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Perché l`e-mail è un metodo di segnalazione whistleblowing a rischio

Tre motivi per cui un indirizzo e-mail non è un buon modo per segnalare pratiche commerciali irregolari.

Giuseppe Gaiotti Giuseppe Gaiotti

    Molte aziende decidono di implementare un semplice indirizzo e-mail e casella di posta in arrivo per la creazione di un sistema di segnalazione whistleblowing. Questa opzione può essere configurata rapidamente ed è economica. Nonostante questi vantaggi, implementare un canale di segnalazione via e-mail potrebbe essere un grosso errore, con gravi conseguenze per la vostra azienda e i vostri dipendenti.

    3 ragioni per cui l’e-mail non dovrebbe essere usata come canale di segnalazione di un whistleblower

    Ragione 1: I vostri dati sono esposti a rischi per la sicurezza e la protezione informatica

    Quando un Whistleblower segnala un potenziale comportamento scorretto, vengono acquisiti dati personali sensibili. Tuttavia, le e-mail non dispongono di alcun meccanismo di crittografia. Questo rende possibile a persone non autorizzate non solo di leggere le e-mail inviate, ma anche di modificarle. Di conseguenza, né la trasmissione, né l’elaborazione delle segnalazioni sono a prova di Audit e l’integrità dei dati è a rischio. Ciò può invalidare le informazioni utilizzate per indagini interne ed esterne. Inoltre, la conformità al GDPR non può essere garantita, in quanto i requisiti di sicurezza dei dati (articolo 32) non sono soddisfatti. Il GDPR richiede che le informazioni sensibili siano conservate in centri dati ad alta sicurezza, cosa difficile da ottenere con la posta elettronica.

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    Ragione 2: I dipendenti potrebbero non fidarsi di un sistema di segnalazione via e-mail

    Ottenere la fiducia di potenziali segnalanti è fondamentale per garantire che le segnalazioni pertinenti siano presentate. Per questo motivo, i dipendenti devono essere sicuri al 100% della sicurezza del sistema e delle modalità di elaborazione delle segnalazioni. In caso contrario, i potenziali informatori avranno meno probabilità di parlare internamente e potrebbero persino rivolgersi alle autorità o ai media. Uno studio condotto da EQS Group e dalla University of Applied Sciences HTW Chur ha dimostrato che le organizzazioni con un canale di segnalazione specializzato, come un sistema digitale di segnalazione, hanno maggiori probabilità di ricevere segnalazioni rilevanti rispetto alle aziende con canali di segnalazione più semplici, come l’indirizzo e-mail. Inoltre, lo studio ha dimostrato che la possibilità di segnalare comportamenti scorretti in forma riservata o anonima aumenta significativamente la probabilità che un dipendente utilizzi un sistema di denuncia.

    Ragione 3: L’e-mail non consente un’elaborazione efficiente dei casi

    Oltre alla sicurezza dei dati e alla fiducia dei dipendenti, la facilità di elaborazione delle segnalazioni è un altro fattore da considerare nella scelta di un sistema di denuncia. Con un sistema basato sulla posta elettronica, tutti i dati ricevuti dovranno essere registrati manualmente nel sistema di gestione dei casi. Inoltre, potrebbe non esserci un sistema di gestione dei casi, con conseguente inefficiente revisione dei casi. Ciò significa anche che è quasi impossibile indagare in modo efficace su un incidente e spesso gli informatori non ricevono un feedback sufficiente sulla relazione inviata o, in alcuni casi, non ricevono alcun feedback.

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    Giuseppe Gaiotti
    Giuseppe Gaiotti

    Sales and Business Development Executive – Italy | Esperto di Compliance e IR per il mercato italiano, Giuseppe supporta le aziende nella scelta delle migliori soluzioni digitali.

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