Вам знакомы эти проблемы?

Нет общего представления о корпоративных подарках, приглашениях и конфликтах интересов

Процессы осуществляются вручную и занимают много времени. Используется Excel, PDF и почта

Разочарованные бизнес-стейкхолдеры, потому что процесс согласования занимает слишком много времени

Все может быть проще: EQS Approval Manager.

Сотрудники проверяют подарки и приглашения на соответствие руководству на своем смартфоне и декларируют их, если это необходимо

Основываясь на персонализированных правилах, менеджмент или комплаенс-департамент рассаматривает факты получения подарков, приглашений или конфликт интересов.

Сотрудники получают сообщение о решении и могут задать вопросы, если это необходимо

Преимущества для вашей Комплаенс программы

Декларируйте подарки с помощью смартфона легко и даже на ходу

Сохраните время и материальные ресурсы с “умными” рабочими процессами по обращениям и автоматическим согласованием

Создайте пользовательские анкеты и категории для декларации подарков

Определите максимальный денежный эквивалент подарка и определенные рабочие процессы в зависимости от запроса

Обеспечьте отличный сервис, отвечая на вопросы сотрудников прямо в системе

Работайте в центральном, защищенном реестре всех поступающих запросов и решений

Получайте запросы в иностранных валютах в переводе на предварительно заданную валюту

Отслеживайте запросы по всему миру в режиме реального времени и создавайте информативные персонализированные отчеты

Запросить демоверсию

Интуитивное функционирование для всех пользователей

Хотите взглянуть на EQS Approval Manager поближе?

Запросить демоверсию

Почему отслеживание подарков, поздравлений и конфликтов интересов является таким важным?

  • В контексте закона “О коррупции за рубежом”, закона Великобритании о взяточничестве (UK Bribery Act) и антикоррупционного закона Sapin II, регуляторы ожидают от компаний внедрения процессов для снижения риска коррупции в отношении подарков, расходов на развлечения и путешествия.
  • Аудиторы, юридические компании и консультанты рекомендуют вести реестры подарков, приглашений и конфликтов интересов, которые уже показали себя лучшей практикой в компаниях с развитым комплаенсом.
  • Сотрудникам необходимы четкие правила и процессы в отношении границ денежного эквивалента и других критических факторов в отношении подарков, приглашений и конфликтов интересов, чтобы они могли действовать без ущерба для компании.

Все еще остались вопросы?

Сделать это очень просто. На персонализированном онлайн-портале сотрудники декларируют новый подарок или прглашение, используя быструю ссылку на главной странице. Они заполняют анкету, которая может быть подстроена под ваши рекомендации и потребности. Ваши сотрудники могут отправить запрос сразу или сохранить его в качестве черновика на потом. В обзоре запросов сотрудники могут в любое время увидеть черновики, которые ждут заполнения и отправки, какие запросы еще находятся на рассмотрении, а какие уже приняты или отклонены.

Опыт показывает, что сотрудники не уверены в том, какие подарки и приглашения подходят под внутренние правила, а какие нет. Компании часто устанавливают максимальный денежный эквивалент подарка для той или иной страны и описывают условия, чтобы помочь принять решение своим сотрудникам. Несмотря на это в нужный момент данная информация оказывается недоступной для сотрудника.

Вот где на помощь приходит “Моментальная проверка”. Основываясь на некоторых критически-важных вопросах, таких как страна бизнес-партнера, денежный эквивалент и возможность вовлечения представителей властных структур, сотрудники получают быструю обратную связь и узнают, может ли подарок быть вручен сразу или он требует сначала подтверждения от непосредственного руководителя или отдела по комплаенсу. Перечень этих вопросов определяет сама компания. Моментальная проверка усиливает уверенность ваших сотрудников в принятии решений и мотивирует соблюдать политику компании по отношению к подаркам.

Approval Manager может быть доступен сотрудникам на любом языке по всему миру. Ограничений по странам нет. Вам решать, доступ из каких стран разрешить.

Approval Manager предлагает максимальную гибкость как в отношении категорий запроса (подарки, приглашения, конфликты интересов) и анкеты, так и в отношении рабочих процессов и принципа авторизации. Так Approval Manager может быть настроен таким образом, чтобы оптимально связать данное решение с существующими процессами без значительных затрат на изменение процессов. Наши опытные проектные менеджеры могут поддержать вас в этом.

Правила могут быть определены в соответствии с требованиями клиента, чтобы определить, какие рабочие процессы и процессы по согласованию должны быть инициированы после подачи конкретного запроса. Эти правила могут быть прописаны очень подробно и основываться на параметрах запросов, например, на стране, из которой сотрудник обращается, на денежном эквиваленте подарка или приглашения или на факте участия представителей власти. Вы также можете использовать эти правила, чтобы регулировать автоматическое принятие или отклонение запроса или, в случае ручной проверки, рассмотрение на одном или на нескольких уровнях.

Типы запросов, которые сотрудники могут подать через портал Integrity являются гибкими и могут быть настроены по индивидуальным требованиям заказчика. Основными категориями являются подарки и приглашения. Но конфликты интересов, спонсорство и благотворительность, а также многое другое может быть включено в Approval Manager. Вам решать, какие категории вы хотите предоставить, какие анкеты отбражать для каждой из этих категорий и как определен принцип авторизации и рабочие процессы.

В Approval Manager есть строгий принцип нужно знать: только пользователи или группы пользователей с необходимым разрешением получают доступ к запросам (подарки, приглашения, конфликты интересов) и утверждают, отказывают и управляют запросами. Разрешения могут быть детально прописаны. Эта детальность позволяет Approval Manager точно отобразить ваши внутренние рабочие процессы. Вот несколько примеров:

  • Руководитель службы по комплаенсу всей группы может видеть и управлять запросами.
  • Сотрудники службы комплаенса могут видеть, управлять всеми запросами сотрудников компании, но не могут удалять или выгружать их.
  • Руководитель группы может видеть и управлять всеми запросами своей команды, но не может переслать, удалить или выгрузить их.

Борьба с коррупцией находится в центре внимания регуляторов и надзорных органов по всему миру. Соответствующее обращение с подарками и приглашениями также отражено во многих юридических документах и руководствах, во многих из них с экстерриториальным эффектом. Вот несколько примеров:

  • В США акт закона “О коррупции за рубежом” (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) обеспечивает превентивные меры для борьбы с коррупцией. Среди прочих DoJ и SEC ожидает от компаний создание процессов для соблюдения требований по минимизации риска передачи подарков и приглашений в целях коррупции. Из-за широкой сферы применения FCPA, деловые отношения с американскими компаниями, с офисами в США или даже просто операции в америкнских долларах уже могут спровоцировать расследования со стороны контролирующих органов США.
  • В Великобритании закон о взяточничестве (UK Bribery Act) также требует требовательного подхода к подаркам и развлечениям. Хотя управление по борьбе с серьезным мошенничеством (SFO) признает признаки гостеприимства как таковые, оно также указывает на то, что под этим прикрытием секретности возможны попытки подкупа. Сфера распространения данного закона близка к закону FCPA в части необходимости преследования предложений, обещаний и платежей любой третьей стороне с целью подкупа.
  • Во Франции антикоррупционный закон Sapin II, вступивший в силу в начале 2018 года предоставляет полный набор мероприятий для борьбы с коррупцией. В конце 2019 орган по борьбе с коррупцией AfA опубликовал руководство, чтобы помочь компаниям установить правила и процессы специально для сферы подарков и приглашений. Орган также использует это руководство как контрольная точка при расследованиях в компаниях.

Свяжитесь с нашей командой

Елена Билецкая
Елена Билецкая

Заместитель генерального директора, Россия
+7 495 1145242

Email

Всегда оставайтесь в курсе событий

Наш информационная рассылка EQS IR Compass приносит вам информативные и наводящие на размышления статьи из мира отношений с инвесторами (например, важные статьи, официальные документы и многое другое).

Подпишитесь на нашу рассылку бесплатно