Czy te problemy wygląją znajomo?

Pracownicy nie wiedzą, które procedury ich dotyczą i gdzie je znaleźć

Procedury w wersji papierowej znajdują się w wielu miejscach

Brak spójności pomiędzy procedurami i trudno jest zweryfikować ich aktualność

Rozwiązanie: EQS Policy Manager

Stwórz centralne repozytorium dokumentów i zdefiniuj kto i w jakim zakresie może mieć do niego dostęp

 

Pracownicy mają dostęp do elektronicznej wersji dokumentu z dowolnego urządzenia i w dowolnym czasie

Możesz śledzić kto korzysta z repozytorium i w jakim zakresie

Jak działa EQS Policy Manager

Korzyści dla Twojej firmy w zakresie compliance

Centralne elektroniczne repozytorium polityk, procedur i instrukcji

Pracownicy automatycznie otrzymują procedury, które ich dotyczą

Pracownicy mogą potwierdzić elektronicznie zapoznanie się z procedurami

Pracownicy mają łatwy dostęp do procedur, niezależnie od urządzenia

System umożliwia bezpiecznie archiwizowanie wszystkich wersji procedur oraz potwierdzeń od pracowników

Możliwość tworzenia raportów za pomocą jednego przycisku

Zamawiam demo

Intuicyjna obsługa dla wszystkich użytkowników

Przyjrzyj się bliżej Policy Managerowi Zamawiam demo

Wciąż masz pytania?

Narzędzie EQS Policy Manager jest odpowiedni dla wszystkich firm, które …

  • … chcą zautomatyzować proces związany z obiegiem i zatwierdzaniem procedur przez pracowników
  • … chcą mieć pewność, że pracownicy mają stały dostęp aktualnych procedur
  • … chcą uporządkować procedury w jednym cyfrowym repozytorium
  • … chcą mieć pewność, że procedury są zarządzane zgodnie z przyjętymi standardami tj. IDW PS 980 lub ISO 19600

EQS Policy Manager to narzędzie odpowiednie dla każdej organizacji, dużej i małej.

Na początek potrzebujesz danych pracowników, (nazwisk i adresy e-mail). Możesz je łatwo zaczytać do narzędzia za pomocą importu z Excela. Możesz też przekazać nam dane do importu i zrobimy to za Ciebie. Możemy również ustawić automatyczną synchronizację danych pomiędzy narzędziem a Twoim systemem kadrowym.

Teraz jednym prostym kliknięciem możesz wysłać procedury do wszystkich lub do określonych grup pracownikch. Grupy można definiować np. według działu, firmy lub stanowiska pracowników. Docelowi pracownicy otrzymają powiadomienie z linkiem do procedury i zostaną poproszeni o zapoznanie się z nią i potwierdzenie jednym kliknięciem.

Szczególnym ułatwieniem dla administratora sysemu jest funkcjonalność, która umożliwa wysylanie powiadomień do nowo zatrudnionych pracowników w Twojej firmie, odnośnie procedur, z którymi mają oni obowiązek się zapoznać.

Istniejące procedury mogą być zaimportowane do narzędzia jako pliki PDF lub jako treści w formacie HTML. Zaletą plików PDF jest to, że można łatwo zastosować istniejący układ wytycznych – jednak, w tym przypadku obsługa nie jest zbyt praktyczna dla użytkowników smartfonów.

Do tego celu lepiej nadaje się wersja HTML. Można je tworzyć w systemie za pomocą edytora HTML. Policy Manager oferuje także opcję przechowywania skróconych wersji procedur. W ten sposób Twoi pracownicy mogą łatwo zapoznać się z kluczowymi elementami całej procedury przed zapoznaniem się z całością.

Narzędzie EQS Policy Manager może być udostępnione pracownikom w dowolnym języku na całym świecie. Nie ma ograniczeń dotyczących wersji językowych – sam decydujesz, które kraje należy załozyć w narzędziu w Twojej firmie.

Możliwe jest również tworzenie procedur w wielu językach. Pracownicy otrzymają wówczas automatycznie określoną procedurę w preferowanym języku.

Nasz standardowy interfejs API umożliwia połączenie narzędzia EQS Policy Manager ze wszystkimi popularnymi systemami, w których przechowywane są dane pracowników. Należą do nich Active Directory, Azure AD oraz systemy HR, takie jak SAP SuccessFactors, Workday oraz wiele innych systemów oferowanych przez innych dostawców.

Aby pomóc w automatycznej synchronizacji danych pomiędzysystemami oddelegujemy naszego kierownika projektu IT. Zaproponuje rozwiązania a następnie je dokładnie przetestuje. Nasze rozwiązanie spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i szyfrowania danych.

Tak, po jednorazowej konfiguracji Twoi pracownicy mogą już logować się do Policy Managera przy użyciu zwykłego hasła do systemu Windows. Ułatwia to Twoim pracownikom korzystanie z narzędzia i znacznie zwiększa zaangażowanie w przyszłości.
Konfiguracja SSO jest prosta i umożliwi Twojemu działowi IT przeprowadzenie niezbędnych czynności.

Cena narzędzia jest uzależniona od liczby użytkowników (zwykle jest to liczba pracowników firmy). Na koszt wdrożenia mają wpływ również, m.in. dodatkowe funkcje, tj. Single Sign On (SSO), synchronizacja danych pracowników oraz ilość wersji językowych, w których system ma być zaimplementowany.

Skontaktuj się z nami, aby otrzymać wersję demo wraz ze wstępną ofertą.

Bądź zawsze na bieżąco

Nasz newsletter EQS Compliance Compass zawiera cenne artykuły ze świata Compliance (artykuły warte uwagi, białe księgi i nie tylko).

Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera