Costruire un workflow TPRM difendibile
Come EQS può aiutarvi a concentrarvi su ciò che conta davvero
Progettare un workflow efficace di Third-Party Risk Management (TPRM) richiede una rigorosa definizione delle priorità. I team Compliance si trovano ad affrontare un universo in continua espansione di terze parti: fornitori, subappaltatori, distributori, agenti, rivenditori, consulenti e persino alcune categorie di clienti. Ognuno porta con sé un profilo di rischio specifico e richiede un approccio proporzionato, difendibile ed efficiente.
L’obiettivo di un software di gestione dei rischi legati alle terze parti è aiutare i team Rischi a concentrare il proprio tempo sulle terze parti e sui fattori di rischio che contano davvero.
Principali spunti per i Compliance Officer
- Dare priorità tramite l’automazione: Utilizzate dati automatizzati per classificare immediatamente le terze parti. Questo garantisce che le entità ad alto rischio ricevano l’attenzione necessaria, mentre i fornitori a basso rischio avanzano rapidamente.
- Allineamento normativo: Costruite workflow che rispondano in modo specifico ai requisiti di normative come la CSDDD, utilizzando valutazioni di rischio modulari invece di un approccio unico e standardizzato.
- Difendibilità unificata: Integrate la gestione di policy e procedure direttamente nel processo di due diligence. Questo crea un unico audit trail che comprende sia la valutazione del rischio sia l’attestazione del codice di condotta del fornitore.
- Monitoraggio dinamico: Superate i controlli una tantum. Implementate rivalutazioni basate su trigger che reagiscono immediatamente a nuove sanzioni o a notizie negative.
Come EQS può aiutarvi a progettare il workflow TPRM più adatto
1. Definire il perimetro del vostro ecosistema di terze parti
Un workflow maturo inizia con una definizione precisa del perimetro. Molte organizzazioni iniziano strutturando i propri programmi attorno ai fornitori. Tuttavia, i moderni quadri normativi richiedono una visione più ampia. Le normative anticorruzione devono considerare intermediari e agenti; le regole sulle sanzioni riguardano anche i clienti operanti in aree geografiche ad alto rischio; le responsabilità ESG e in materia di diritti umani si estendono ai subfornitori indiretti.
Un workflow ben progettato deve supportare una categorizzazione distinta. La classificazione delle tipologie di relazione sin dall’inizio garantisce che la valutazione del rischio rispecchi la natura reale del rapporto.
2. Utilizzare dati di rischio preliminari per un triage intelligente
La prima vera decisione in qualsiasi processo di conformità riguarda la profondità dell’analisi. Un punteggio di rischio preliminare permette di effettuare un triage efficace.
Il vostro software deve raccogliere dati critici come la geografia, il settore industriale, l’interazione con enti governativi e il rischio di dipendenza commerciale. Deve poi tradurli in un calcolo preliminare del rischio che sia difendibile. Questo passaggio automatizzato garantisce che gli agenti ad alto rischio vengano esaminati con un livello di approfondimento superiore rispetto ai fornitori a basso rischio.
3. Stabilire livelli di rischio realmente operativi
La definizione dei livelli di rischio trasforma i dati grezzi in logiche operative. È possibile utilizzare un sistema semplice a tre livelli oppure una matrice più granulare. Ogni livello deve attivare un percorso di due diligence specifico e proporzionato.
Basso rischio: Automatizzare lo screening delle sanzioni e la verifica societaria di base.
Rischio medio: Attivare il controllo di notizie avverse, la mappatura della proprietà, un questionario breve e l’attestazione delle policy.
Alto rischio: Richiedere una due diligence rafforzata, indagini indipendenti e potenzialmente audit in loco.
4. Allineare la due diligence ai requisiti della CSDDD
La due diligence è un insieme di strumenti. Per le aziende europee, questo insieme deve affrontare in modo specifico la prossima CSDDD.
Il vostro workflow deve integrare moduli dedicati a queste normative. Ciò include un’analisi dei rischi astratta e automatizzata per i rischi in materia di diritti umani e ambiente, seguita — quando necessario — da una valutazione concreta del rischio del fornitore. La piattaforma deve garantire modularità, consentendovi di attivare questionari ESG specifici o la mappatura dell’UBO (Ultimate Beneficial Owner) solo quando il profilo di rischio lo richiede.
5. Adottare un modello ibrido tra attività interne ed esternalizzate
I programmi TPRM strategici utilizzano spesso un modello ibrido per bilanciare controllo e rapidità. I team interni mantengono il controllo, il contesto e la memoria istituzionale. I provider specializzati di due diligence offrono capacità di ricerca globale per verifiche ad alto impatto.
Una piattaforma di livello enterprise integra questi approcci. Vi permette di assegnare attività agli utenti interni e, allo stesso tempo, attivare richieste verso fornitori esterni di due diligence. Il sistema registra tutti i risultati all’interno di un’unica traccia di audit.
6. Strutturare la governance e documentare le decisioni
L’approvazione è un’attività di governance con marca temporale. La decisione deve essere trasparente, documentata ed esplicitamente collegata al livello di rischio e alle evidenze raccolte.
Il vostro software deve supportare approvazioni multilivello. Deve instradare le decisioni dal responsabile di area alla Compliance fino al comitato rischi, in base al livello di rischio. In questo modo si garantisce la segregazione dei compiti e si evita che una terza parte ad alto rischio venga attivata senza il livello corretto di autorizzazione.
7. Collegare i rischi delle terze parti alla gestione delle policy
La gestione del rischio si basa su aspettative chiare. Dovete assicurarvi che le terze parti comprendano e accettino i vostri standard di conformità prima dell’onboarding.
EQS Compliance Cockpit vi consente di integrare le vostre Policy direttamente nel workflow TPRM. Potete distribuire automaticamente il Codice di Condotta per i fornitori o le linee guida anticorruzione durante il processo di due diligence. Il sistema traccia la ricezione e l’attestazione di questi documenti direttamente nel profilo del fornitore. Questo crea una traccia di audit unificata che combina la valutazione del rischio e la conferma delle policy.
8. Operativizzare le approvazioni condizionate
Molte terze parti rientrano in una categoria “condizionatamente accettabile”. In questi casi, il workflow deve imporre misure di mitigazione del rischio prima dell’attivazione.
La piattaforma deve tracciare queste condizioni: clausole contrattuali rafforzate, attestazione delle policy, certificazioni, requisiti formativi specifici, controlli di onboarding, impegni di monitoraggio o garanzie finanziarie aggiuntive. Il sistema deve impedire l’attivazione finale della terza parte finché tali mitigazioni non siano state verificate e documentate.
9. Mantenere un programma di rivalutazione dinamico
Il rischio evolve: cambiano le proprietà, emergono segnali di difficoltà finanziaria, mutano le condizioni geopolitiche.
Il vostro workflow deve includere un ciclo di rivalutazione dinamico, altrettanto basato sul rischio quanto il workflow iniziale. Le relazioni a basso rischio possono essere riviste ogni due anni, mentre le entità ad alto rischio richiedono un monitoraggio automatizzato continuo. Le rivalutazioni basate su trigger garantiscono che nuove segnalazioni negative o hit sulle liste sanzionatorie riattivino immediatamente il processo di verifica. Questo mantiene alta la vostra postura difensiva.