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Comment le coronavirus bouleverse le quotidien des responsables de la conformité ?

Qu’est-ce que ces changements impliquent pour les responsables de la conformité ?

Moritz Homann Moritz Homann

    Qui aurait pu imaginer qu’une nouvelle souche de virus se transformerait en quelques semaines en pandémie et entraînerait des restrictions considérables de la vie publique ? Pour beaucoup, le travail au quotidien a considérablement changé depuis l’apparition du coronavirus et des millions d’employés doivent désormais travailler depuis leur domicile. Cette situation implique de nombreux challenges pour les départements conformité.

    COVID-19 : Questions juridiques pour les employeurs et les employés

    Le coronavirus soulève de nombreuses questions juridiques :

    • En tant qu’employeur puis-je rendre le télétravail obligatoire pour tous mes employés ?
    • En cas d’infection, quelle personne doit être informée et quand ?
    • Les employés peuvent-ils s’absenter du travail pour organiser une garde d’enfants en raison de la fermeture des écoles ?

    Le site du Ministère du Travail répond à ces questions dans une page dédiée et intitulée : Coronavirus : Questions/réponses pour les entreprises et les salariés

    Mais ce n’est pas tout : le SRAS-CoV-2 a aussi temporairement introduit une nouvelle façon de travailler. Les employés ne viennent plus au bureau et les réunions en face à face ne sont plus autorisées. Quel est l’impact sur le travail des responsables de la conformité ? Les départements conformité doivent être en contact étroit avec les employés afin de leur communiquer les informations récentes importantes, en particulier à cette époque où les règles changent quotidiennement.

    Communication et formation en matière de conformité

    Si ce n’est pas déjà chose faite, le moment est venu pour les responsables de la conformité d’utiliser les canaux de communication disponibles en interne. La communication au quotidien peut être maintenue par téléphone, mais également à l’aide d’outils utilisés dans de très nombreuses entreprises comme Microsoft Teams, Skype, Slack.

    Ces outils offrent également la possibilité de communiquer en vidéo : ce qui est particulièrement important dans cette période où il n’est pas possible d’organiser des réunions en présentiel. Cela est particulièrement utile pour aborder les questions d’éthiques potentiellement sensibles que les employés préfèrent poser directement à leurs responsables de la conformité. Ces outils peuvent également être utilisés en période de télétravail pour organiser des réunions à distance et des discussions en équipe, pour répondre aux questions individuelles des employés sur des sujets de conformité et pour communiquer sur des rapports de situation auprès du Conseil d’Administration.

    Cependant, dès lors qu’il faut communiquer avec un plus grand nombre d’employés ces outils atteignent leurs limites. Surtout en période d’incertitude avec la crise du coronavirus, il peut être judicieux d’organiser des groupes de discussion avec l’ensemble des employés d’une business unit ou à l’échelle du groupe afin qu’ils puissent poser des questions. Les options pour ces réunions comprennent le Webcast  (la retransmission audio d’événements sur internet et nécessitant des présentations ou la retransmission vidéo en direct). Conçus à l’origine pour la communication avec les investisseurs, les webcasts constituent aujourd’hui un outil puissant pour les responsables de la conformité.

    S’il ne s’agit pas “uniquement” d’une communication à sens unique – c’est-à-dire des communications au sujet de nouvelles réglementations, de nouvelles procédures ou autres – alors l’intranet et si nécessaire la diffusion par e-mail vers une liste de contacts restent de bonnes options. L’important est de garder les canaux de communication ouverts, de communiquer de manière proactive et de toujours laisser aux employés la possibilité de poser des questions.

    Autre effet du coronavirus : la formation en présentiel sur des sujets de conformité, qui est par ailleurs un format très apprécié, doit dans un premier temps être annulée. Nous vous conseillons de vérifier au contraire la possibilité de mettre en place de telles formations avec les outils mentionnés ci-dessus. Certains de ces outils peuvent même être utilisés pour afficher des tableaux blancs numériques ou des cartes conceptuelles, afin qu’il y ait une interaction entre le présentateur et les participants. Recourir aux formations en ligne, qui idéalement existent déjà dans l’entreprise, peut s’avérer être un bon complément.

    Assurer la confidentialité des communications lors de la notification d’incidents

    Les manquements à la conformité ne diminueront pas avec l’augmentation du nombre d’employés travaillant depuis leur domicile, en fait, le contraire pourrait même être vrai : si les collègues, les supérieurs hiérarchiques et auditeurs ne sont plus présents physiquement cela pourrait même entraîner une baisse du seuil d’inhibition des violations.

    Dans le même temps, il ne sera pas possible dans un avenir proche de contacter personnellement et dans un climat de confiance un responsable de la conformité afin de signaler un manquement. En outre, de nombreux lanceurs d’alerte préfèrent rester anonymes par crainte de représailles. Notre étude sur les systèmes d’alertes professionnelles dans les entreprises, réalisée en collaboration avec l’Université HTW de Coire a montré que 60% des lanceurs d’alerte restent anonymes si cette possibilité existe.

    Les alertes anonymes ne sont possibles que par le biais d’une plateforme digitale d’alertes professionnelles. Ces systèmes sont également le canal idéal pour le “nouveau” monde du travail : ils peuvent être utilisés de n’importe où, sont disponibles 24 heures sur 24 et ce sans recourir à des centres d’appel ou des systèmes internes.

    Repenser les procédures de conformité : politiques, cadeaux et invitations, contrôle des partenaires commerciaux, etc.

    De nombreuses entreprises impriment encore les politiques, les remettent en mains propres aux nouveaux employés qui doivent les renvoyer signées. En période de télétravail, ce processus est difficile à mettre en œuvre. Bien sûr, vous pouvez diffuser vos politiques par e-mail, mais combien d’employés possèdent une imprimante à la maison, sans parler d’un scanner ?

    Une solution digitale de gestion des politiques est beaucoup plus simple à utiliser. Avec des outils tels que EQS Policy Manager, les entreprises peuvent facilement digitaliser leurs politiques et procédures internes et les diffuser à tous leurs employés et ce juste en cliquant sur un bouton. Cette diffusion peut être également ciblée vers des employés d’un pays ou d’un département spécifique. Ainsi les employés peuvent confirmer en un clic avoir lu les politiques puis l’information est automatiquement enregistrée. Les nouveaux employés peuvent également recevoir toutes les politiques les concernant au format numérique. Cela permet de gagner un temps considérable, non seulement pour le département conformité, mais aussi pour les équipes des ressources humaines et pour chaque employé.

    Autre avantage : les employés accèdent aux politiques pertinentes depuis n’importe où et à n’importe quel moment, et consultent toujours la version la plus récente. C’est extrêmement important, surtout lorsque les règles changent rapidement, comme c’est le cas en ce moment, et qu’il faut adapter les politiques sur la sécurité au travail, le télétravail, les voyages d’affaires…. Lorsque les politiques actuelles sont mises à jour, tous les employés concernés sont automatiquement informés par le système.

    En outre, la crise du coronavirus donne l’occasion de mettre à l’épreuve d’autres procédures de conformité : Les cadeaux et invitations ont-ils déjà été vérifiés et approuvés de manière digitale ? Les nouveaux partenaires commerciaux sont-ils déjà contrôlés digitalement et approuvés automatiquement ? Dans le cas contraire, les responsables de la conformité doivent considérer la situation comme une opportunité de digitaliser leur programme de conformité, indépendamment de la paperasse et des procédures rigides.

    Voyez la crise comme une opportunité

    Personne ne pouvait prévoir la propagation rapide du nouveau coronavirus. Il faut espérer que les mesures prises ralentiront considérablement sa progression et nuiront au moins grand nombre de personnes. Toutefois, la crise actuelle offre également aux responsables de la conformité l’occasion de faire avancer la digitalisation des programmes de conformité, ce qui leur permet non seulement de rester opérationnels en temps de crise et de maîtriser les risques de non-conformité, mais aussi d’assurer de manière générale la pérennité de l’entreprise.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann est responsable du département des produits de conformité des entreprises au sein d’EQS Group. Dans cette fonction, il supervise le développement stratégique de solutions de flux de travail numériques adaptées aux besoins des responsables de la conformité dans le monde entier.

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