Czy znasz te problemy?

Brak polityki prezentowej oraz brak zarządzania konfliktem interesów

Czasochłonny proces obsługiwany przy użyciu poczty, Excela i innych plików

Sfrustrowany Zarząd, ponieważ proces akceptacji i obiegu informacji trwa zbyt długo

Jest lepszy sposób: EQS Approval Manager.

Pracownicy sprawdzają w aplikacji, czy mogą przyjąć prezent oraz czy ewentualnie podlega on zgłoszeniu

Compliance Officer weryfikuje, czy otrzymane prezenty/ korzyści nie powodują powstania konfliktu interesów, tj. są zgodne z wewnętrzymi zasadami.

Pracownicy otrzymują informację o decyzji Compliance Officera w sprawie zgłoszonego prezentu

Jak działa EQS Approval Manager

Korzyści dla programu compliance

umożliwia zgłoszenie otrzymanych prezentów i korzyści za pomocą dowolnego urządzenia

ułatwia obieg informacji i umożliwia szybkie podjęcie dezycji w sprawie otrzymanych prezentów

umożliwia tworzenie indywidulanych wytycznych odnośnie polityki prezentowej

umożliwia wprowadzenie indywidualnych limitów finansowych dla otrzymanych/wręczanych korzyści

zapewnia szybką obsługę zgłoszeń oraz komunikację z pracownikami

umożliwia prowadzenie jednego, centralnego rejestru wszystkich zgłoszeń odnośnie otrzymywanych / wręczonych prezentów i korzyści

umożliwia przeliczanie wartości prezentów w różnych walutach

umożliwia śledzenie zmian statusu zgłoszenia w czasie rzeczywistym i z dowolnego miejsca

Zamawiam demo

Intuicyjna obsługa dla wszystkich użytkowników

EQS Approval Manager – dodatkowe informacje
Zamawiam demo

Dlaczego ewidencja prezentów/korzyści oraz zarządzanie konfliktem interesów jest ważne

  • W kontekście FCPA, UK Bribery Act and Sapin II, organy regulacyjne oczekują od firm wdrożenia procesów minimalizujących ryzyko korupcji, w szczególności w kontekście wydatków na prezenty, rozrywkę i podróże.
  • Audytorzy, kancelarie prawne i konsultanci zalecają prowadzenie rejestrów prezentów i korzyści. Ich ewidencja jak i zarządzanie konfliktem interesów jest już przyjętą praktyką w wielu organizacjach i krajach na świecie.
  • Pracownicy potrzebują jasnych procedur dot. wręczania i przyjmowania prezentów, aby działać zgodnie z najlepszym interesem firmy.

Wciąż masz pytania?

To proste: EQS Approval Manager pozwala na rejestrację informacji o prezencie czy korzyści. W aplikacji, która jest dostępna z każdego urządzenia z dostępem do Internetu, pracownik odpowiada na pytania z wcześniej zdefiniowanego kwestionariusza. Pracownicy mogą przekazać od razu zgłoszenie do wyznaczonej osoby lub mogą zapisać taki wniosek i wysłać później. W przeglądzie zgłoszeń pracownicy mogą w dowolnym momencie zobaczyć, które wnioski muszą jeszcze zostać uzupełnione i wysłane, które są rozpatrywane, a które zostały już zaakceptowane lub odrzucone.

Wprowadzanie nowego zgłoszenia jest jeszcze łatwiejsze i wygodniejsze dzięki aplikacji Integrity Portal, która umożliwia zapisywanie wniosków offline. Dzięki powiadomieniom, pracownicy są na bieżąco informowani o aktualnym statusie ich zgłoszeń.

Doświadczenie pokazuje, że pracownicy często nie wiedzą, które prezenty mogą przyjmować, a które nie. Mimo, iż firmy określają zasady i ustalają limity pieniężne w polityce prezentowej, informacje te często nie są łatwo dostępne.

W tym miejscu pomocna jest funkcja „Quick Check”. W oparciu o kilka kluczowych pytań – m.in. o kraj partnera biznesowego, wartość pieniężną prezentu i możliwe zaangażowanie przedstawicieli rządu – pracownicy otrzymują natychmiastową informację, czy prezent można otrzymać/wręczać, czy też wymaga on zgody reprezentanta firmy. Zasady w narzędziu są ustalane przez działy compliance danej organizacji. Szybka weryfikacja ułatwia działanie zgodnie z wewnętrznymi zasadami oraz zapobieganie powstaniu konfliktom interesu.

EQS Approval Manager jest dostępny w dowolnym języku na całym świecie. Nie ma ograniczeń dotyczących krajów – sam decydujesz, które kraje mają zostać aktywowane.

EQS Approval Manager oferuje maksymalną elastyczność – zarówno pod względem kategorii zgłoszeń jak i zapobiegania powstaniu konfliktów interesów. Istnieje możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb organizacji. EQS Approval Manager można skonfigurować w taki sposób, aby optymalnie odwzorować Twoje istniejące procesy, unikając kosztownych zmian organizacyjnych. We wdrożeniu narzędzia będą Cię wspierać nasi doświadczeni konsultanci.

W narzędziu można zdefiniować szczegółowe zasady obowiązujące w Twojej firmie, zarówno jeśli chodzi o specyfikę polityki prezentowej, jak i dotyczące obiegu informacji i procesu decyzyjnego. Reguły te można zdefiniować wybierając różne atrybuty zatwierdzeń – takich jak kraj pracownika, wartość pieniężna lub udział przedstawicieli rządu. Możesz również użyć tych reguł, aby kontrolować, czy określone zgłoszenia mają być automatycznie zatwierdzane lub odrzucane, czy też wymagane jest ręczne zatwierdzanie – jednopoziomowe lub wielopoziomowe.

Rodzaje zgłoszeń można dostosować do potrzeb w Twojej firmie. Typowe kategorie zgłoszeń to prezenty. Ale mogą to również być potencjalne konflikty interesów, sponsoring, darowizny i wiele innych korzyści. Ty decydujesz, które kategorie chcesz wprowadzić do narzędzia, oraz które kwestionariusze powinienny zostać wypełnione przez pracowników w danej sytuacji.

Tylko użytkownicy lub grupy użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami mają dostęp do odpowiedniej kategorii zgłoszeń (prezenty, korzyści, konflikty interesów) a następnie zgodnie z nadanymi dostępami mogą podjąć określoną czynność: zatwierdzać, odrzucać, przekazywać dalej, etc. Oto kilka przykładów:

  • Compliance Officer Grupy może wyświetlać wszystkie zgłoszenia i zarządzać nimi.
  • Specjalista ds. Zgodności może przeglądać i zarządzać wszystkimi zgłoszeniami pracowników, ale nie może ich usuwać ani eksportować.
  • Lider zespołu Compliance może przeglądać i zarządzać wszystkimi zgłoszeniami swojego zespołu, ale nie może ich przekazywać, usuwać ani eksportować.

Wiele organów nadzorczych na całym świecie podchodzi bardzo poważnie do walki z korupcją. Wdrożenie odpowiednich zasad, opisanych m.in. w polityce prezentowej jest rekomendowane w licznych tekstach prawnych. Oto kilka przykładów:

  • W USA ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA) przewiduje środki zapobiegawcze w celu zwalczania korupcji. Między innymi Departament Sprawiedliwości i SEC oczekują od firm ustanowienia procesów zgodności, które minimalizują ryzyko korupcji. Ze względu na szeroki zakres zastosowania FCPA, relacje biznesowe z firmami amerykańskimi, lub po prostu transakcje w dolarach amerykańskich mogą już spowodować wszczęcie dochodzenia przez władze USA.
  • W Wielkiej Brytanii brytyjska regulacje dot. korupcji również wymagają zwrocenia uwagi na politykę prezentów i korzyści. Chociaż Biuro ds. Poważnych Nadużyć Finansowych (SFO) rozpoznaje oznaki gościnności jako takie, zwraca również uwagę, że pod płaszczem tajemnicy mogą kryć się próby przekupstwa. Zakres ustawy Bribery Act jest podobnie szeroki jak FCPA, ponieważ potencjalne oferty, zaproszenia, prezenty, obietnice i korzyści na rzecz osób trzecich mogą być traktowane jako próba przekupstwa.
  • We Francji ustawa antykorupcyjna Sapin II, która weszła w życie na początku 2018 r., przewiduje cały szereg środków do walki z korupcją. Pod koniec 2019 r. francuski urząd antykorupcyjny AfA opublikował przewodnik, który ma pomóc firmom w ustaleniu zasad i procedur dotyczących przyjmowania prezentów i korzyści. Organy nadzorcze stosują ww. wytyczne również jako punkt odniesienia przy przeprowadzaniu dochodzeń finansowych.

Skontaktuj się z nami

Ania Wojtus
Ania Wojtus

Director Business Development Poland
+48 791 336 994
+44 79 506 93 119

Email

Bądź zawsze na bieżąco

Nasz newsletter EQS Compliance Compass zawiera cenne artykuły ze świata Compliance (artykuły warte uwagi, białe księgi i nie tylko).

Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera

Więcej na ten temat