal de denuncia es algo que las empresas deben tener especialmente en cuenta. De hecho, si el alertador no encuentra los canales de denuncia internos adecuados, puede terminar poniéndose en contacto con las autoridades competentes o incluso hacer su caso público, lo cual es el peor resultado para las empresas. Por lo tanto, es esencial que la empresa disponga de canales de denuncia internos adecuados y los conozca. Para que los empleados se sientan cómodos denunciando internamente, los canales deben estar disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, ofrecer anonimato, estar disponibles en los idiomas pertinentes, incorporar textos explicativos comprensibles e ir acompañados de una estrategia de comunicación interna eficaz.

    Nuestro canal de denuncia digital EQS Integrity Line le ayuda a reducir los riesgos en su empresa.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Director General de Cumplimiento Corporativo – EQS Group | Moritz Homann es responsable del departamento de productos de Cumplimiento Corporativo en EQS Group. En su función, supervisa el desarrollo estratégico de soluciones digitales adaptándolas a las necesidades de los responsables de cumplimiento en todo el mundo.

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