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5 consigli per gestire il vostro programma di controllo durante COVID-19

Cosa considerare durante COVID-19 e più in generale

Gerald Chifamba Gerald Chifamba

    Ora che siamo a metà aprile 2020, la maggior parte delle giurisdizioni sono state chiuse per un certo numero di settimane a causa di COVID-19. Molte organizzazioni hanno già dovuto prendere decisioni difficili, tra cui il licenziamento del personale o la messa in aspettativa. Per le società quotate in borsa, le decisioni hanno incluso anche il mancato pagamento di un dividendo e, per alcune, la decisione di raccogliere più capitale. In questi tempi senza precedenti e forse non sorprende che i nostri clienti abbiano visto aumentare il volume delle denunce.

    Mentre i canali di segnalazione delle denunce sono una parte cruciale di qualsiasi programma di compliance ed etica, ora più che mai sono il vostro collegamento diretto con i dipendenti e gli altri stakeholder. Poiché il lavoro a distanza è diventato la norma, la visibilità per i team di compliance è diminuita e quindi fare affidamento sui dipendenti per segnalare comportamenti scorretti e preoccupazioni etiche è diventato cruciale.

    Dato che i piani di continuità aziendale sono ora saldamente in atto nella maggior parte delle organizzazioni e anche se probabilmente abbiamo ancora un certo numero di settimane di blocco davanti a noi, abbiamo voluto prenderci un momento per rivedere e riassumere alcune considerazioni chiave a cui pensare quando si tratta del vostro programma di intervento.

    1. Comunicate in modo proattivo i vostri canali di segnalazione

    Come parte del vostro piano di comunicazione interna, assicuratevi che ai dipendenti (ed eventualmente ad altri stakeholder) siano ricordati i vostri canali di segnalazione.

    L’obiettivo generale di qualsiasi programma di speak up è quello di rendere il più semplice possibile la segnalazione dei dipendenti, mettendo a disposizione diversi canali. Infatti, il nostro Whistleblowing Report del 2019 ha rivelato che le migliori pratiche sono state realizzate con almeno tre canali.

    Mentre nella maggior parte delle organizzazioni parlare con il manager di linea sarebbe l’opzione preferita, questo non è sempre possibile. Per questo motivo è fondamentale assicurarsi di disporre di altri canali, come un modulo web e una hotline telefonica, che garantiscano la riservatezza e l’anonimato. È importante, se si utilizza un fornitore di terze parti, assicurarsi che le misure di continuità operativa siano in atto e che possa gestire i rapporti in arrivo.

    2. Esaminate le vostre policy e procedure di intervento

    Ci sono molte cose in ballo al momento e le priorità sono in continuo cambiamento. In questo contesto, rivedere le vostre politiche e procedure di intervento può non sembrare una priorità. Tuttavia, trascurare questo aspetto potrebbe avere effetti negativi.

    In primo luogo, assicuratevi che la vostra politica sia aggiornata. Più specificamente, assicuratevi che: i canali di segnalazione siano corretti, la policy tenga conto di cosa fare quando si lavora a distanza e di cosa i reporter devono aspettarsi quando presentano una segnalazione.

    In secondo luogo, assicuratevi che le vostre procedure di indagine e i vostri piani d’azione rimangano pertinenti alla situazione attuale. Poiché i team di compliance e di etica lavorano a distanza, c’è il rischio che le segnalazioni passino inosservate e ciò potrebbe avere gravi conseguenze per la vostra organizzazione. È particolarmente importante, in questo periodo di incertezza, che i processi di indagine siano solidi e che le segnalazioni ricevano una risposta tempestiva.

    Altre domande da considerare:

    • Le misure da adottare durante un’indagine devono essere adeguate?
    • Come saranno condotte le interviste?
    • Qualcuno di chiave del processo è stato licenziato o messo in aspettativa e quindi, chi si assumerà la responsabilità?
    • Potete continuare a garantire la riservatezza?

    Se la vostra organizzazione non ha procedure chiare quando si tratta di indagini, questo è un buon momento per metterle in atto.

    3. Esaminare le relazioni presentate

    Esaminare regolarmente le relazioni presentate. Inserendo il tempo in agenda a intervalli periodici (la frequenza può essere determinata in base a ciò che è giusto per la vostra organizzazione) sarete in grado di identificare le tendenze. Alcune domande da considerare:

    • Il numero di segnalazioni è aumentato o diminuito rispetto agli anni precedenti?
    • Quali sono i rischi che si presentano e ci sono nuove aree di rischio?
    • Ci sono punti ciechi all’interno dell’organizzazione in termini di valutazione del rischio e formazione?
    • La formazione in determinati settori deve essere adattata o riassegnata?
    • È quindi necessario un approccio diverso alla formazione in queste circostanze? Per esempio, considerate se è possibile aggiungere al vostro piano di comunicazione qualche informazione o formazione in formato bit.

    4. Digitalizzare i processi

    È chiaro che mentre tutti lavorano in remoto, avere sistemi online che consentono di lavorare in collaborazione con la gestione delle autorizzazioni, flussi di lavoro chiari, canali di comunicazione sicuri e archiviazione dei documenti non è mai stato così importante. L’utilizzo della posta elettronica e dell’archiviazione tradizionale dei documenti è aperto all’errore umano che può facilmente mettere a rischio la riservatezza di un caso.

    Assicuratevi quindi che i vostri sistemi e processi siano robusti e non aumentino il rischio di violazioni della privacy dei dati.

    5. Costruire la fiducia

    In questo periodo senza precedenti, le organizzazioni hanno l’opportunità di costruire la fiducia con i loro dipendenti e le parti interessate. Comunicare in modo proattivo, chiaro e trasparente aiuta a costruire la fiducia. Dimostrando di essere aperti, disponibili a gestire le segnalazioni quando arrivano e rispondendo in modo appropriato, dimostreranno ai dipendenti che le loro preoccupazioni vengono prese sul serio e che si agisce di conseguenza.

    Il sistema digitale di segnalazione digitale EQS Integrity Line fornisce un’efficiente gestione dei rischi

    Gerald Chifamba
    Gerald Chifamba

    Sales and Business Development Executive – EQS Group | Gerald Chifamba assiste le aziende internazionali con sistemi di gestione dell’etica e della conformità, in particolare per quanto riguarda le denunce e la gestione delle politiche. Prima di entrare a far parte di EQS Group, ha lavorato in FinTech per un agente di cambio sfidante nel marketing della crescita. È membro del consiglio di amministrazione di uno dei più grandi enti di beneficenza per giovani senzatetto di Londra.

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