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Come i sistemi di gestione delle policy digitali possono aiutarvi

Come i sistemi di gestione dei documenti digitali possono aiutarvi a gestire e comunicare le vostre policy sul posto di lavoro.

Moritz Homann Moritz Homann

    I responsabili dell’elaborazione, dell’aggiornamento e della distribuzione delle policy sanno quanto sia difficile rimanere al passo con la moltitudine di compiti e cambiamenti. Inoltre, spesso è difficile per i titolari di policy vedere se queste sono state lette, comprese e approvate dai dipendenti.

    Tuttavia, il caos è facile da evitare. Un primo passo è l’introduzione di un ciclo di vita che aiuta a stabilire una struttura per affrontare le policy. Per elaborare le politiche interne in modo efficiente, è essenziale un sistema di gestione digitale del lavoro. Aiuta a mantenere una visione d’insieme e a risparmiare tempo.

    Ecco alcuni suggerimenti per la gestione:

    1. Centralizzare la gestione

    Uno strumento di gestione delle policy digitali gestisce centralmente tutte le policy rilevanti per i vostri dipendenti, nonché la documentazione degli standard e dei processi. Ciò consente di tenere traccia di tutti i documenti in qualsiasi momento. È inoltre possibile collegare le policy tra loro o inserire categorie. La gestione centralizzata non è vantaggiosa solo per i responsabili. Inoltre, rende più facile per i dipendenti trovare la policy che stanno cercando.

    2. Uniformare il processo di creazione

    Memorizzando i modelli in un sistema di gestione delle policy, è possibile standardizzare la struttura e il layout di tutte le policy. La gestione dei ruoli e delle autorizzazioni semplifica inoltre la collaborazione tra tutti coloro che partecipano alla creazione delle policy (ad esempio proprietari, autori e approvatori).

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    3. Raggiungere tutti i dipendenti con un solo clic

    Uno strumento di gestione delle policy digitali semplifica l’invio delle policy ai dipendenti nuovi ed esistenti. Una volta che un dipendente ha letto e compreso la policy, può facilmente confermare all’interno del sistema. Una connessione al vostro sistema HR assicura che i dati dei vostri dipendenti siano sempre aggiornati.

    4. Risparmio di tempo grazie all’automazione

    La gestione manuale delle policy è possibile, ma richiede tempo. È possibile utilizzare un sistema di gestione delle policy per automatizzare le versioni e l’archiviazione delle policy. I promemoria automatici possono anche essere memorizzati nel sistema. Ad esempio, è possibile inviare promemoria ai dipendenti che non hanno ancora letto e confermato una policy. È anche possibile impostare promemoria per aggiornare le policy a intervalli regolari.

    5. Misurare e aumentare l’efficacia

    Con il software di gestione delle policy è possibile creare rapporti completi e a prova di audit sui tassi di conferma delle policy con la semplice pressione di un pulsante. Migliorate la comprensione della politica da parte dei vostri dipendenti (e di conseguenza il tasso di conformità) aggiungendo materiale formativo aggiuntivo, come tutorial o video, al sistema di gestione.

    Un sistema di gestione digitale supporta i responsabili in ogni fase del ciclo di vita delle policy. In questo modo si risparmia tempo e si migliora la qualità.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann è responsabile del reparto dei prodotti di Corporate Compliance di EQS Group. In questa funzione, sovrintende allo sviluppo strategico di soluzioni di workflow digitale su misura per soddisfare le esigenze dei Compliance Officer di tutto il mondo.

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