7 consigli per un buon codice di condotta
Il codice di condotta è un pilastro centrale di una buona compliance aziendale. Da cosa dovrebbe iniziare un'azienda per redigerlo correttamente, quale scopo dovrebbe servire e cosa comporta? Di seguito alcuni consigli pratici sull'implementazione.
Sebbene un codice di comportamento non sia giuridicamente vincolante, è indispensabile per la maggior parte delle aziende. Il “code of conduct” delinea sia le normative legali che i requisiti che un’organizzazione deve rispettare affinché svolga le proprie attività commerciali in modo etico, fornendo anche a tutti i dipendenti, fino al più alto livello dirigenziale, un’indicazione circa la loro condotta sul posto di lavoro. Inoltre, garantisce trasparenza e aiuta a proteggere l’azienda da violazioni relative alla compliance che possono comportare processi penali, sanzioni severe o danni alla sua reputazione. Il nostro articolo chiarisce le questioni più importanti sul codice di condotta.
Cos’è il codice di condotta?
Spesso confuso con il codice etico (documento più ampio che fornisce una serie di principi che governano il processo decisionale dei dipendenti), il codice di condotta include principi che definiscono l’etica di un’azienda, ma contiene anche regole specifiche per le azioni e il comportamento dei dipendenti.
Il “code of conduct” fornisce ai dipendenti linee guida comportamentali sul posto di lavoro, come ciò che costituisce un comportamento corretto da tenere in azienda e le azioni da evitare. Il codice di comportamento definisce, inoltre, i valori di un’organizzazione, stabilisce standard di comportamento e, con l’aiuto di determinati programmi o processi, affronta i rischi e i comportamenti non etici come la corruzione, stabilendo misure disciplinari.
A cosa serve il codice di comportamento?
Il codice di condotta è la base per molte linee guida di compliance e, quindi, anche per il successo dell’azienda in questo ambito. Si basa su regolamenti/leggi esistenti e li trasferisce nell’ambiente di lavoro immediato. Vengono definiti gli standard di comportamento base in un’organizzazione e vengono mostrati ai dipendenti le possibili azioni in caso di violazioni e comportamenti scorretti, insieme alle possibili conseguenze. Perciò, il codice di condotta funge da linea guida che i dipendenti devono seguire sul posto di lavoro e nei loro rapporti con i partner commerciali. Il documento fornisce all’organizzazione un quadro normativo per il comportamento che i dipendenti dovrebbero tenere e protegge dalle violazioni della compliance come la corruzione.
Cosa rende un codice di condotta buono ed efficace?
Fondamentalmente, un buon codice di condotta soddisfa tre requisiti: si adatta all’azienda, ne copre i rischi e rimane familiare a tutti i dipendenti. Per raggiungere questo obiettivo, è utile seguire alcuni suggerimenti.
- Le norme del codice di comportamento sono orientate al profilo dell’azienda. Oltre ad affrontare i valori dell’organizzazione, copre anche i rischi che questa potrebbe incontrare nel settore e mercato in cui opera;
- Il testo è formulato in modo comprensibile. Astenersi da frasi lunghe e contorte e optare piuttosto per affermazioni brevi e concise. In questo modo, la confusione può essere evitata;
- Il documento è facilmente accessibile a tutti i dipendenti. Non nascondetelo in una cartella remota sul server aziendale. Rendetelo accessibile sull’intranet o direttamente con l’aiuto di strumenti sviluppati appositamente per la comunicazione della compliance come EQS Policy Manager;
- Il codice di condotta è regolarmente aggiornato e comunicato. Se la società espande la propria area di attività, il codice di condotta deve essere adattato alle nuove circostanze. Per garantire che i dipendenti siano a conoscenza del codice di condotta, i suoi contenuti possono essere comunicati durante i corsi di formazione.
Il codice di condotta deve essere approvato dai vertici aziendali e, come per tutte le linee guida sulla compliance, dovrebbe essere applicato il “tono dall’alto”. Il board dovrebbe infatti mostrare ai dipendenti che le regole vengono rispettate a tutti i livelli e che l’organizzazione prende sul serio la condotta aziendale etica.
Come si sviluppa un codice di condotta?
Ci sono sette passaggi per sviluppare un codice di condotta.
- Inserite i regolamenti e i requisiti normativi che si applicano al settore in cui operate e alla vostra azienda. Definite poi i valori che la vostra organizzazione rappresenta. Conducete un’analisi dei rischi per definire i potenziali rischi che la vostra azienda potrebbe dover affrontare a seguito dell’attività commerciale. Ad esempio, un’azienda attiva a livello internazionale potrebbe anche dover prestare attenzione a irregolarità e alla corruzione all’estero. Ad esempio, una PMI che rifornisce società più grandi potrebbe non essere più in grado di limitarsi ai rischi sul mercato interno a causa della legge sulla due diligence della catena di approvvigionamento.
- Traducete quanto scoperto in linee guida e istruzioni chiare per i vostri dipendenti. Come può essere garantita la protezione dei dati richiesta dalla legge? Quali regali o inviti possono accettare i dipendenti? Pensate al rovescio della medaglia e definite in modo chiaro le conseguenze delle violazioni. Ad esempio, quali sono le conseguenze della discriminazione sul posto di lavoro? Cosa succede se un dipendente accetta una tangente o ricicla denaro?
- Scrivete le linee guida, assicurandosi che siano chiare, concise e semplici per evitare confusione o incertezza tra i dipendenti.
- Se possibile, far rivedere il codice di condotta al team legal o esternamente a uno studio legale per essere sicuri che sia corretto da un punto di vista giuridico. In alcune aree, le aziende possono imporre solo requisiti limitati ai propri dipendenti;
- Rendere pubblico il codice di condotta. Se operate a livello internazionale, prendete in considerazione la possibilità di far tradurre il codice di condotta nelle lingue dei vostri dipendenti e partner commerciali. Assicuratevi che il documento sia facile da trovare e accessibile a tutti i dipendenti;
- Chiarite quando si pubblica il codice di condotta che è vincolante. I nuovi dipendenti dovrebbero riceverlo direttamente non appena iniziano;
- Il codice di condotta non è un documento rigido e non modificabile. Se la situazione giuridica cambia o ampliate il vostro campo di attività, il codice di condotta deve essere adattato di conseguenza. La comunicazione e la formazione regolari dovrebbero tenere aggiornati i dipendenti sullo stato attuale.
A chi si applica il codice di condotta?
Innanzitutto, il codice di condotta si applica a tutto il personale aziendale, dai dipendenti al consiglio di amministrazione. Tuttavia, molte aziende si impegnano a garantire che anche i partner commerciali e i lavoratori a contratto che operano per loro conto aderiscano al codice di condotta.
Imparate a gestire in modo efficiente le politiche aziendali durante tutto il loro ciclo di vita