Vi siete mai confrontati con una di queste situazioni?

Non c’è chiarezza circa le norme che disciplinano regali, omaggi e conflitti di interesse e con l’incremento dello smart-working la questione sembra sfuggire di mano

I processi interni sono svolti manualmente su documenti diversi (Excel, PDF, mail…) e portano via tanto tempo prezioso

I vostri colleghi sono stanchi di dover attendere giorni prima di poter comunicare al proprio cliente o partner se possono accettare un omaggio, un invito o altro…

C’è un modo migliore: EQS Approval Manager

I dipendenti sono ben informati circa le policy aziendali in materia di omaggi e conflitti di interesse, che possono consultare in qualsiasi momento e/o confermare per approvazione tramite PC o smartphone

Sulla base di regole chiare e customizzate, la direzione o il reparto compliance esamina la richiesta e ne conferma o rifiuta l’approvazione

I dipendenti coinvolti ricevono una notifica via mail circa l’esito della loro richiesta e, se necessario, possono porre domande tramite un’apposita chat

EQS Approval Manager: Highlights e funzionamento

Vantaggi per il vostro programma di conformità

Offri la possibilità di inserire le richiesta in maniera veloce e anche da mobile

Ottimizza i tempi con flussi di lavoro e di approvazione automatizzati

Crea modelli di formulario e categorie personalizzate per l’inserimento di omaggi

Definisci a monte le soglie economiche per l’accettazione o il rifiuto dei regali e imposta step automatici per evadere la richiesta

Mantieni un canale di comunicazione interno alla piattaforma per rispondere alle domande dei dipendenti

Consulta la dashboard centralizzata per monitorare il numero delle richieste e lo stadio di approvazione

Ricevi la richiesta di approvazione con l’importo monetario convertito nella valuta prestabilita

Crea report personalizzati con analisi ed approfondimenti per monitorare la creazione di una cultura aziendale basata sull’etica!

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Funzionamento semplice e intuitivo per tutti

Venite a conoscere il nostro Approval Manager!

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Perché è importante tenere traccia di regali, inviti e conflitti di interesse?

  • Attraverso l’FCPA, il Bribery Act britannico e Sapin II, le autorità di regolamentazione hanno elaborato misure volte a ridurre il rischio di corruzione per le aziende tramite l’adozione di processi che regolano la ricezione e l’elargizione di regali, omaggi e altri benefit.
  • Al di là dell’obbligo previsto in alcuni Paesi, la maggior parte dei revisori dei conti, studi legali e consulenti consigliano l’istituzione di registri tenenti traccia di omaggi, inviti e potenziali conflitti di interesse soprattutto in seguito dell’avvento e del consolidamento di modalità di lavoro da remoto.
  • La definizione di regole chiare circa limiti ed entità di omaggi così come la comunicazione di queste policy garantiscono un risparmio di tempo nella fase di approvazione e concorrono alla creazione di una cultura aziendale basata sui valori dell’etica e della compliance.

I più elevati standard di sicurezza

La nostra infrastruttura IT e i nostri processi certificati soddisfano i più elevati standard di sicurezza e vengono costantemente aggiornati e monitorati.

Tutti i dati sono memorizzati su server ad alta sicurezza localizzati a Monaco di Baviera presso Bayerische Landesbank.

Il nostro token PrivacyIDEA con autenticazione «a due fattori» garantisce l’accesso ai soli utenti autorizzati.

Di più sulla sicurezza

Avete ancora domande?

È semplicissimo: Accedendo online al portale Approval Manager, il dipendente può dichiarare di aver ricevuto un nuovo regalo o un invito in poche semplici mosse. Il questionario customizzato a seconda delle esigenze dell’azienda guiderà l’utente nella compilazione e nell’inoltro della richiesta.

È possibile inviare immediatamente la richiesta all’ufficio competente oppure salvare una bozza da inviare in un secondo momento. Grazie a una pratica dashboard, i dipendenti possono vedere in qualsiasi momento il numero di richieste evase e lo status di approvazione.

Inserire una richiesta è ancora più facile, se fatto tramite l’applicazione che permette l’accesso anche da smartphone e l’invio di richieste in tempo reale. Delle notifiche intelligenti, infine, aggiorneranno l’utente circa sullo status della segnalazione.

La nostra esperienza ventennale nel campo ci ha dimostrato che vige molta incertezza tra le aziende circa la possibilità di ricevere o consegnare omaggi/regali ai propri partner o clienti, così come di accettare inviti. Malgrado le aziende abbiamo delineato linee guida sempre più rigide, sono ancora moltissimi i dipendenti che si dichiarano ignari delle politiche in vigore e che di conseguenza non si attengono alle regole.

Ecco perché abbiamo voluto integrare nel nostro sistema la funzionalità «Quick Check». Tramite la compilazione di poche e semplici domande circa la sede dalla quale inviano la richiesta, l’entità economica dell’omaggio in questione, l’eventuale coinvolgimento di rappresentanti governativi e altro, il dipendente riceve un riscontro immediato sulla possibilità di accettare senza ulteriori verifiche l’omaggio o, alternativamente, sull’esigenza di inoltrare una richiesta formale.

Il settaggio del nostro «Quick Check» è definito individualmente dall’azienda che può personalizzarne tutti i criteri. Grazie a questa semplice soluzione potete non solo ridurre il numero delle richieste, ma anche educare i vostri dipendenti circa le policy in vigore.

Il tool può supportare tutte le lingue del mondo rendendo la comunicazione con i dipendenti di tutte le vostre filiali ancora più semplice!

Non ci sono limitazioni o restrizioni per quando riguarda l’accesso ad Approval Manager da qualsiasi Paese del mondo e sta all’azienda scegliere come impostare la piattaforma.

Approval Manager offre massima flessibilità sia per quanto riguarda la scelta delle categorie tracciate (ad es.: omaggi, inviti, conflitti di interesse) e i questionari, sia per quanto riguarda l’impostazione di flussi di lavoro automatici e di diversi livelli di autorizzazione. In questo senso, la piattaforma permette di replicare digitalmente i vostri attuali processi, evitando così l’implementazione di nuovi passaggi costosi in termini di tempo e risorse.

Al fine di supportarvi al meglio nella fase di implementazione del nostro tool, un nostro esperto project manager vi affiancherà durante il set-up. Le regole per la definizione dei processi e dei flussi di lavoro possono essere impostati seconde le vostre esigenze e possono essere definite in base alle variabili inserite (Pease, importo, presenza di rappresentanti governativi).

Sulla base di queste regole, inoltre, può essere definita l’eventuale necessità di procedere ad una revisione più accurata della richiesta, da eseguirsi manualmente da parte di un operatore o più.

Certamente: Le tipologie di richiesta inseribili a sistema possono essere personalizzate in base alle esigenze dell’azienda.

Le categorie tradizionali comprendono regali e inviti ma possono essere includi conflitti di interesse, sponsorizzazioni, donazioni e molto altro!

La definizione e la scelte delle categorie spetta all’azienda, che può personalizzare anche i moduli da somministrare così come i vari flussi di lavoro e approvazione.

EQS Approval Manager segue il cosiddetto principio «Need-to-Know», che prevede l’autorizzazione a visualizzare ed elaborare le richieste solamente a utenti specifici con permessi ad-hoc. Gli user autorizzati hanno la facoltà di accedere, approvare, rifiutare, inoltrare e in ultimo gestire tutte le richieste.

Questa granularità dei livelli di approvazione garantisce un’accurata mappatura dei processi di lavoro. Di seguito trovate un esempio:

  • Il Compliance Officer aziendale può vedere e gestire tutte le richieste;
  • Il Compliance Officer locale (ad es. di una filiale) può vedere e gestire tutte le richieste dei dipendenti della propria sede ma non è in grado di cancellarle o esportarle;
  • Il team leader può vedere e gestire tutte le richieste del proprio team, ma non ha la facoltà di inoltrarle, cancellarle o esportarle.

La lotta alla corruzione è in cima all’agenda della maggior parte dei regolatori e dei supervisori di tutto il mondo e la corretta gestione e supervisione di regali ed omaggi è stata inserita in diversi testi normativi e regolamenti di molti Paesi (molti dei quali con valore anche extraterritoriale).

Eccone alcuni esempi:

  • Negli Stati Uniti, il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) prevede misure preventive per combattere la corruzione. Non solo, anche il Dipartimento di Giustizia (DoJ) e la Commissione per i Titoli e gli Scambi (SEC) si aspettano che le aziende stabiliscano processi di conformità che riducano al minimo il rischio che regali e inviti vengano fatti con intenti corruttivi. A causa dell’ampio campo di applicazione del FCPA, è possibile incorrere in un’indagine da parte delle autorità statunitensi anche se intrattenendo relazioni commerciali con aziende basate in USA o più semplicemente avviando transizioni commerciali in dollari statunitensi.
  • Anche nel Regno Unito, inoltre, il Bribery Act richiede una gestione accurata della materia. Sebbene il Serious Fraud Office (SFO) riconosca i segni di ospitalità in quanto tali, sottolinea anche che dietro questi possono spesso celarsi tentativi di corruzione o altri atti illeciti. Come per l’FCPA, il Bribery Act ha uno spettro di azione molto ampio;
  • In Francia, infine, la legge anticorruzione Sapin II del 2018 ha introdotto una lunga serie di misure per combattere la corruzione. Alla fine del 2019, l’autorità anticorruzione francese AfA ha pubblicato una guida per aiutare le aziende a stabilire regole e processi specifici per la gestione di regali e inviti. L’autorità utilizza queste linee guida anche come punto di riferimento per le indagini sulle imprese.

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Giuseppe Gaiotti
Giuseppe Gaiotti

Business Development Executive
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