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Perché le aziende dovrebbero consentire la segnalazione anonima

5 motivi per l'utilizzo di canali di segnalazione anonimi in azienda

Giuseppe Gaiotti Giuseppe Gaiotti

    Che cos’è la segnalazione anonima?

    La segnalazione anonima è un processo in base al quale le persone possono presentare una segnalazione di denuncia senza rivelare la loro identità. Per garantire l’anonimato del segnalante, le aziende devono garantire che la persona che effettua la segnalazione non possa essere identificata da attributi personali (come il reparto di lavoro, l’indirizzo IP, il numero di telefono, la voce, lo stile di scrittura, ecc.). Inoltre, tutti i dati trasferiti dalla persona devono essere elaborati e conservati in modo criptato.

    Quali sono dunque gli argomenti a favore dei canali di segnalazione anonimi?

    • È meglio per il segnalante
      L’anonimato aiuta ad abbassare la soglia di inibizione per i whistleblowers. Di norma, è la prima e unica volta che un dipendente deve fare un rapporto e naturalmente c’è molta incertezza. Potrebbero temere conseguenze negative, quindi parlare a voce alta è un passo davvero coraggioso da compiere.Le ricerche suggeriscono che i whistleblowers preferiscono un canale anonimo. Secondo il Whistleblowing Report 2019, per le aziende che offrono la possibilità di effettuare segnalazioni in forma anonima, il 58% delle segnalazioni iniziali sono state presentate in forma anonima.

      Dare alle persone la possibilità di rimanere anonime quando segnalano le loro preoccupazioni aiuterà a costruire la fiducia nel processo di denuncia. Comunicare alle persone che affrontare un problema è più importante che identificare qualcuno.

    • Gli informatori spesso si identificano in seguitoSecondo Whistleblowing Report 2019, un terzo delle persone che hanno scelto di presentare il loro rapporto in forma anonima ha anche scelto di rivelare la propria identità durante la successiva indagine, dimostrando che le persone si sentono più a proprio agio una volta instaurata la fiducia.
    • È meglio per l’azienda

      Se un informatore teme ritorsioni e conseguenze, è logico che abbia meno probabilità di fare rapporto. L’azienda perde quindi informazioni potenzialmente cruciali e gli eventuali danni possono essere significativamente maggiori per l’azienda. Permettere la segnalazione anonima abbatte le barriere, incoraggia il maggior numero di persone a farsi avanti e quindi offre alle aziende il massimo grado di protezione dai rischi.
    • Non porta a segnalazioni abusiveUna preoccupazione spesso espressa sui sistemi di denuncia anonimi è il timore che essi possano essere utilizzati in modo improprio da chi fa la denuncia, ad esempio per effettuare segnalazioni false o diffamatorie destinate a danneggiare i singoli dipendenti o l’azienda. La valutazione statistica dettagliata nel Whistleblowing Report 2019, tuttavia, indica che la possibilità di inviare segnalazioni in forma anonima non ha alcuna influenza sulla percentuale di segnalazioni abusive.
    • È ora disponibile un sistema che garantisce una comunicazione bidirezionale e protegge l’anonimatoQuando si stabilisce un canale di denuncia, le aziende hanno un’ampia scelta di canali di segnalazione da prendere in considerazione. La cassetta postale, la casella di posta elettronica o i canali telefonici sono certamente i canali più veloci ed economici da impostare, ma – anche se l’anonimato per l’informatore che utilizza questi canali non è impossibile – non può essere garantito. Nel caso di una cassetta postale, gli informatori potrebbero aver bisogno di pensare troppo attentamente a quando, durante il giorno, spedire la loro lettera in modo da non essere visti. Le e-mail possono essere tracciate e le voci possono essere riconosciute al telefono.

      Tuttavia, esistono ora sul mercato nuovi strumenti digitali che proteggono l’identità degli informatori e consentono comunicazioni a due vie. Questi sistemi consentono inoltre ai whistleblowers di inviare file e documenti di supporto in modo sicuro, nel caso in cui la persona che gestisce il rapporto richieda ulteriori informazioni di supporto.

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    Dovrei implementare canali di segnalazione anonimi anche se la nuova Direttiva UE sugli informatori fornirà una migliore protezione per gli informatori?

    La nuova Direttiva UE sulla protezione degli informatori non specifica come le aziende debbano trattare le segnalazioni anonime, ma chiarisce che le aziende devono mantenere riservata l’identità dell’informatore (e saranno soggette a sanzioni in caso di violazione).

    La mia chiara raccomandazione è di optare per un canale di segnalazione anonimo. Anche se la Direttiva UE protegge gli informatori da svantaggi, come il licenziamento o il degrado della persona trasferendola in altri reparti, non c’è alcuna salvaguardia contro le conseguenze negative “morbide” – gli sguardi nel corridoio dell’ufficio o il non essere più invitati a bere una birra dopo il lavoro. Nessuna direttiva o legge può proteggere un informatore da questo – ma l’anonimato sì. Fino a quando non vivremo un cambiamento nella culturale globale, in cui gli informatori non saranno più visti come traditori, ma come “eroi”, l’anonimato rimarrà estremamente importante come protezione aggiuntiva.

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    Giuseppe Gaiotti
    Giuseppe Gaiotti

    Head of Client Services – EQS Group | Giuseppe è responsabile del mercato italiano. Ha sede nella nostra sede di Londra.

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