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Politiques et procédures internes : Comment un outil digital peut vous aider

Comment un outil digital peut vous aider à gérer et communiquer efficacement vos politiques et procédures internes auprès des salariés.

Moritz Homann Moritz Homann

    Ceux qui ont la responsabilité de créer, mettre à jour et diffuser des politiques savent combien il est difficile de gérer de manière optimale l’ensemble des activités relatives à ces politiques. De plus, les gestionnaires de ces politiques ont du mal à évaluer leurs adoptions par les salariés comme par exemple si elles ont été lues, comprises et approuvées.

    Ce casse-tête est pourtant facile à éviter. Ce casse-tête est pourtant facile à éviter. Une première étape consiste à introduire un « cycle de vie des politiques » permettant d’établir une structure pour le traitement des politiques. Pour une gestion efficace de vos politiques, un outil digital est indispensable. Il vous permettra de maintenir une vue d’ensemble et vous fera de gagner un temps précieux. Voici quelques conseils pour la gestion de vos politiques :

    1. Centralisez votre gestion des politiques

    Un outil digital permet de centraliser l’ensemble des politiques ainsi que la documentation sur les normes et les procédures à suivre. Cela vous permet de conserver une trace de tous les documents. Vous pouvez également mettre différentes politiques en lien les unes avec les autres ou les catégoriser. La gestion centralisée représente des avantages pour les gestionnaires de politiques mais également pour les salariés dans la mesure où il devient plus simple de retrouver une politique recherchée.

    2. Standardisez le processus de création des politiques

    Un outil de gestion des politiques standardise le processus de création. En configurant des modèles dans le système, vous standardisez la structure et le plan général de toutes vos politiques. Aussi, la gestion des rôles et des autorisations simplifie la collaboration entre toutes les personnes impliquées dans la création d’une politique (p. ex. les gestionnaires, auteurs, approbateurs).

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    3. Diffusez à tous les salariés en un seul clic

    Un outil digital de gestion des politiques simplifie l’envoi à tous les salariés, nouveaux ou existants. Une fois qu’un salarié a lu et compris la politique, il peut le confirmer en un seul clic. Une connexion avec votre système RH assure la mise à jour constante des données de vos salariés.

    4. Gagnez du temps grâce à l’automatisation

    La gestion manuelle des politiques est certes possible mais considérablement chronophage. Vous pouvez utiliser un système de gestion des politiques pour automatiser la gestion des différentes versions et leur archivage. Des rappels automatiques peuvent également être paramétrés dans le système. Ainsi, vous pouvez par exemple envoyer des rappels aux salariés qui n’ont pas encore lu et confirmé une politique. Il est également possible de demander aux responsables d’actualiser des politiques à intervalles réguliers.

    5. Mesurez et augmentez l’efficacité des politiques

    Avec un outil de gestion des politiques, vous élaborez en un seul clic des rapports complets (pouvant être destinés à des audits par exemple) recensant le taux de confirmation d’une politique. L’outil vous permet également d’améliorer la compréhension de vos politiques internes par vos salariés (augmentant ainsi votre degré de conformité) en ajoutant des documents de formation supplémentaires si nécessaire (des tutos ou des vidéos par exemple).

    Un outil digital de gestion des politiques apporte une aide précieuse aux gestionnaires de politiques et ce à chaque étape du cycle de vie de la politique. Cela permet de gagner en efficacité et surtout d’améliorer la qualité de la gestion des politiques.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann est responsable du département des produits de conformité des entreprises au sein d’EQS Group. Dans cette fonction, il supervise le développement stratégique de solutions de flux de travail numériques adaptées aux besoins des responsables de la conformité dans le monde entier.

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