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Cos’è Whistleblowing – FAQ per le aziende

Con l’entrata in vigore della Direttiva Europea sul whistleblowing le aziende sono chiamate ad attivarsi per affrontare al meglio questa importante questione. Il seguente articolo contiene tutto quello che dovete sapere a riguardo.

Moritz Homann Moritz Homann

    Con l’entrata in vigore della Direttiva Europea sul Whistleblowing le aziende sono chiamate ad attivarsi per affrontare al meglio questo tema. In particolare questa normativa impatta le aziende facenti parti della Comunitá Europea e introduce indicazioni riguardo l’obbligo di fornire adeguati canali di comunicazione e maggiori tutele per i whistleblowers. In questo contesto, di seguito sono presentati i piú importanti temi che le aziende devono tenere in considerazione.

    Che cos’è il whistleblowing?

    Con il termine whistleblowing ci riferisce ad una situazione nella quale un individuo, detto segnalatore o segnalante denuncia pubblicamente o riferisce alle autorità, attività illecite o fraudolente all’interno di un’organizzazione. Il segnalante spesso é un dipendente ma può anche essere una terza parte, per esempio un fornitore o un cliente.

    Si parla di Whistleblowing interno quando la segnalazione viene fatta da un dipendente dell’azienda usando i canali interni di whistleblowing, che ormai da diversi le aziende mettono a disposizione dei dipendenti. Tali canali hanno allo scopo di garantire che, qualora un dipendente o altri stakeholders interni venga a conoscenza di attivitá illecite, possa comunicarlo. Ovviamente il segnalatore interno ha sempre la possibilitá di denunciare l’accaduto al proprio Supervisore, anche se questo si dimostra possibile solo se esista una relazione tra i due basata su fiducia e trasparenza.

    Quando la segnalazione viene fatta invece pubblicamente, all’autorità giudiziaria ai media o alle associazioni e enti che si occupano dei problemi in questione, si parla di whistleblowing esterno. Le persone molto spesso scelgono di denunciare pubblicamente l’illecito nel caso in cui per esempio non ripongano fiducia nell’organizzazione per cui lavorano, non considerino i canali e/o le procedure interne adeguate a gestire la situazione e a tutelare il segnalante, nel caso abbiano provato a denunciare l’illecito internamente ma senza che nessuno abbia preso in carico l’accaduto o se non internamente non é stato implementato un sistema di whistleblowing.

    Nella maggior parte dei casi, le segnalazioni si focalizzano su illeciti legati ad una specifica legge ma le cosiddette “Speak Up policies” possono tuttavia coprire una piú ampia gamma di questioni legate alla compliance e all’etica.

    Ovviamente va sempre tenuto in considerazione che il whistleblowing si riferisce a violazioni di una legge o regolamento, alla minaccia di un interesse pubblico come in caso di corruzione e frode e/o a gravi e specifiche situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica e va distinto da una qualunque “lamentela”, la quale è invece di solito legata ad una questione di interesse personale.

    Perché la denuncia è attualmente un argomento scottante?

    Anche se il tema whistleblowing non é, come detto in predenza, del tutto nuovo, alcuni recenti scandali hanno aumentato il livello di attenzione verso di esso. La crisi finanziaria globale 2007-2008 ha rivelato una diffusa mala gestione aziendale nelle istituzioni finanziarie e lo scandalo Volkswagen Dieselgate del 2015 ha visto la casa automobilistica truffare illegalmente i test sulle emissioni negli Stati Uniti. Entrambi questi eventi sono costati alle aziende miliardi di dollari e sono visti esattamente come il tipo di eventi che efficaci politiche interne di whistleblowing hanno contribuito e continueranno a prevenire.

    Il 2017 é stato l’anno in cui il movimento #metoo ha visto le star di Hollywood ricoprire il ruolo di whistleblowers e denunciare Harvey Weinstein di abusi sessuali. Questo movimento avrebbe anche contribuito a sensibilizzare le aziende su questo tema e avrebbe influenzato la scelta di alcune di esse a mettere in atto misure piú stringenti e strutture piú adeguate a supportare i dipendenti nella segnalazione di comportamenti illegali o non etici.

    La comunitá Europea ha introdotto la Direttiva Whistleblowing nel 2019 come risposta a scandali più recenti come Luxleaks, Panama Papers e Cambridge Analytica. Una volta che i diversi paesi facenti parte della Comunitá Europea avranno attuato la direttiva, tutte le aziende con più di 50 dipendenti saranno tenute ad introdurre sistemi e procedure adeguate per la gestione del whistleblowing. Inoltre saranno introdotte garanzie c.d. anti-retaliation delle quali potranno beneficiare quei lavoratori che, di propria iniziativa, segnaleranno i comportamenti identificati come illeciti.

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    Perché il whistleblowing è vantaggioso per le aziende?

    I whistleblower forniscono un servizio importante sia alla loro organizzazione che alla società in generale. Inoltre l’implementazione di strutture e canali di comunicazione interna adeguati, offrendo al segnalante l’opportunitá di denunciare internamente l’illecito, da un lato garantiscono la presa in carico della segnalazione all’interno dell’azienda, dall’altro diminuiscono il rischio di danni reputazionali e multe. L’ applicazione della legge statunitense Foreign Corrupt Practices Act ha visto aziende ricevere sanzioni per un totale record di 2,9 miliardi di dollari nel 2019.

    Un sistema di whistleblowing permette di segnalare in modo confidenziale le irregolarità. L’esperienza dimostra che le organizzazioni perdono circa il 7% del loro fatturato annuale a causa di violazioni. In particolare le segnalazioni interne possono aiutare a scoprire una parte significativa di questi casi e quindi a ridurre al minimo i danni finanziari.

    Perché le aziende temono le denunce?

    Ci sono molti miti sul whistleblowing che rendono le aziende scettiche – o addirittura timorose – di implementare un sistema di whistleblowing. Molti temono che i whistleblower abbiano un effetto negativo sulla loro reputazione, o che il loro sistema di whistleblowing possa essere abusato da dipendenti scontenti per inviare segnalazioni infondate. Inoltre persiste anche il timore che il sistema possa essere abusato e che i dipendenti designati a gestirlo vengano inondati di segnalazioni.

    Per fortuna questi timori sono infondati. Se un’azienda dispone di un sistema di denuncia interno efficace, sono pochissime le segnalazioni che vengono fatte all’esterno. E anche se ci sono certamente informatori le cui intenzioni sono discutibili, nella migliore delle ipotesi, la realtà è che la maggior parte degli informatori sta semplicemente cercando di fare la cosa giusta. Gli studi dimostrano che le aziende ricevono in media 52 segnalazioni all’anno (v. Whistleblowing report 2019). Più grande è l’azienda, maggiore è la probabilità di ricevere segnalazioni, ma questo potrebbe non essere un male: significa semplicemente che nell’organizzazione esiste una sana Speak Up Culture.

    Quando è protetto un informatore?

    La decisione di denunciare un comportamento scorretto o illegale é principalmente determinato dalla volontá personale del dipendente di “fare la cosa giusta”. Tuttavia, anche se la normativa protegge il dipendente da eventuali ritorsioni, la carriera di un segnalante può comunque risentirne. Il mobbing sul posto di lavoro, specialmente ai livelli piú bassi di un’organizzazione, è spesso difficile da individuare. I segnalanti spesso vengono isolati e i colleghi di cui pensavano di potersi fidare potrebbero voltar loro le spalle per proteggere la propria reputazione. Anche se il sistema di denuncia é anonimo, i segnalanti hanno bisogno di coraggio e determinazione per denunciare le irregolarità, esponendo potenzialmente i propri colleghi e l’organizzazione per cui hanno lavorato per molti anni.

    Molti paesi europei attualmente garantiscono solo una parziale protezione legale per i segnalanti. Tuttavia, la Direttiva UE sulla denuncia di irregolarità garantisce una maggiore tutela per i segnalanti, sia nel settore pubblico che in quello privato in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea.

    La Direttiva vieta ritorsioni dirette o indirette come licenziamenti, demansionamenti e altre discriminazioni nei confronti di dipendenti ed ex dipendenti e di altre figure quali candidati, persone vicine ai segnalanti e giornalisti. La protezione si applica solo alle segnalazioni di irregolarità relative al diritto comunitario, quali frodi fiscali, riciclaggio o reati in materia di appalti pubblici, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, tutela dell’ambiente, salute pubblica, protezione dei consumatori e dei dati (l’UE incoraggia tuttavia i legislatori nazionali ad estendere questo ambito di applicazione nel diritto nazionale).

    Il segnalante può scegliere di segnalare un illecito all’interno dell’azienda o direttamente all’autorità di vigilanza competente. Infatti nel caso in cui la segnalazione non venga presa in carico internamente, o se il segnalante ha motivo di ritenere che il fatto abbia un impatto sull’interesse pubblico, può scegliere di rivolgersi direttamente alle autoritá competenti. In tutti questi casi I segnalanti sono protetti. Gli Stati membri hanno tempo fino a Dicembre 2021 per recepire questa direttiva nell’ambito dell’ordinamento giuridico nazionale.

    Quando si possono perseguire gli informatori?

    La questione degli informatori che denunciano pubblicamente le irregolarità ha dato il via a un dibattito sulla necessità del segreto governativo contro il diritto del pubblico di sapere. La legge sullo spionaggio degli Stati Uniti, ad esempio, è stata usata in diverse occasioni per accusare i dipendenti federali di aver fatto trapelare informazioni sensibili. In sintesi, le segnalazioni possono in alcuni casi essere illegali, specialmente se le informazioni esposte minacciano la sicurezza nazionale.

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    In che modo la legislazione sulla protezione dei dati personali è correlata alla denuncia di una fuga di notizie?

    A seguito del regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati, i responsabili della funzione di Compliance sono ora tenuti a seguire procedure molto specifiche nel trattamento dei dati personali, in particolare per quanto riguarda le segnalazioni e i segnalatori di irregolarità.

    Il regolamento sulla protezione dei Dati (GDPR) ha avuto un impatto diretto sul tema della riservatezza delle segnalazioni. Esso stabilisce che le aziende non possano raccogliere dati personali senza che gli interessati siano informati delle modalità di trattamento dei loro dati. Ciò significa che le aziende sono obbligate a informare le persone coinvolte nelle segnalazioni contro di loro. Se il GDPR venisse interpretato in modo rigoroso, la persona oggetto di segnalazione avrebbe anche il diritto di conoscere il nome dell’informatore. Questo ovviamente comporterebbe la perdita di riservatezza e potrebbe fungere da deterrente per i potenziali informatori, portando ad un conseguente minor numero di segnalazioni.

    Per garantire la riservatezza dell’identità degli informatori, le autorità responsabili della protezione dei dati raccomandano l’utilizzo di sistemi di denuncia che consentano di effettuare segnalazioni anonime. Questo garantisce che da un lato la persona oggetto della segnalazione possa essere informata del fatto che l’azienda ha ricevuto una segnalazione che la coinvolge tutelando allo stesso tempo l’identitá del segnalante.

    Quali sono le norme etiche di Whistleblowing?

    L’etica del whistleblowing può essere vista come una questione spinosa. Il whistleblowing spesso mette in conflitto due valori morali, onestá e lealtà. Infatti fare ciò che è ritenuto giusto, per esempio segnalare un illecito, può a volte entrare in conflitto con la lealtà, che il segnalante potrebbe avere nei confronti di un’azienda per cui ha lavorato per molti anni.

    La denuncia può essere interpretata come una violazione della fiducia. Molti whistleblower decidono di denunciare perché attribuiscono maggior valore all’onestá e al fare ciò che ritengono sia giusto rispetto alla lealtà verso l’organizzazione per cui lavorano.

    Che un informatore sia visto come un “eroe” o un “traditore” dipende esclusivamente dalle sue intenzioni. Qual é la motivazione che lo spinge? Correggere un torto subito o proteggere l’interesse pubblico? Oppure, il segnalante sta cercando di perseguire un interesse personale o un possibile guadagno?

    Un modo per scoraggiare segnalazioni non in linea con il codice etico è quello di offrire nelle organizzazioni un canale interno anonimo per la denuncia delle stesse. Tali sistemi garantendo l’anonimitá dei segnalanti, favoriscono coloro che agiscono in buona fede e che non ambiscono a comparire sui giornali per il solo obiettivo di acquisire notorietá.

    Perché il whistleblowing è attualmente sui giornali?

    A giugno 2020, Watson.ch ha riferito che in Svizzera l’ufficio governativo di segnalazione di whistleblowing, che ha sede presso il Controllo federale delle finanze (CDF), ha visto aumentare di anno in anno il numero di segnalazioni. È interessante notare come la maggior parte di queste segnalazioni quest’anno provenga da stakholders esterni, come fornitori, appaltatori o beneficiari di sovvenzioni, piuttosto che da dipendenti. In quasi l’80% dei casi le segnalazioni sono state fatte in forma anonima.

    In Ottobre, l’Autorità per la condotta finanziaria del Regno Unito (Financial Conduct Authority) ha segnalato un aumento del 61% del numero di segnalazioni presso le società di servizi finanziari. Questo aumento è stato attribuito a una maggiore consapevolezza dei segnalanti, rispetto alle proccedure di segnalazione, alle maggiori tutele garantite agli stessi e alle difficoltá dei dipendenti ad accedere ai canali interni durante la pandemia COVID-19.

    Il whistleblowing è diventato un argomento importante durante la attuale pandemia. Il Süddeutsche Zeitung ha riferito nel maggio 2020 che Stephan Kohn, un dipendente del Ministero degli Interni tedesco, aveva pubblicamente etichettato le misure del governo di Corona come un “falso allarme”. Nei confronti di Kohn è stato avviato un procedimento disciplinare, e attualmente si sta verificando se Kohn perseguibile ai sensi di legge.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann è responsabile del reparto dei prodotti di Corporate Compliance di EQS Group. In questa funzione, sovrintende allo sviluppo strategico di soluzioni di workflow digitale su misura per soddisfare le esigenze dei Compliance Officer di tutto il mondo.

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