Вернуться к основному разделу

Преодоление новых испытаний по комплаенсу

Основные выводы из нашего вебинара

by Viviane Joynes 3 min

    В среду, 20 мая 2020 года, управляющий директор филиала EQS Group в Великобритании Вивиан Джонс провела веб-семинар о том, как сотрудники отдела комплаенса могут помочь преодолеть новые испытания, возникшие во время пандемии COVID-19, а также приспособиться к «новой обыденности», где большинство сотрудников скорее всего работает удаленно. В нашу экспертную группу вошли Федерика Таккогна и Найджел Уэбб, партнеры по финансовым услугам в FTI Consulting, а также Ник Маршалл, старший юрист Linklaters.

    В этой статье представлены ключевые моменты из их обсуждения.


    1. Управляйте профилем рисков динамично

    За последнее время ландшафт рисков многих организаций претерпел быстрые изменения. К примеру, сегодня на торговых площадках, где торговля за пределами офиса всегда была под запретом, трейдеры работают на дому. Другим примером является привлечение новых поставщиков и клиентов, когда отсутствие личного взаимодействия неизбежно приводит к увеличению рисков. Компании берут на себя больше рисков, чем осознают. Главный вопрос заключается в том, как компании и отделы комплаенса поддерживают целостность, которую они создали за годы, позволяя бизнесу продолжать функционировать.

    По словам Найджела и Федерики, во всем должен быть баланс. При возрастании определенных рисков важно уменьшить другие риски. Принимая во внимание приведенный выше пример, когда трейдерам было разрешено продолжать работать удаленно, в некоторых компаниях имеющиеся риски уравновешиваются за счет ограничения суммы сделок, а также отказа от работы с некоторыми контрагентами, входящими в группу высокого риска. Следует улучшить мониторинг клиентов. Хотите ли бы вы вести дела с клиентами при наличии высоких рисков? Будете ли вы работать с клиентами, входящими в группу высокого риска, или дождетесь пока ситуация нормализуется?

    Нужно сделать так, чтобы подразделения компании, находящиеся на первой линии защиты, понимали риски, с которыми они сталкиваются, и обеспечить их инструкциями, где это возможно. В этом крайне важную роль сегодня играет отдел по комплаенсу.

    Как отметила Федерика, у людей есть естественная склонность сосредотачиваться на хорошем. Будьте активны, осознавайте риски и работайте над созданием оптимальных комплаенс-структур, чтобы справляться с усилившимися рисками.

    2. Обеспечьте доступность информации о «горячих линиях» для сообщения о нарушениях и реагируйте оперативно

    Следует осведомить всех сотрудников о наличии «горячих линий» для сообщения о нарушениях, поскольку они крайне важны для обнаружения областей риска. Это особенно важно в тех случаях, когда сотрудники работают удаленно и не каждый день взаимодействуют со своим руководителем и коллегами. Как упоминал Ник, многие организации заметили всплеск сообщений, поступающих через «горячие линии», посвященных вопросам здоровья и безопасности, что неудивительно во время пандемии. Продвижение «горячих линий» остается ключевой частью стратегии, направленной на то, чтобы сотрудники могли высказывать свое личное мнение.

    Наравне с обеспечением доступности информации о «горячих линиях» следует оперативно реагировать на все сообщения и проводить надлежащие расследования. Организациям необходимо убедиться, что в их распоряжении имеются необходимые кадры для работы с приходящими сообщениями. Это ключ к взаимодействию с сотрудниками и укреплению доверия, что особенно важно для организаций, которые начинают планировать возвращение в традиционные офисы.

    3. При внесении изменений в какие-либо процессы не забывайте обновлять соответствующие политики

    Многим организациям пришлось быстро вносить изменения в процессы, чтобы приспособиться к новой рабочей среде, что в целом у них получилось сделать, надлежащим образом уведомив об этом своих сотрудников. Однако, как подчеркнула Федерика, при изменении процессов в рамках организации необходимо учитывать все возможные последствия. С процессами, в которые нужно внести изменения, связано обновление политик, которое порою уходит на второй план, когда решаются более срочные задачи. Если соответствующие изменения не будут внесены, это может привести к отсутствию ясности и потенциальному увеличению рисков в будущем. Новые сотрудники могут в конечном итоге обратиться к старым политикам, которые не соответствуют новым рабочим процессам. Следует убедиться в том, что политики, процедуры и средства контроля соответствуют друг другу и обновляются во избежание путаницы.

    4. Эффективно уведомляйте о собственных политиках и процедурах

    Большинство организаций использует электронную почту и внутренние сети для обмена политиками и процедурами. Хотя такая мера может показаться достаточной, по словам Федерики, у этого подхода имеются подводные камни, поскольку нет способа понять, ознакомились ли должным образом все сотрудники с новыми политиками и процедурами. Сегодня, когда крайне важно напоминать сотрудникам о действующих политиках, которые касаются здоровья и безопасности и информирования о нарушениях, и уведомлять их об обновленных политиках и процедурах, особое значение имеют доказательства участия и оценки. Этого легко добиться с помощью специального программного обеспечения, которое позволяет не только общаться с сотрудниками, но и определять степень их участия.

    5. Сделайте онлайн-обучение интересным

    Всего 2 месяца назад Найджел не проводил обучение с использованием онлайн-платформ, например Zoom или Microsoft Teams, а теперь FTI Consulting реализует учебные программы с помощью таких платформ для множества клиентов, получая весьма лестные отзывы. По мере того как люди начинают чувствовать себя более уверенно перед камерой, появляются новые более масштабные, интерактивные и увлекательные варианты обучения. Возможно, это один из плюсов текущего положения вещей. Каким образом организации могут использовать такие платформы для более эффективного обучения?

    Ник также обратил внимание на важный вопрос, касающийся обучения и вынужденных отпусков. Он пояснил, что сотрудники могут проходить обучение, когда они находятся в отпуске, при условии, что они никаким образом не участвуют в деятельности компании и получают минимальную заработную плату (если их затраты на отпуск меньше этого) во время обучения. Это обеспечит наличие более квалифицированной рабочей силы, когда ситуация нормализуется.

    6. Вносите тактические изменения в целях оцифровки процессов

    В то время как полномасштабную цифровую реструктуризацию, затрагивающую основные системы, не стоит проводить в такой период, Федерика считает, что необходимо вносить тактические изменения, которые позволят оцифровать административные процессы, сделать их более эффективными. Некоторых быстрых улучшений можно добиться в управлении политиками и процедурами или заявками при обращениях. Используйте это время для анализа и определения того, какие улучшения возможны в краткосрочной перспективе.

    7. Избегайте распространенных ошибок в управлении

    Некоторые из наиболее распространенных ошибок в обычное время касаются плохого управления и низкого качества управленческой информации. Краткий перечень контрольных вопросов Встречаются ли нужные кадры? Состоят ли комитеты из нужных кадров? Достаточно ли часто они встречаются? Обладают ли они качественной информацией, на основе которой они могут принимать разумные решения? Как считает Найджел, слишком часто на многие из этих вопросов даются отрицательные ответы. Во время пандемии, когда компании в целом подвергаются значительным рискам, оголяются все слабые стороны. Сейчас наиболее подходящее время для изучения информации об управлении с целью улучшения сложившейся ситуации в будущем.

    Построение эффективной программы по борьбе со взяточничеством и коррупцией

    Ключевые принципы создания эффективной программы

    Скачать
    Viviane Joynes
    Viviane Joynes

    Управляющий директор – EQS Group | Viviane – управляющий директор британского офиса EQS Group. Viviane имеет огромный опыт консультирования британских и европейских компаний по вопросам корпоративного управления, комплаенса и взаимоотношений с инвесторами. До прихода в EQS Viviane руководила IR-службами в Capita Asset Services (сейчас эта компания называется Link Asset Services) и была управляющим партнером консалтинговой компании по корпоративному управлению и коммуникациям.

    Контакты