Czy te problemy wydają się znajome?

Pracownicy nie wiedzą, które procedury ich dotyczą i gdzie je znaleźć

Procedury w wersji papierowej znajdują się w wielu miejscach

Brakuje spójności pomiędzy procedurami i trudno jest zweryfikować ich aktualność

Rozwiązanie: EQS Policy Manager

Stwórz centralne repozytorium dokumentów i zdefiniuj, kto i w jakim zakresie może mieć do niego dostęp

 

Pracownicy mają dostęp do elektronicznej wersji dokumentu z dowolnego urządzenia i w dowolnym czasie

Możesz śledzić, kto korzysta z repozytorium i w jakim zakresie

Jak działa EQS Policy Manager

Korzyści dla Twojej firmy w zakresie compliance

Centralne elektroniczne repozytorium polityk, procedur i instrukcji

Pracownicy automatycznie otrzymują procedury, które ich dotyczą

Pracownicy mogą potwierdzić elektronicznie zapoznanie się z procedurami

Pracownicy mają łatwy dostęp do procedur, niezależnie od urządzenia

System umożliwia bezpiecznie archiwizowanie wszystkich wersji procedur oraz potwierdzeń od pracowników

Możliwość tworzenia raportów jednym kliknięciem

Zamawiam demo

Intuicyjna obsługa dla wszystkich użytkowników

Przyjrzyj się bliżej narzędziu Policy Manager Zamawiam demo

Wciąż masz pytania?

Narzędzie EQS Policy Manager jest odpowiednie dla wszystkich firm, które:

  • chcą zautomatyzować proces związany z obiegiem i zatwierdzaniem procedur przez pracowników
  • chcą mieć pewność, że pracownicy mają stały dostęp aktualnych procedur
  • chcą uporządkować procedury w jednym cyfrowym repozytorium
  • chcą mieć pewność, że zarządzanie procedurami odbywa się zgodnie z przyjętymi standardami, tj. IDW PS 980 lub ISO 19600

EQS Policy Manager to narzędzie odpowiednie dla każdej organizacji, dużej i małej.

Na początek potrzebujesz danych pracowników (nazwisk i adresów e-mail). Możesz je łatwo przesłać do narzędzia za pomocą importu z programu Excel. Możesz też przekazać nam dane do importu i zrobimy to za Ciebie.

Teraz jednym prostym kliknięciem możesz wysłać procedury do wszystkich lub do określonych grup pracowników. Grupy można definiować np. według działu, firmy lub stanowiska pracowników. Docelowi pracownicy otrzymają powiadomienie z linkiem do procedury i zostaną poproszeni o zapoznanie się z nią i potwierdzenie jednym kliknięciem.

Szczególnym ułatwieniem dla administratora systemu jest funkcjonalność, która umożliwia wysyłanie powiadomień do nowo zatrudnionych pracowników odnośnie procedur, z którymi mają oni obowiązek się zapoznać.

Istniejące procedury mogą być zaimportowane do narzędzia jako pliki PDF lub jako treści w formacie HTML. Zaletą plików PDF jest to, że można łatwo zastosować istniejący układ wytycznych, jednak w tym przypadku obsługa nie jest zbyt praktyczna dla użytkowników smartfonów.

Do tego celu lepiej nadaje się wersja HTML. Treści w tym formacie można tworzyć w systemie za pomocą edytora HTML. Policy Manager oferuje także opcję przechowywania skróconych wersji procedur. W ten sposób Twoi pracownicy mogą łatwo zapoznać się z kluczowymi elementami całej procedury przed zapoznaniem się z całością.

Narzędzie EQS Policy Manager może być udostępnione pracownikom w dowolnym języku na całym świecie. Nie ma ograniczeń dotyczących krajów — sam decydujesz, które kraje mają zostać aktywowane.

Możliwe jest również tworzenie procedur w wielu językach. Pracownicy otrzymają wówczas automatycznie określoną procedurę w preferowanym języku.

Nasz standardowy interfejs API umożliwia połączenie narzędzia EQS Policy Manager ze wszystkimi popularnymi systemami, w których przechowywane są dane pracowników. Należą do nich Active Directory, Azure AD oraz systemy HR, takie jak SAP SuccessFactors, Workday oraz wiele innych systemów oferowanych przez innych dostawców.

Aby pomóc w automatycznej synchronizacji danych pomiędzy systemami, oddelegujemy naszego kierownika projektu IT, który zaproponuje rozwiązania, a następnie dokładnie je przetestuje. Nasze rozwiązanie spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i szyfrowania danych.

Tak, po jednorazowej konfiguracji Twoi pracownicy mogą już logować się do narzędzia Policy Manager przy użyciu zwykłego hasła do systemu Windows. Ułatwia to Twoim pracownikom korzystanie z narzędzia i znacznie zwiększa zaangażowanie w przyszłości.

Konfiguracja SSO jest prosta i umożliwi Twojemu działowi IT przeprowadzenie niezbędnych czynności.

Cena narzędzia jest uzależniona od liczby użytkowników (zwykle jest to liczba pracowników firmy). Na koszt wdrożenia mają wpływ również m.in. dodatkowe funkcje, takie jak Single Sign On (SSO), synchronizacja danych pracowników oraz ilość wersji językowych, w których system ma być zaimplementowany.

Skontaktuj się z nami, aby otrzymać wersję demo wraz ze wstępną ofertą.

Bądź zawsze na bieżąco

Nasz newsletter EQS Compliance Compass zawiera interesujące artykuły, opracowania oraz opis najlepszych praktyk obszaru zgodności.

Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera