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¿Qué es un canal de denuncias?

A continuación, respondemos a las preguntas más importantes sobre los canales de denuncia de irregularidades.

Moritz Homann Moritz Homann

    Cada vez son más las empresas que aplican sistemas para identificar las infracciones de cumplimiento normativo lo antes posible. Una buena señal, puesto que los empleados y las partes interesadas externas (como los proveedores, los clientes o el público en general) deben tener la oportunidad de comunicar el comportamiento poco ético e ilegal de una empresa a una oficina de información con total confianza.

    En este contexto, los canales de denuncia digital están especialmente en auge. En este artículo respondemos a las preguntas más importantes sobre esta nueva solución de cumplimiento.

    Canales de denuncia: ¿Cuáles son sus ventajas en general?

    Un canal de denuncia interno es un sistema de alerta temprana que sirve para identificar y combatir la mala administración de una organización y constituye la base para una gestión de riesgos corporativa eficaz. En él, los alertadores pueden transmitir la información dentro de un sistema totalmente interno, evitando que la información se filtre a fuentes externas y, por tanto, que se dañe la reputación de la empresa.

    Las denuncias presentadas por los empleados son la mejor manera de detectar infracciones en materia de cumplimiento normativo, puesto que está demostrado que las empresas y organizaciones pierden alrededor del 7 % de sus ingresos anuales debido a actividades fraudulentas. Las pruebas de este tipo de actividades que se transmiten de forma anónima y segura contribuyen a detectar una proporción significativa de estos casos, minimizando así el daño financiero que los problemas de cumplimiento suponen para las empresas. Así lo confirma el estudio Informe sobre la denuncia de irregularidades 2019, realizado con HTW Chur: más de la mitad de los informes recibidos a través de los canales internos de denuncia descubrieron abusos y conductas indebidas relacionadas con el cumplimiento.

    ¿Necesita mi empresa implantar un canal de denuncia de irregularidades?

    En los últimos años, cuando se trata de establecer sistemas internos de denuncia de irregularidades, las exigencias a las empresas de todo el mundo se han disparado. En Estados Unidos, por ejemplo, los canales de denuncia de irregularidades que permiten la presentación de informes confidenciales y anónimos ya son obligatorios para todas las empresas públicas estadounidenses que cotizan en bolsa. En Europa, la Directiva (UE) 2019/1937 sobre la protección de los denunciantes entró oficialmente en vigor el 16 de diciembre de 2019, y también incluye la obligación de que las empresas de la UE establezcan canales de denuncia. Los Estados miembros de la UE tienen ahora hasta diciembre de 2021 para implementar los requisitos de la directiva en sus propias legislaciones nacionales. Para entonces, las empresas de la UE deberán incorporar sí o sí sistemas de denuncias. Más información sobre los requisitos que dictamina la Directiva de la UE sobre la protección de los denunciantes.

    Por otro lado, las empresas suelen enfrentarse a fuertes multas si, por ejemplo, surge un caso de corrupción y se puede acusar a la organización de no haber tomado todas las precauciones organizativas necesarias y razonables para evitar el acto. Aunque los sistemas de denuncia todavía no son obligatorios en todos los países, ya tienen un carácter ejemplar: refuerzan la confianza de los empleados y de las partes interesadas externas (como proveedores, clientes o el público en general) en la empresa, contribuyen significativamente a la protección de la reputación y reducen los riesgos empresariales.

    ¿Es suficiente con habilitar una línea telefónica de denuncias?

    Las líneas telefónicas o los mediadores no proporcionan un anonimato total del alertador. Si bien dichos métodos son importantes, las empresas deberían ofrecer, además, algún canal que permita el envío de mensajes anónimos y digitales. Los puntos de contacto ya existentes, como las líneas de ayuda o los mediadores, suelen poder integrarse fácilmente en los canales de denuncia digitales profesionales. Nuestra solución EQS Integrity Line, por ejemplo, ofrece esta función.

    Además, las soluciones digitales ofrecen una forma sencilla y segura de contacto y comunicación anónima entre el denunciante y la empresa. Adoptar un software de denuncia digital es también una excelente herramienta de gestión de datos y riesgos que genera estadísticas sobre una amplia gama de datos, como qué país está denunciando más incidentes o qué tipos de delitos se producen con más frecuencia.

    En la práctica, las empresas suelen combinar varios canales de denuncia para que todos los posibles alertadores puedan informar de irregularidades. El Informe sobre la denuncia de irregularidades de 2019 mostró que, en promedio, las empresas ofrecen tres canales de denuncia: por ejemplo, dos canales de comunicación generales (como el teléfono o el correo electrónico) y un canal de denuncia especializado (como el sistema de denuncia digital).

    ¿Un canal de denuncia solo genera costes o también resultados?

    Las evaluaciones realizadas en Suiza han demostrado que una empresa pierde una media de alrededor del 7 % de sus ingresos debido a delitos económicos como el fraude, la malversación o la corrupción. Una empresa con 100 millones de euros de ingresos, pues, perdería 7 millones de euros al año.

    Si solo el 10 % de estos delitos se detectan y evitan gracias a la incorporación de un sistema de denuncia digital anónimo, esa empresa se ahorraría 700.000 euros al año. Un canal de denuncia interno cuesta una fracción de esta cantidad. Por tanto, implantar y mantener un canal de denuncia es más que rentable.

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    ¿Se verá mi empresa inundada de informes?

    En absoluto. Nuestra experiencia demuestra que las empresas con un sistema de denuncia interna reciben una media de 8 informes por cada 1.000 empleados al año. Así, si su empresa tiene 5.000 empleados, cabe esperar unos 40 informes al año, es decir, 3 o 4 al mes.

    Existe, sin embargo, una paradoja en lo que a la recepción de denuncias se refiere. Es decir: idealmente, si una empresa no recibiera ningún informe, debería significar que todo va bien. Eso no es así, puesto que la no denuncia suele atribuirse a una falta de confianza de los empleados en el procedimiento de denuncia de la empresa. Así pues, es importante que las empresas hagan todo lo posible para facilitar la recepción de denuncias: crear una cultura empresarial de confianza, proporcionar canales razonables en todos los idiomas pertinentes y canalizar eficazmente las comunicaciones dentro de la empresa. Si, aun así, no se reciben denuncias, es que realmente la empresa lo está haciendo todo bien.

    ¿Debemos permitir los denuncias anónimas?

    Totalmente. El Informe sobre la denuncia de irregularidades 2019 muestra que más de la mitad de las denuncias iniciales recibidas por las empresas que permiten la denuncia anónima son, efectivamente, anónimas. Esto se debe a que la protección legal de los denunciantes está mejorando gradualmente, y muchas empresas ya aseguran que los alertadores no se enfrentarán a ninguna consecuencia negativa. Sin embargo, los estos se encuentran en una situación de gran incertidumbre antes de su primera denuncia: ¿Qué desencadenará mi denuncia? ¿Quién leerá el informe? ¿Quién participará en una investigación interna? ¿Es verdad que no debo temer ninguna consecuencia negativa? El umbral de inhibición de los alertadores se corresponde con la satisfacción obtenida al saber que uno puede denunciar de forma anónima.

    Por otro lado, la desventaja de habilitar la denuncia anónima es que, por lo general, no permite la comunicación entre el denunciante y la empresa, lo que dificulta el esclarecimiento exhaustivo de cualquier incidente, sobre todo si se carece de información importante que solo puede obtenerse a través del notificador. Al fin y al cabo, el anonimato es especialmente importante para muchos alertadores. Por lo tanto, se les debe dar la opción de enviar mensajes anónimos, ya que en última instancia existen soluciones que hacen posible el diálogo anónimo.

    A la hora de elegir un canal de denuncia, las empresas deben asegurarse de que las comunicaciones entre el denunciante y la empresa también puedan realizarse de forma anónima para dirigirse a un círculo más amplio de posibles alertadores.

    Nuestro canal de denuncia digital EQS Integrity Line le ayuda a reducir los riesgos en su empresa.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Director General de Cumplimiento Corporativo – EQS Group | Moritz Homann es responsable del departamento de productos de Cumplimiento Corporativo en EQS Group. En su función, supervisa el desarrollo estratégico de soluciones digitales adaptándolas a las necesidades de los responsables de cumplimiento en todo el mundo.

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