Conoscete questi problemi?

Nessuna panoramica su regali aziendali, inviti e conflitti di interesse

Processi manuali e dispendiosi in termini di tempo con Excel, PDF ed e-mail

Interlocutori aziendali frustrati perché i processi di approvazione richiedono troppo tempo

C’è un modo migliore: EQS Approval Manager

I dipendenti controllano i regali e gli inviti in base alle vostre linee guida sul loro smartphone e, se necessario, li dichiarano

Sulla base di regole personalizzate, la direzione o il dipartimento di conformità esamina il regalo, l’invito o il conflitto di interessi.

I dipendenti ricevono un messaggio sulla decisione e, se necessario, possono porre ulteriori domande

Vantaggi per il vostro programma di conformità

Dichiarare i regali via smartphone facilmente e in movimento

Risparmiare tempo e risorse con flussi di lavoro intelligenti di richiesta e autoapprovazioni

Creare questionari e categorie personalizzate per le dichiarazioni dei regali

Definire soglie monetarie e flussi di lavoro specifici a seconda della richiesta

Fornire un ottimo servizio rispondendo alle domande dei dipendenti direttamente nel sistema

Tenere un registro centrale a prova di revisione di tutte le richieste e decisioni

Ricevere le richieste in valuta estera convertite nella vostra valuta prestabilita

Tracciare le richieste a livello globale in tempo reale e creare report personalizzati con approfondimenti informativi

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Funzionamento intuitivo per tutti i partecipanti

Volete dare un’occhiata più da vicino a EQS Approval Manager?

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Perché è importante tenere traccia di regali, inviti e conflitti di interesse?

  • Nell’ambito dell’FCPA, del Bribery Act britannico e di Sapin II, le autorità di regolamentazione si aspettano che le aziende attuino processi per ridurre il rischio di corruzione per quanto riguarda le spese per regali, intrattenimento e viaggi.
  • I revisori dei conti, gli studi legali e i consulenti raccomandano l’istituzione di registri per gli omaggi, gli inviti e i conflitti di interesse che si sono già affermati come best practice nelle organizzazioni mature per la compliance.
  • I dipendenti hanno bisogno di regole e processi chiari per quanto riguarda i limiti monetari e altri fattori critici relativi a regali, inviti e conflitti di interesse, al fine di agire nel migliore interesse dell’azienda.

Avete ancora domande?

È facile: nel loro Portale dell’Integrità personalizzato basato sul web, i dipendenti possono dichiarare un nuovo regalo o invito utilizzando i collegamenti rapidi sulla home page. Sono guidati attraverso un questionario che può essere personalizzato secondo le vostre linee guida e le vostre esigenze. I vostri collaboratori possono inviare la richiesta direttamente o salvarla come bozza per il futuro. Nella panoramica delle richieste, i collaboratori possono vedere in qualsiasi momento quali bozze devono ancora essere compilate e inviate, quali richieste sono ancora in corso e quali sono già state accettate o respinte. L’inserimento di un nuovo regalo o invito è ancora più facile e comodo con l’applicazione Integrity Portal App, che consente di inviare le richieste sia in viaggio che offline. Grazie alle notifiche push, i dipendenti vengono aggiornati sullo stato attuale delle loro richieste.

L’esperienza dimostra che i dipendenti sono molto incerti su quali regali e inviti siano compatibili con le linee guida interne e quali no. Sebbene le aziende definiscano spesso soglie specifiche per paese e vari criteri per aiutare i dipendenti a prendere decisioni, queste informazioni spesso non sono disponibili al momento decisivo.

È qui che il nostro “”Quick Check”” offre assistenza. Sulla base di alcune domande cruciali – come il paese del partner commerciale, il valore monetario e l’eventuale coinvolgimento di rappresentanti governativi – i dipendenti ricevono un feedback immediato per sapere se il regalo può essere fatto direttamente o se richiede l’approvazione preventiva di un supervisore diretto o del dipartimento di compliance. Queste domande sono definite individualmente dall’azienda. Il Quick Check rafforza la fiducia dei vostri dipendenti nel loro processo decisionale e promuove la conformità con la vostra politica degli omaggi.

Approval Manager può essere messo a disposizione dei dipendenti in qualsiasi lingua in tutto il mondo. Non ci sono restrizioni per quanto riguarda i paesi – siete voi stessi a decidere quali paesi devono essere attivati.

Approval Manager offre la massima flessibilità – sia per quanto riguarda le categorie di richiesta (omaggi, inviti, conflitti di interesse) e i questionari, sia per quanto riguarda i flussi di lavoro e i concetti di autorizzazione. In questo modo, l’Approval Manager può essere impostato in modo tale da mappare in modo ottimale i processi esistenti, evitando costose modifiche di processo. I nostri esperti project manager possono supportarvi in questo processo. Le regole possono essere definite in base alle esigenze del cliente per determinare quali flussi di lavoro e processi di approvazione devono essere attivati dopo la presentazione di una richiesta specifica. Queste regole possono essere definite in modo molto granulare e in base agli attributi delle richieste – come il paese del dipendente, il valore monetario o la partecipazione dei rappresentanti del governo. È inoltre possibile utilizzare queste regole per controllare se determinate richieste devono essere approvate o respinte automaticamente o se è necessaria un’approvazione manuale – a un livello singolo o multilivello.

I tipi di richieste che i dipendenti possono inoltrare tramite il loro Integrity Portal sono flessibili e possono essere impostati in base alle esigenze individuali. Tipiche categorie di richieste sono i regali e gli inviti. Ma anche i conflitti di interesse e le sponsorizzazioni e le donazioni e molti altri possono essere coperti dal Responsabile dell’Approvazione. Siete voi a decidere quali categorie volete fornire, quali questionari devono essere visualizzati all’interno di queste categorie e come vengono definiti i concetti di autorizzazione e i flussi di lavoro.

Il responsabile dell’approvazione segue un rigoroso principio di “”necessità di sapere””: Solo gli utenti o i gruppi di utenti con i permessi appropriati possono accedere alle richieste (regali, inviti, conflitti di interesse) e approvarle, rifiutarle, inoltrarle e gestirle. I permessi possono essere impostati in modo granulare. Questa granularità consente all’Approval Manager di mappare accuratamente i processi di lavoro interni. Ecco alcuni esempi:

  • Il Group Compliance Officer può vedere e gestire tutte le richieste.
  • Il Compliance Officer locale in Germania può vedere e gestire tutte le richieste dei dipendenti tedeschi, ma non può cancellarle o esportarle.
  • Il team leader può vedere e gestire tutte le richieste del suo team, ma non può inoltrarle, cancellarle o esportarle.

La lotta alla corruzione è in cima all’agenda della maggior parte dei regolatori e dei supervisori di tutto il mondo. La gestione appropriata dei regali e degli inviti si riflette anche in molti testi legali e linee guida – molti dei quali con effetto extraterritoriale. Ecco alcuni esempi:

  • Negli Stati Uniti, il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) prevede misure preventive per combattere la corruzione. Tra l’altro, il DoJ e la SEC si aspettano che le aziende stabiliscano processi di conformità che riducano al minimo il rischio che regali e inviti vengano fatti in modo corrotto. A causa dell’ampio campo di applicazione del FCPA, le relazioni commerciali con le aziende statunitensi, le sedi negli Stati Uniti o semplicemente le transazioni in dollari statunitensi possono già innescare un’indagine da parte delle autorità statunitensi.
  • Nel Regno Unito, il Bribery Act britannico richiede anche un approccio critico ai regali e all’intrattenimento. Sebbene il Serious Fraud Office (SFO) riconosca i segni di ospitalità in quanto tali, sottolinea anche che i tentativi di corruzione sono possibili sotto questo manto di segretezza. L’ambito di applicazione del Bribery Act è altrettanto ampio di quello dell’FCPA, in quanto è possibile perseguire offerte, promesse e pagamenti a terzi a scopo di corruzione.
  • In Francia, la legge anticorruzione Sapin II, entrata in vigore all’inizio del 2018, prevede tutta una serie di misure per combattere la corruzione. Alla fine del 2019, l’autorità anticorruzione francese AfA ha pubblicato una guida per aiutare le aziende a stabilire regole e processi specifici per la gestione di regali e inviti. L’autorità utilizza queste linee guida anche come punto di riferimento per le indagini sulle imprese.

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Giuseppe Gaiotti
Giuseppe Gaiotti

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