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Qu’est-ce qu’un dispositif d’alerte interne ? – La conformité en bref

Le dispositif d'alerte interne constitue un sujet très actuel pour les professionnels de la conformité. Découvrez ici tout ce que vous devez savoir.

Sabine Stöhr Sabine Stöhr

    Les grands scandales tels que ceux de Wirecard et du « dieselgate » ont une fois de plus placé le sujet du lancement d’alerte sous les feux des projecteurs. Les législateurs font pression pour renforcer les réglementations – la plus récente étant la Directive Européenne sur la protection des lanceurs d’alerte que les pays européens sont en train de transposer en droit national. Dans ce contexte, le terme « dispositif d’alerte interne » apparaît souvent. Qu’est-ce qu’un dispositif d’alerte interne et quels sont les canaux de signalement autorisés par la loi ? Quelles entreprises doivent mettre en mettre en place un canal de signalement et comment contribue-t-il à un système efficace de gestion de la conformité ? Dans cet article, nous répondons à toutes ces questions.

    Dispositif d’alerte interne : définition

    La Chambre de commerce internationale (CCI) précise que l’objectif d’un dispositif d’alerte interne est de « recevoir et traiter, au stade le plus précoce possible, toutes les alertes concernant tout fait, avéré ou soupçonné à juste titre, de violation des lois et règlements en vigueur (ou) du code de conduite de l’entreprise ».

    Le dispositif d’alerte interne peut prendre de nombreuses formes différentes, notamment celles de hotlines téléphoniques, de médiateurs, de plateformes digitales ou de systèmes combinant plusieurs canaux différents.

    Comment fonctionne un dispositif digital d’alerte interne ?

    Un dispositif digital d’alerte interne est une solution logicielle que les lanceurs d’alerte peuvent utiliser pour déposer une alerte – via un site web, par exemple. Il est donc facile d’intégrer ce canal de signalement dans un système de gestion de la conformité existant. Il est également accessible à tout moment et en tout lieu et constitue un point de contact central pour les lanceurs d’alerte. Lors du signalement, les lanceurs d’alerte remplissent un formulaire exigeant des informations importantes sur l’alerte. Les lanceurs d’alerte sont libres de renseigner leurs données personnelles ou de rester anonymes. Dans le dernier cas de figure, le canal de signalement crée une boîte aux lettres par le biais de laquelle la personne en charge du dossier peut communiquer avec le lanceur d’alerte sans que celui-ci n’ait à révéler son identité. Lorsque le responsable de la conformité reçoit une alerte, il l’examine et prend les mesures nécessaires.

    Quels avantages les entreprises peuvent-elles tirer du dispositif d’alerte interne ?

    Les entreprises et les organisations sont actuellement confrontées à de nouveaux défis en matière de conformité. Les États membres de l’UE sont en train de transposer la Directive Européenne sur la protection des lanceurs d’alerte en droit national. À partir du 17 décembre 2021, les entreprises de plus de 250 salariés devront mettre en place un dispositif d’alerte professionelle. À partir de fin 2023, cette obligation s’appliquera également aux petites entreprises de 50 à 249 salariés. La directive s’applique par ailleurs aux autorités, agences et établissements publics ainsi qu’aux villes et municipalités de plus de 10 000 habitants.

    Toutefois, l’investissement dans un dispositif d’alerte interne ne doit pas être simplement considéré comme une obligation coûteuse. Il est bénéfique à de nombreux titres pour une organisation.

    La mise en place d’un dispositif d’alerte interne signifie qu’une entreprise :

    • respecte les exigences réglementaires,
    • protége ses employés et se protége contre d‘éventuelles sanctions / risques réputationnels,
    • améliore son image auprès de ses clients, partenaires, investisseurs, banques et collaborateurs,
    • renforce son professionnalisme,
    • promeut une culture de la prise de parole,
    • se protège de scandales,
    • détecte les risques plus tôt et donc
    • peut prendre des mesures proactives et à un stade précoce contre toute infraction.

    Quels intérêts ont les entreprises à choisir un dispositif digital d’alerte interne ?

    Lorsqu’elle met en place un dispositif d’alerte interne, une organisation dispose de plusieurs options concernant le type de canal, qu’il soit mis en œuvre seul ou en combinaison : téléphone, e-mail, boîte aux lettres physique, médiateur ou solution digitale. Ces canaux diffèrent principalement au niveau de l’accessibilité pour les lanceurs d’alerte et des possibilités de communication confidentielle. Une plateforme digitale offre plusieurs avantages par rapport aux autres canaux.

    Une canal de signalement digital :

    • est accessible dans le monde entier et à tout moment
    • autorise un signalement anonyme
    • permet le traitement confidentiel des alertes
    • garantit le cryptage des données
    • garantit une gestion efficace et une documentation
    • facilite l’analyse des alertes à des fins statistiques

    Dispositif d’alerte interne : FAQs

    À combien d’alertes dois-je m’attendre ?

    Selon notre étude sur les alertes professionnelles réalisée en 2019, plus de la moitié des entreprises interrogées ont reçu des signalements. Les entreprises de plus de 250 salariés ont reçu en moyenne 65 alertes par an quant aux entreprises de 20 à 49 employés, elles en ont reçu en moyenne 16 par an. Une alerte sur deux reçue par les entreprises interrogées s’est avérée pertinente.

    Dois-je autoriser le signalement anonyme ?

    Absolument. Notre Rapport 2019 sur les alertes professionnelles montre que pour les entreprises qui ont autorisé l’anonymat, plus de la moitié des alertes ont été soumises de manière anonyme. En effet, de nombreux lanceurs d’alerte se sentent en insécurité et craignent des représailles, l’intimidation ou la perte d’emploi.

    Combien de temps faut-il pour mettre en place un dispositif d’alerte interne ?

    Selon l’étendue des fonctionnalités souhaitées, la mise en place d’un dispositif digital d’alerte interne peut prendre de quelques jours à environ quatre à six semaines.

    Comment une entreprise peut-elle garantir l’anonymat et un maximum de sécurité aux lanceurs d’alerte ?

    Seules les plateformes digitales d’alerte internes permettent l’anonymat et offrent une sécurité maximale ainsi qu’une conformité au RGPD. Les plateformes digitales permettent d’anonymiser toutes les données personnelles si nécessaire et répondent également, dans le meilleur des cas, aux critères de sécurité de la certification ISO.

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    Sabine Stöhr
    Sabine Stöhr

    Senior Product Manager – EQS Group | En tant que chef de produit senior pour EQS Integrity Line Sabine est experte dans la mise en œuvre de dispositifs d’alertes internes. Elle est basée dans notre bureau de Zurich.

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