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Incidenti whistleblowing: Come prepararsi per un’indagine interna

Le quattro fasi principali dell'indagine interna di un caso di denuncia

Sabine Stöhr Sabine Stöhr

    Se la vostra azienda ha implementato un sistema di segnalazione delle denunce per i dipendenti per segnalare violazioni legali o violazioni del vostro codice di condotta, siete sulla strada giusta. Ma, avete un quadro chiaro dei passi da seguire quando un dipendente segnala effettivamente una potenziale cattiva condotta? Molte aziende non hanno molta esperienza in questo settore. Sottolineiamo i passi più importanti che un’azienda può intraprendere in caso di segnalazione interna di un informatore.

    Il grosso dell’indagine consiste generalmente nella valutazione dei documenti, così come nei colloqui con i dipendenti e in eventuali ulteriori discussioni con il segnalante.

    Indagini interne: 4 passi per il trattamento di un caso di denuncia whistleblowing

    1. Separare il grano dalla crusca

    In primo luogo, è necessario identificare le segnalazioni che non sono rilevanti ai fini della conformità o addirittura denuncianti. Questo tipo di rapporti non richiede un’indagine. Tuttavia, è importante fornire un feedback all’informatore e, se del caso, agire se è stata fatta una segnalazione abusiva che viola chiaramente le policy interne.

    2. Contattare il segnalante

    Stabilire una comunicazione con l’informatore il più presto possibile. Se la segnalazione non riceve risposta entro pochi giorni, rischiate che i dipendenti perdano la fiducia nel vostro sistema di segnalazione e che la sua credibilità venga danneggiata. Idealmente, sviluppate in anticipo un modello di feedback per i whistleblower in modo da poter reagire rapidamente alle segnalazioni. Se una segnalazione non contiene motivi sufficienti per sospettare un’effettiva cattiva condotta, assicuratevi di chiedere al denunciante di fornire informazioni più dettagliate sull’incidente in questione. I sistemi digitali di whistleblowing consentono la comunicazione con il segnalante attraverso le funzioni integrate della cassella postale.

    Tutti i documenti rilevanti e i risultati delle indagini dovrebbero essere salvati nell’area sicura di Case Management del vostro sistema di denuncia.

    3. Arrivare al fondo delle cose

    Le indagini interne dovrebbero essere avviate tempestivamente se vi sono prove sufficienti a dimostrare che si è verificata una violazione della conformità. Il grosso dell’indagine consiste generalmente nella valutazione dei documenti (comprese le prove ricevute dal denunciante), così come i colloqui con i dipendenti e possibili ulteriori discussioni con il denunciante. Nel fare ciò, assicuratevi di rispettare il diritto del lavoro, la riservatezza e i requisiti di protezione dei dati. Idealmente, tutti i documenti rilevanti e i risultati delle indagini dovrebbero essere salvati nell’area sicura di Case Management del vostro sistema di denuncia.

    4. Adottare misure correttive

    Dopo il completamento di qualsiasi indagine, sarà necessario riassumere i risultati per il management, comprese le eventuali misure correttive che sono state adottate o sono pianificate. Le sanzioni e gli altri processi devono essere comunicati in modo trasparente all’interno dell’organizzazione. Al termine dell’indagine, chiudete l’incidente nel vostro sistema di Case Management e rendete anonimi i dati personali raccolti, se necessario. Ai fini della segnalazione e dell’archiviazione, tutti i casi devono rimanere all’interno del sistema di segnalazione.

    I sistemi digitali di whistleblowing consentono la comunicazione con i segnalanti attraverso le funzioni integrate.

    Riassumendo:

    • Considerate attentamente come la vostra organizzazione intende rispondere a un rapporto/incidente in arrivo se il rapporto viene ricevuto mentre siete ancora in fase di implementazione di un sistema di whistleblowing.
    • Scegliete un sistema di whistleblowing che vi permette di trattare i casi in modo ben strutturato e di comunicare in modo sicuro con il segnalante.
    • Nel caso in cui si riceva una segnalazione, reagire rapidamente e seguire i passi sopra descritti.

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    Sabine Stöhr
    Sabine Stöhr

    Senior Product Manager – EQS Group | In qualità di Senior Product Manager per la EQS Integrity Line Sabine è un’esperta nell’implementazione di sistemi di whistleblowing. Ha sede nel nostro ufficio di Zurigo.

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