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Eficacia de los canales de denuncias. Mejores prácticas en ECEC 2021

Un canal de denuncias digital cumple con la Directiva UE de Protección de los Denunciantes. Analizamos los motivos con expertos de EQS Group, Abertis y Deloitte Legal.

Reyes Jordán Sánchez Reyes Jordán Sánchez

La Conferencia ECEC 2021, el mayor encuentro europeo de expertos en compliance y ética, ha convocado a miles de asistentes con una única misión; crear conciencia de la importancia de mantener buenas prácticas en la cultura corporativa. Bajo el lema “El futuro del Compliance”, el evento ha albergado temáticas muy diversas sobre cumplimiento normativo en las organizaciones, dónde la ética, la digitalización, la sostenibilidad o la gestión de riesgos han obtenido un gran protagonismo.

Junto con el nuevo “Informe de Denuncia de Irregularidades 2021”, la Directiva UE de Protección de los Denunciantes ha sido uno de los platos fuertes de esta jornada. Como líder europeo en canales de denuncias digitales, EQS Group ha organizado este año sesiones locales en diferentes idiomas para acercar a la comunidad de Compliance internacional todas las novedades y la experiencia de la mano de expertos de primer nivel.

La sesión local en español, titulada “Eficacia de los canales de denuncias. La experiencia práctica”, ha reunido a Claudio Interdonato, Business Development Director South Europe en EQS Group, como moderador y a Anabel Casahuga Montserrat, Chief Compliance Officer en Abertis Infraestructuras y a Olga Fraga Gómez, Senior Associate – Regulatory & Compliance en Deloitte Legal, como ponentes, para profundizar acerca de cómo el establecimiento de canales de denuncias digitales y anónimos ayuda no sólo a cumplir con la Directiva Europea de Protección de los Denunciantes, sino a construir una sociedad más transparente donde imperen los valores y la ética.

A continuación, repasamos las cuestiones principales que se trataron durante la sesión:

¿Cómo me preparo para que mi empresa cumpla con la nueva Directiva de Protección de los Denunciantes?

El 17 de diciembre de 2021 es el plazo límite para la transposición de la Directiva a las legislaciones europeas, y España, al igual que el resto de los países, debe cumplir con sus requisitos. Ante esta cuestión, Olga Fraga responde con otra pregunta. “Lo primero que una compañía debe plantearse es, ¿qué busco con mi sistema interno de denuncias? ¿quiero cumplir con la regulación única y exclusivamente, o realmente quiero construir un mecanismo eficaz que me permita conocer que está pasando en mi organización, para poder detectarlo y gestionarlo?”.

La llegada de la normativa pretende unificar todas las medidas para amparar la figura de los alertadores, pero también va un paso más allá. Las empresas deberían no solo conformarse con cumplir el expediente de regulación con pequeños procedimientos, sino establecer un sistema que realmente les permita identificar las denuncias a tiempo y gestionarlas para impedir que tanto los empleados como las partes interesadas acudan a fuentes externas para denunciar, como pueden ser las redes sociales. Para evitar la mala reputación y cualquier sanción económica, el canal de denuncias que implementemos debería, además de ser conocido para los empleados, centrarse en tres ejes fundamentales, la confianza, la trazabilidad y la transparencia.

Si el sistema genera confianza funcionará. (Olga Fraga)

Para eso es fundamental garantizar la confidencialidad, una de las medidas de carácter obligatorio según la Directiva. Además, para proteger aún más a los alertadores aportándoles seguridad, también existe la posibilidad de que las denuncias sean gestionadas por un tercero, lo que le otorga más fiabilidad e independencia al canal. La trazabilidad es otro punto fundamental que trata la normativa. Un sistema configurado que establezca protocolos medibles durante el proceso y aporte información relevante al alertador será mucho más fiable también, por ejemplo, que un correo electrónico.

Anabel Casahuga, como responsable del cumplimiento normativo en Abertis, también destaca la importancia de promover la confianza para el denunciante.

Debemos ponernos en la piel del denunciante. (Anabel Casahuga)

La Compliance Officer lanza una pregunta que encaja perfectamente con esta frase, “si nosotros fuéramos denunciantes, ¿qué desearíamos? Para que un canal de denuncias tenga éxito, es fundamental ponerse en la piel del denunciante y que sea fácil de usar. La idea es asegurar la protección del alertador con un canal ético y digital claro, que sea transparente para que la persona lo sienta como un acompañamiento, como una herramienta que le aporte seguridad, ante todo.

¿Son las denuncias anónimas obligatorias o solo recomendables?

El anonimato de las denuncias es uno de los puntos que genera más controversia. Las denuncias pueden ser de carácter anónimo o no, según la Directiva. Es decir, no existe un deber jurídico ni se impondrá una sanción ante la ausencia de anonimato, sin embargo, y dado el grado de protección hacia el alertador que ejerce la normativa, es más que recomendable contar con la posibilidad de reportar denuncias anónimas. Si la organización nos obliga a identificarnos a la hora de reportar una infracción, es muy probable que los alertadores duden y acaben por no denunciar.

Al hilo de garantizar la confidencialidad, ambas ponentes afirman que permitir las denuncias anónimas está muy ligado a la empatía que deben mostrar los administradores de una sociedad ante los alertadores. Muchas personas prefieren el anonimato o bien porque temen sufrir represalias, o tal vez porque se sientan inseguros ante la clase de denuncia que van a realizar. Tal como destaca Anabel Casahuga “sin duda alguna, a pesar de lo que diga la normativa, se deberían de aceptar siempre las denuncias anónimas, porque eso realmente afianza la cultura de cumplimiento que debe existir en una organización”. Otro punto en el que se insiste es la calidad de las denuncias, es decir, alertas anónimas, si, pero también fiables, que contengan la información necesaria para poder llevar a cabo la investigación correspondiente. Para que un canal de denuncias anónimo sea efectivo, debe guiar al denunciante mediante un procedimiento propio sobre cómo se deben reportar las denuncias de forma fácil.

Claudio Interdonato añade además que un canal de denuncias anónimo y digital permite este acompañamiento con el alertador al contar con la posibilidad continua de diálogo. El carácter bidireccional de este canal digital ofrece al alertador un feedback continuo, lo que le aporta más confianza. De esta forma, muchas veces el denunciante decide levantar el anonimato pasado un tiempo, ya que se siente respaldado por el sistema cuando su denuncia se ha tomado en cuenta.

¿Mi canal de denuncia debería ser gestionado por un mediador o un externo para evitar un conflicto de interés y mantener la imparcialidad?

Uno de los puntos fundamentales que se deben tener en cuenta en el momento de gestionar las denuncias es evitar los conflictos de interés. Dentro de una empresa, se podría dar el caso de que un empleado no confíe en el gestor de las denuncias y, por tanto, se pierda credibilidad y no se proceda a denunciar. Para asegurar tanto la empatía y la protección del alertador, un escenario óptimo podría ser la externalización, según destaca Anabel Casahuga. Sin embargo, existe una medida intermedia. Si un canal de denuncias anónimo y digital te ofrece seguridad y transparencia, contará con todas las características pertinentes para evitar los conflictos, cediendo el procedimiento de denuncia a un gestor en el que confíe el alertador. Se trata de garantizar la claridad y la trazabilidad del sistema en todo momento.

¿Qué oportunidades ofrece y qué riesgos podría generar la Directiva de Protección de los Denunciantes?

Siguiendo el argumento comentado con anterioridad sobre las ventajas que nos ofrece la Directiva, no sólo a nivel de protección sino también como iniciativa para promover una sociedad más abierta y transparente, tanto Olga como Anabel muestran su convencimiento a la hora de aplicarla a nuestra cultura corporativa.

La gran oportunidad que nos ofrece la Directiva es tomarnos en serio este mecanismo, aprovechar esa protección al denunciante que es algo único en nuestro país y en Europa para hacer que nuestros canales funcionen. (Olga Fraga)

Olga incide en que debemos tomarnos en serio la Directiva ya que resulta útil para la empresa y para el usuario de los canales de denuncias, para la mejora del control y la cultura, y su implicación con la parte ética de las empresas. El mayor riesgo es subestimar la normativa, solo realizando pequeños cambios normativos del sistema no se consigue un sistema eficaz que impulse la cultura, detecte irregularidades protegiendo a las organizaciones y acompañando al denunciante.

Por su parte, Anabel recalca el tema de la imparcialidad y la externalización para garantizar la seguridad y fiabilidad.

La oportunidad de esta Directiva es asentar esa cultura de cumplimiento y esa cultura ética. (Anabel Casahuga)

¿Qué elementos técnicos debo contemplar para asegurar que mi canal de denuncias digital esté conforme con la legislación vigente?

Una de las características primarias con la que debe contar un canal de denuncias para garantizar seguridad, es su trazabilidad. En todo momento se puede comprobar quién hizo qué dentro del sistema. “La información obtenida desde la recepción de las denuncias hasta su evaluación debe ser segura, confidencial, trazable e íntegra”, según indica nuestro experto en tecnología Claudio Interdonato.

Todos los datos gestionados con EQS Integrity Line están cifrados mediante un moderno sistema de encriptación. Desde que el alertador realiza su denuncia hasta que se cierre el caso, la información solo es accesible para las personas que tienen permiso. Además, el software de denuncia anónima funciona conforme a la protección de datos RGPD e ISO 27001, los más altos estándares de seguridad del mercado. Si se usa un gestor externo, este tendrá que aportarnos también todos los test para demostrar que los datos están seguros.

El canal de denuncias debe permitir reportar las denuncias de distintas formas, por medios escritos o mediante mensajes por voz. Además, debe establecer flujos de gestión y roles para asignar qué personas van a gestionar las denuncias y darles seguimiento.

Para que el alertador se sienta seguro en todo momento, deberá recibir avisos sobre cómo está siendo procesada su denuncia, y un canal digital como EQS Integrity Line también ofrece esta ventaja. Tal como establece la Directiva, el alertador deberá recibir una retroalimentación dentro de los tres meses siguientes desde que se interpusiera la denuncia, por lo que el canal cumple perfectamente con esta medida.

Si nos centramos en el archivo de los datos personales, según la ley de protección de datos, esta información se podría suprimir o bien anonimizar, sin embargo, el sistema también permite una seudonimización, es decir, que el alertador puede en un primer momento presentar una denuncia anónima y pasado el tiempo, si se produce una demanda penal, por ejemplo, pueda recuperar esos datos que permanecen guardados de forma segura.

Olga hace hincapié en la importancia de la protección de los datos siguiendo la normativa y cómo la tecnología nos ayuda a hacer posible todo esto.

Necesitas esa tecnología que te permita esa traza, si no el sistema no es confiable. (Olga Fraga)

Si nos fijamos en la experiencia práctica y en las estrategias de cumplimento dentro de las empresas, en una multinacional se pueden implantar estrategias centralizadas, descentralizadas o incluso híbridas.

Si no pudo atender en directo la sesión en español de ECEC, o le gustaría volver a verla, puede encontrar el vídeo aquí Ver sesión en español

¿Desde la experiencia práctica ¿cómo podríamos construir un canal de denuncias para una multinacional?

Desde Abertis, Anabel Casahuga señala que en la actualidad se deriva más a aplicar un sistema más híbrido, es el más recomendable para las multinacionales, “ni controlarlo todo ni tampoco tenerlo todo descontrolado”. Cada unidad de negocio tendrá su propio canal de denuncias. La matriz establece un control periódico para gestionar cada canal de denuncias. Este proceso tiene un alto coste de tiempo y personal. A la hora de elegir un canal ético, debería ser global, en el sentido de que esté integrado en un flujo global para facilitar el trabajo de la matriz, que se compruebe en todo momento el estado de las denuncias o los avisos y gestionar e investigar lo que ocurre con los datos recibidos.

En conclusión, el canal de denuncias debe ser versátil, para poder configurar las páginas en los diferentes idiomas, teniendo en cuenta la multinacional y la legislación según el país, como indica Claudio Interdonato.

La tecnología permite diseñar un sistema global en el que se puedan canalizar las denuncias a todo el grupo -según sus filiales y particularidades- y que el Compliance Officer tenga ese rol de superadministrador que recibe la información global. (Olga Fraga)

Nuestro canal de denuncia digital EQS Integrity Line le ayuda a reducir los riesgos en su empresa.

Reyes Jordán Sánchez
Reyes Jordán Sánchez

Reyes es creadora de contenido para el equipo de España en EQS Group. Previamente ha trabajado como periodista radiofónica cubriendo noticias políticas y culturales.

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