7 Tipps für einen guten Code of Conduct

Der Code of Conduct reflektiert die Kernwerte, für die ein Unternehmen steht und an denen es sich orientiert, wenn es Geschäfte macht. Er gibt den Mitarbeitern Verhaltensrichtlinien am Arbeitsplatz vor: Welches Verhalten ist erwünscht, welche Handlungen sind zu vermeiden? Der Verhaltenskodex definiert die Werte einer Organisation, legt Verhaltensstandards mithilfe von individuellen Programmen oder Prozessen fest, thematisiert Risiken und unethisches Verhalten wie Bestechung oder Korruption und legt auch Disziplinarmaßnahmen dar.

Der Verhaltenskodex ist das Fundament vieler Compliance-Richtlinien und damit auch für ein erfolgreiches Compliance-Management. Er orientiert sich an bestehenden Gesetzesgrundlagen und übersetzt sie in das unmittelbare Arbeitsumfeld. Der Code of Conduct definiert die grundlegenden Verhaltensstandards im Unternehmen. Er zeigt Mitarbeitern Handlungsmöglichkeiten auf, wenn sie einen Verstoß beobachten. Und er beschreibt die Konsequenzen von Fehlverhalten. Damit bildet der Code of Conduct für die Mitarbeiter eine Leitlinie, an der sie sich am Arbeitsplatz und im Umgang mit Geschäftspartnern orientieren können. Dem Unternehmen gibt ein Verhaltenskodex ein regulatorisches Gerüst für erwünschtes Verhalten und schützt die Organisation durch klare Vorgaben vor Compliance-Verstößen wie Bestechung oder Korruption.

Grundsätzlich erfüllt ein guter Code of Conduct drei Anforderungen: Er passt zum Unternehmen, deckt dessen Risiken ab und ist allen Mitarbeitern geläufig. Damit das gelingt, hilft es, sich dabei an einige Tipps zu halten.

• Die Regelungen im Code of Conduct orientieren sich am Profil des Unternehmens: Der Text geht nicht nur auf die Werte Ihres Unternehmens ein, sondern deckt auch die Risiken ab, mit der Ihre Organisation in Ihrer Branche konfrontiert werden kann.
• Der Text ist verständlich formuliert. Verzichten Sie auf lange, verschachtelte Sätze und verwenden Sie kurze, prägnante Aussagen. So vermeiden Sie Verwirrung.
• Das Dokument ist für alle Mitarbeiter leicht zugänglich. Vergraben Sie das Dokument nicht in einem entfernten Ordner auf dem Firmenserver, sondern machen Sie ihn zugänglich: Im Intranet oder direkt mit Hilfe von eigens für die Compliance-Kommunikation entwickelten Tools wie dem EQS Policy Manager oder dem EQS Rulebook
• Der Code of Conduct wird regelmäßig aktualisiert und kommuniziert. Erweitert das Unternehmen sein Geschäftsfeld, muss der Verhaltenskodex an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Um sicherzugehen, dass die Mitarbeiter den Code of Conduct kennen, können die Inhalte in Schulungen vermittelt werden.

Der Code of Conduct sollte von der Geschäftsführung abgesegnet worden sein. Und wie bei allen Compliance-Richtlinien gilt: Tone from the top! Die Führungsebene sollte die Regelungen vorleben und dadurch den Mitarbeitenden zeigen, dass Ihre Organisation ethisches Geschäftsverhalten ernst nimmt.

Der Weg zu einem Code of Conduct führt über sieben Schritte.

1. Tragen Sie die für ihre Branche und Ihr Unternehmen geltenden Gesetze und Vorgaben von Regulierungsbehörden zusammen. Definieren Sie die Werte, für die Ihre Organisation steht. Führen Sie eine Risiko-Analyse durch, um die potentiellen Risiken zu definieren, die Ihrem Unternehmen durch die Geschäftstätigkeit entstehen können. Ein international tätiges Unternehmen muss zum Beispiel auch ein Augenmerk auf Bestechung und Korruption im Ausland legen, ein deutscher Mittelständler der als Zulieferer für größere Konzerne tätig ist, kann sich aufgrund des Lieferkettengesetzes gegebenenfalls nicht mehr nur auf Risiken rund um den heimischen Markt beschränken.
2. Überführen Sie Ihre Erkenntnisse in klare Vorgaben und Handlungsanweisungen für Ihre Mitarbeiter: Wie kann gesetzlich geforderter Datenschutz gewährleistet werden? Welche Geschenke oder Einladungen dürfen Mitarbeiter annehmen? Denken Sie auch an die Kehrseite und definieren klar, welche Konsequenzen bei Verstößen drohen: Welche Folgen hat Diskriminierung am Arbeitsplatz? Was passiert, wenn sich ein Mitarbeiter bestechen lässt oder aktiv bestechen will?
3. Verschriftlichen Sie die Vorgaben. Achten Sie dabei auf klare, einfache Formulierungen, um Unsicherheit oder Verwirrung bei den Mitarbeitern zu vermeiden.
4. Lassen Sie den Code of Conduct nach Möglichkeit juristisch prüfen. In manchen Bereichen, etwa Beziehungen am Arbeitsplatz, können Unternehmen ihren Mitarbeitern nur begrenzt Vorgaben machen.
5. Machen Sie den Verhaltenskodex öffentlich. Wenn Sie international agieren, denken Sie daran den Code of Conduct in die Sprachen ihrer Mitarbeitenden und Geschäftspartner übersetzen zu lassen. Stellen Sie sicher, dass das Dokument für alle Mitarbeiter einfach zu finden und problemlos zugänglich ist.
6. Machen Sie bei der Veröffentlichung deutlich, dass der Code of Conduct bindend ist. Neue Mitarbeiter erhalten den Code of Conduct direkt zu Beginn ihres Arbeitsverhältnisses.
7. Der Verhaltenskodex ist kein starres Dokument: Ändert sich die Gesetzeslage oder erweitern Sie ihr Geschäftsfeld, muss der Verhaltenskodex angepasst werden. Regelmäßige Kommunikation und Schulungen halten Ihre Mitarbeiter über den aktuellen Stand auf dem Laufenden.