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Qué es el “Whistleblowing”: Preguntas frecuentes para las empresas

Con la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, reportar anomalías está adquiriendo importancia para las empresas. Este artículo contiene todo lo que necesita saber sobre este tema.

Moritz Homann Moritz Homann

    Con la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, denunciar anomalías es cada vez más importante para las empresas. Por ello, esta exige a las empresas de toda la UE que dispongan de canales de denuncia de irregularidades para aumentar, así, la protección de los denunciantes. En este contexto, repasamos aquí todo lo que las empresas deben saber respecto a la denuncia de irregularidades.

    ¿Qué es la denuncia de irregularidades?

    La denuncia de irregularidades se produce cuando una persona informa de una irregularidad en una organización, por ejemplo, de una mala conducta financiera o una discriminación. Esta persona suele ser un empleado, pero también puede ser un tercero, como un proveedor o un cliente.

    La denuncia interna se produce cuando alguien elabora un informe dentro de una organización. A menudo, las empresas ponen en marcha canales de denuncia para que los empleados y otras partes interesadas puedan alzar la voz en el caso de que tengan conocimiento de una mala conducta. Alternativamente, los empleados también pueden denunciar a su superior jerárquico.

    La denuncia externa se produce cuando una persona denuncia públicamente, ya sea a los medios de comunicación, a la policía o a través de las redes sociales. Estas suelen optar por denunciar públicamente si tienen poca confianza en el procedimiento de investigación o denuncia de su organización, es decir, si han intentado reportar su caso internamente sin resultado o si ven que no existe un sistema de denuncia.

    Las denuncias típicas se centran en conductas prohibidas por una ley específica, como un delito penal, discriminación o pruebas de encubrimiento. Sin embargo, las políticas de denuncia de una organización pueden abarcar una gama más amplia de cuestiones relacionadas con el cumplimiento y la ética.

    Por otra parte, es necesario saber que la denuncia de irregularidades no es lo mismo que presentar una queja en el lugar de trabajo. Una queja es una cuestión de interés personal y no tiene impacto en el público en general, mientras que una denuncia de irregularidades hace referencia a preocupaciones más graves y generalizadas, como se ha indicado anteriormente.

    ¿Por qué la denuncia de irregularidades es un tema de actualidad?

    Varios escándalos y sucesos recientes han volcado su atención en la denuncia de irregularidades. Así, por ejemplo, la crisis financiera mundial de 2007-2008 puso de manifiesto la mala gestión empresarial generalizada en las instituciones financieras, y destapó, entre otros, el escándalo del «Dieselgate» de Volkswagen en 2015, que reveló que el fabricante de automóviles, de forma ilegal, trucaba los tests de emisiones contaminantes en Estados Unidos. Ambos sucesos costaron a las empresas miles de millones de dólares y se consideran exactamente el tipo de incidentes que podían haber sido evitados si dichas instituciones hubieran dispuesto de políticas y canales internos de denuncia eficaces.

    También los denunciantes cobraron un mayor protagonismo en 2017, cuando el movimiento #metoo hizo que las estrellas de Hollywood denunciaran abusos sexuales y presentaran acusaciones generalizadas contra Harvey Weinstein. Supuestamente, este movimiento también llevó a las empresas a reforzar las salvaguardias y estructuras para aquellos empleados que quisieran señalar un comportamiento ilegal o preocupante.

    En este contexto, en 2019 la UE introdujo la Directiva sobre denuncia de irregularidades como respuesta a los escándalos más recientes, como Luxleaks, los Papeles de Panamá o Cambridge Analytica. Una vez que los países de la UE apliquen esta directiva, todas las empresas con más de 50 empleados estarán obligadas a establecer una política y un sistema de denuncia de irregularidades, y se ofrecerá protección jurídica a las personas que quieran reportar anomalías.

    ¿Por qué la denuncia de irregularidades es beneficiosa para las empresas?

    Los denunciantes prestan un importante servicio tanto a las organizaciones como a la sociedad en general. De hecho, si los asuntos pueden resolverse internamente antes de hacerse públicos y aparecer en la prensa o en plataformas de filtración, las organizaciones pueden evitar daños a la reputación y multas sustanciales. Por mencionar un ejemplo, en 2019 la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos aplicó sanciones a las empresas de su país por un total récord de 2.900 millones de dólares.

    Incorporar un sistema de denuncia de irregularidades en las organizaciones permite denunciar los casos de forma confidencial y ayuda a equilibrar la cuenta de resultados. En efecto, la experiencia demuestra que las empresas y organizaciones pierden alrededor del 7 % de su facturación anual debido a infracciones. Las denuncias internas pueden ayudar a descubrir una parte importante de estos casos y minimizar los daños financieros de una organización.

    ¿Por qué las empresas temen la denuncia de irregularidades? – 5 mitos estudiados al microscopio

    Existen muchos mitos sobre la denuncia de irregularidades que hacen que las empresas se muestren escépticas (o incluso temerosas) a la hora de implantar un sistema de denuncia de irregularidades. A muchas les preocupa que los denunciantes desencadenen un efecto negativo en su reputación, o que su sistema de denuncia pueda ser mal usado por empleados descontentos que envíen informes falsos. También existe el temor de que un sistema de denuncia sea «demasiado eficaz» y la empresa se vea inundada de denuncias de un día para otro.

    Por suerte, estos temores son infundados. Si una empresa cuenta con un sistema eficaz de denuncia interna, son muy pocas las denuncias que terminan presentándose al exterior. Y, si bien es verdad que existen denunciantes cuyas intenciones son, en el mejor de los casos, cuestionables, la realidad es que la mayoría de los denunciantes simplemente utilizan los sistemas de denuncia correctamente. Eso se ve en los estudios, que demuestran que las empresas solo reciben una media de 52 informes al año (véase el Informe sobre la denuncia de irregularidades de 2019). Así bien, cuanto más grande es la empresa, mayor es la probabilidad de que se denuncien las preocupaciones, pero esto no es necesariamente malo, simplemente significa que existe una cultura saludable de denuncia dentro de dicha organización.

    Mito 1: Los denunciantes dañan la reputación de la empresa

    Los denunciantes solo perjudican a las empresas si reportan una mala conducta corporativa directamente al público o a los medios de comunicación. Por lo tanto, es importante que las empresas animen a los denunciantes a comunicar primero sus preocupaciones internamente. En este sentido, se aconseja a las empresas que establezcan canales internos de denuncia y los comuniquen activamente entre sus empleados y otras partes interesadas para que estos los conozcan. Los canales de denuncia internos hacen que los empleados puedan informar de sus preocupaciones directamente al departamento apropiado de la empresa y ayudan a identificar y remediar los problemas en una etapa temprana. Esto contribuye a reducir el riesgo de daños a la reputación corporativa.

    Mito 2: Los denunciantes acaban en los tribunales

    Si un denunciante informa de sus preocupaciones directamente a un organismo externo (por ejemplo, a los medios de comunicación), podrá ser procesado si, por ejemplo, revela secretos empresariales. Aun así, existen excepciones siempre que el denunciante actúe en interés público. Estas excepciones se recogen también en el procedimiento de denuncia detallado en la nueva Directiva de la UE sobre denunciantes. Esto confirma que todos los denunciantes que utilicen los canales internos de la empresa para informar de sus preocupaciones no deberían tener nada que temer.

    Mito 3: Los empleados utilizan los sistemas de denuncia para enviar anónimamente informes infundados sobre sus colegas

    Según el Informe sobre la denuncia de irregularidades de 2019, en el que se encuestó a casi 1.400 empresas de Alemania, Francia, Reino Unido y Suiza, menos del 9 % de las denuncias recibidas por las empresas tenían como objetivo perjudicar a empleados específicos o a la empresa. El estudio muestra que la mitad de las denuncias hicieron referencia a cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo, y que el resto de las denuncias solían revelar otros problemas de la empresa. No obstante, es importante que cuando se introduzcan sistemas de denuncia en una organización se comunique también claramente que no se tolerarán las denuncias abusivas.

    Mito 4: Cualquiera que establezca un sistema de denuncia se verá inundado de denuncias

    Los estudios demuestran que las empresas reciben una media de 52 informes al año (véase el Informe sobre la denuncia de irregularidades de 2019). Cuanto más grande es la empresa, mayor es la probabilidad de que se denuncien las preocupaciones de los empleados. Sin embargo, recibir muchas denuncias no es necesariamente una mala señal. Si bien puede indicar que hay muchos problemas en la empresa, también puede significar simplemente que los empleados confían en los mecanismos de denuncia y se sienten cómodos denunciando.

    Del mismo modo, un número reducido de denuncias puede indicar que hay muy pocos problemas, pero también puede ser una señal de que el sistema de denuncia no funciona como debería, de que los empleados no confían en el canal de denuncia o, simplemente, de que no saben dónde deben denunciar las conductas indebidas. Por lo tanto, las empresas deben comunicar de forma transparente sus canales de denuncia y sus procesos de tramitación para reducir los obstáculos a la hora de posibilitar que sus empleados planteen incidentes.

    Mito 5: Los denunciantes deben temer las represalias de sus compañeros

    En la denuncia de irregularidades, si el denunciante proporciona su nombre, el empresario deberá mantener la identidad de dicho individuo en secreto (en la medida de lo posible). Si la identidad del denunciante se revelará por alguna razón, entonces el empleador sería el responsable de proteger al denunciante de las represalias. La protección de los denunciantes (incluidos el acoso y la intimidación), también están cubiertos explícitamente en la Directiva sobre denunciantes aprobada en abril de 2019 por la UE.

    A la hora de la verdad, sin embargo, las formas «menores» de acoso son difíciles tanto de detectar como de prevenir, y los empleados las denuncian poco porque temen que su nombre salga a la luz. Permitir la denuncia anónima, pues, puede proporcionar un nivel adicional de seguridad que hará que los empleados se sientan cómodos denunciando, especialmente temas muy delicados. En los modernos sistemas de denuncia, además, la denuncia anónima también permite comunicarse con los denunciantes para recabar más información sobre el caso denunciado.

    ¿En qué casos está protegido un denunciante?

    La decisión de un empleado de denunciar una irregularidad es personal. Muchos lo hacen motivados por el deseo de hacer lo correcto. Sin embargo, aunque los empresarios tienen prohibido vengarse después de que un empleado haya sacado a la luz una irregularidad, existe la creencia de que la carrera profesional del denunciante puede verse afectada. El acoso laboral «menor» es difícil de detectar, los denunciantes suelen estar solos y los amigos en los que pensaban que podían confiar en su lugar de trabajo pueden darles la espalda para proteger su propia reputación. Incluso si existe un sistema de denuncia anónima, los denunciantes necesitan valor y determinación para sacar a la luz algunas irregularidades, lo que puede exponer a sus compañeros o a la organización para la que han trabajado durante muchos años.

    En la actualidad, muchos países europeos solo cuentan con protecciones legales parciales para los denunciantes. Sin embargo, con la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, el cambio está en marcha en Europa, puesto que esta contiene amplias protecciones de la libertad de expresión para los denunciantes, tanto en el sector público como en el privado, en todos los Estados miembros de la Unión Europea.

    La Directiva también prohíbe cualquier tipo de represalias directas o indirectas (como los despidos, los descensos de categoría y otras discriminaciones laborales) contra los empleados actuales y anteriores, los solicitantes de empleo, los partidarios del denunciante y los periodistas. Esta protección solo se aplica a la denuncia de irregularidades relacionadas con la legislación de la UE, como el fraude fiscal, el blanqueo de dinero o los delitos relacionados con los contratos públicos, la seguridad de los productos y el transporte, la protección del medio ambiente, la salud pública y la protección de los consumidores y los datos. La UE, sin embargo, está animando a los legisladores nacionales a que amplíen este ámbito de acciones en sus legislaciones nacionales.

    En cualquier caso, el denunciante siempre puede optar entre informar de un incidente primero internamente dentro de la empresa o hacerlo directamente a su autoridad supervisora. Si la empresa no hace nada en respuesta a dicha denuncia o si el denunciante tiene motivos para creer que su denuncia es de interés público, también puede acudir directamente a la opinión pública, puesto que en todos estos casos estará protegido. Los Estados miembros tienen hasta 2021 para incorporar esta directiva a sus legislaciones nacionales.

    ¿En qué caso se puede procesar a los denunciantes?

    La cuestión de los denunciantes que exponen sus denuncias públicamente ha iniciado un debate sobre la necesidad del secreto gubernamental frente al derecho del público «a saber». Así, por ejemplo, la Ley de Espionaje de EE.UU. se ha utilizado varias veces para acusar a empleados federales por filtrar información sensible. En resumen, la denuncia de irregularidades puede ser a menudo ilegal si la información expuesta amenaza la seguridad nacional.

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    ¿Cómo se relaciona la legislación de protección de datos con la denuncia de irregularidades?

    A raíz del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD), los responsables de cumplimiento están obligados a seguir procedimientos muy específicos en el tratamiento de los datos personales, en particular en lo que se refiere a las cuestiones de los informes de denuncia y los denunciantes.

    En efecto, el RGPD ha tenido un impacto directo en la confidencialidad de las denuncias de irregularidades, puesto que establece que las empresas no pueden recoger datos personales sin que los interesados sean informados de cómo se tratarán sus datos. Esto significa que las empresas están obligadas a informar a los acusados de los informes de denuncia contra ellos. Si el RGPD se interpreta estrictamente, el acusado también tendría derecho a conocer el nombre del denunciante, lo que significa que se pierde la confidencialidad. Esto podría actuar como elemento disuasorio para los potenciales denunciantes y podría dar lugar a un menor número de denuncias.

    Para garantizar la confidencialidad de las identidades de los denunciantes, pues, las autoridades de protección de datos recomiendan el uso de sistemas de denuncia que permitan la presentación de informes anónimos. Esto se debe a que, si una denuncia es anónima, el acusado solo tiene que ser informado de que se ha recibido una denuncia (anónima) sobre él o ella. La identidad del denunciante sigue estando protegida.

    ¿Cuál es la ética detrás de la denuncia de irregularidades?

    La ética de la denuncia de irregularidades puede considerarse un asunto delicado. La denuncia de irregularidades suele poner en conflicto dos valores morales: la justicia y la lealtad. Por un lado, hacer lo que es justo y correcto (es decir, denunciar una mala conducta) puede entrar en conflicto con la lealtad (es decir, haber trabajado para una organización durante muchos años). Entonces, la denuncia de irregularidades puede considerarse un abuso de confianza. Muchos denunciantes deciden denunciar porque anteponen el valor de la justicia y de hacer lo correcto a la lealtad a su organización.

    Que un denunciante se considere un «héroe» o un «traidor» depende exclusivamente de sus intenciones. ¿Lo hace para subsanar un error? ¿Es para proteger al público? ¿O está actuando por intereses propios o beneficios económicos? En algunos países, algunas denuncias incluso se incentivan económicamente. Hollywood, sin ir más lejos, también glorifica y romantiza a los denunciantes en las películas (es así también con los casos de Edward Snowden y Julian Assange), y eso puede hacer que la práctica de denunciar resulte atractiva para aquellos que quieren hacerse un nombre dentro de la empresa.

    Una forma de desalentar las denuncias «poco éticas» es ofrecer un canal interno y anónimo para denunciar las irregularidades. La presencia de este sistema hará que las identidades de los denunciantes se mantengan en secreto y es menos probable que esos informen externamente a la prensa, donde podrían estar tratando de hacerse un nombre.

    ¿Por qué la denuncia de irregularidades está actualmente en las noticias?

    En junio de 2020, Watson.ch informó de que en Suiza la oficina de denuncias del gobierno, situada en el Tribunal Federal de Cuentas suizo (SFAO), veía cómo el número de denuncias aumentaba año tras año. Curiosamente, la mayoría de las denuncias de este año procedían de personas ajenas a la empresa, como proveedores, contratistas o beneficiarios de subvenciones, y no de empleados. 148 de dichas denuncias fueron anónimas, lo que supone casi el 80 % de los casos.

    Paralelamente, en octubre de 2020, la Autoridad de Conducta Financiera del Reino Unido informó de un aumento del 61 % en el número de quejas recibidas sobre los procedimientos de denuncia en las empresas de servicios financieros. Este aumento se ha atribuido a un mayor conocimiento de la protección y los procedimientos de denuncia de irregularidades y a que los empleados tuvieron más dificultades para averiguar cómo acceder a los canales internos de denuncia de sus empresas durante la pandemia de la COVID-19.

    Efectivamente, la denuncia de irregularidades también se convirtió en un tema importante durante la época pandémica. En Alemania, por ejemplo, el periódico Süddeutsche Zeitung publicó que Stephan Kohn, un empleado del Ministerio Federal del Interior alemán, había calificado públicamente las medidas anti COVID-19 del Gobierno como «medidas de poca monta». Para confirmar sus palabras, se abrió un procedimiento disciplinario contra Kohn, y actualmente se está aclarando si es culpable de mala conducta oficial.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Director General de Cumplimiento Corporativo – EQS Group | Moritz Homann es responsable del departamento de productos de Cumplimiento Corporativo en EQS Group. En su función, supervisa el desarrollo estratégico de soluciones digitales adaptándolas a las necesidades de los responsables de cumplimiento en todo el mundo.

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