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Compliance & Geschenke: 3 essenzielle Tipps für Ihre Richtlinie

Mit diesen Compliance-Regeln für Geschenke und Einladungen reduzieren Sie Unsicherheiten bei Ihren Mitarbeitern und gehen gegen Korruption in Ihrem Unternehmen vor

Helene Blumer Helene Blumer

    Eine teure Flasche Wein hier, ein Abendessen im Luxus-Restaurant dort – was in manchen Situationen eine problemlose Aufmerksamkeit sein kann, kann unter anderen Voraussetzungen zum handfesten Compliance-Problem werden. Ein professioneller Umgang mit Geschenken und Einladungen ist keine einfache Aufgabe für Unternehmen. Insbesondere bei den Mitarbeitern „an der Front“ – im Vertrieb, im Business Development oder im Einkauf – herrscht oft Unsicherheit.

    Die Richtlinien zu Geschenken und Einladungen hilft Unternehmen bei der Korruptionsbekämpfung

    Der erste Schritt auf dem Weg zu einem professionellen Umgang mit Geschenken und Einladungen ist eine entsprechende Richtlinie, die Regeln und Prozesse definiert. Die meisten Unternehmen im deutschen Mittelstand verfügen mittlerweile über einen solchen Leitfaden. Die Richtlinie bildet die Basis für alle weiteren Maßnahmen und erfüllt eine Reihe von Aufgaben:

    • Reduzierung des aktiven und passiven Korruptionsrisikos
    • Definition der Grenze(n) zwischen akzeptablen und verbotenen Praktiken im Kontext Geschenke und Einladungen
    • Definition des Anwendungsbereichs und der verschiedenen Arten möglicher Korruption
    • Schutz des Unternehmens und seiner Mitarbeiter vor dem Risiko strafrechtlicher Verfolgung
    • Signal an Mitarbeiter, Geschäftspartner und andere Adressaten, welche Werte das Unternehmen hinsichtlich der Vermeidung von Korruption vertritt

    Diese Elemente dürfen in keiner Richtlinie zu Geschenken und Einladungen fehlen

    Für eine effektive Compliance-Richtlinie zu Geschenken und Einladungen sind vor allem drei Elemente wichtig: der Geltungsbereich, die Anwendungsfälle und die Bedingungen für Annahme oder Ablehnung.

    1. Geltungsbereich

    Der Geltungsbereich der Richtlinie sollte sich nicht nur auf Mitarbeiter erstrecken, sondern auf alle Personen, die Funktionen im Namen des Unternehmens ausüben. Das können auch Vertriebsagenten, Berater, Auszubildende, Praktikanten, freie Mitarbeiter und andere Gruppen sein. Auch das Einbeziehen von Familienangehörigen macht Sinn. Die Einladung zu einer Konferenz an einen Geschäftsführer kann unproblematisch sein – wenn er seine Ehefrau kostenfrei mitbringen darf, sieht es möglicherweise anders aus.

    2. Anwendungsfälle

    Ebenfalls sollte definiert werden, welche Formen Geschenke und Einladungen annehmen können. In der Regel wird zwischen drei Kategorien unterschieden:

    1. Geschenke bezeichnen in der Regel werthaltige Gegenstände, die an Mitarbeiter oder von Mitarbeitern gegeben werden. Das können Konsumgüter, Werbematerialien, Rabatte, oder Bargeld sein. Klassische Beispiele sind eine Flasche Wein oder eine Schachtel Pralinen.
    2. Zuwendungen beziehen sich meist auf Vorteile, die ein Mitarbeiter erhält oder externen Dritten verspricht bzw. ermöglicht. Diese sind häufig unkonkreter als Geschenke und können bevorzugte Behandlung, Dienstleistungen, Stellenangebote oder Einladungen zu Veranstaltungen umfassen.
    3. Bewirtung schließt Mahlzeiten, Getränke sowie Reise- und Übernachtungskosten mit ein. Klassische Beispiele sind das Geschäftsessen, Kundenreisen, Anlagenbesichtigungen, Kultur- und Sportveranstaltungen oder Urlaubsreisen.

    Neben den „klassischen“ Beispielen für Geschenke und Einladungen im Business-Kontext sind somit viele weitere Anwendungsfälle denkbar:

    • Einladungen zu Sport- oder Kulturveranstaltungen
    • Einladungen zu Messen
    • Zahlung von Geschäftsreisekosten
    • Finanzkredite
    • Garantien oder Bürgschaften
    • Kostenlose Dienstleistungen
    • Zurverfügungstellung von Räumlichkeiten
    • Geschenke, die ein Mitarbeiter des Unternehmens an einen Verwandten oder Bekannten gibt
    • Einstellung eines Verwandten für einen Job oder ein Praktikum
    • Studienbeihilfen für Kinder und Verwandte

     

    In der Richtlinie sollte genau beschrieben sein, welche Arten von Geschenken und Einladungen erfasst sind. Anschauliche und für die Mitarbeiter relevante Beispiele machen die Anwendungsfälle nachvollziehbar – und können auch hervorragend in Schulungen und der internen Kommunikation verwendet werden.

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    3. Bedingungen für Annahme/Ablehnung

    Wo hören Höflichkeit und Nettigkeiten auf, wo beginnt Korruption? Entsprechende Regeln und Kriterien zu definieren ist das Hauptziel der Richtlinie für Geschenke und Einladungen. Hierbei kommt es vor allem auf die Absicht des Schenkenden an: Besteht Grund zur Annahme, dass ein Geschenk oder eine Einladung mit unlauteren Absichten erfolgt ist?

    a) Lokale Gesetzesregelungen

    Klare Grundvoraussetzung: Geschenke und Einladungen müssen durch die geltenden lokalen Gesetze zugelassen sein. Diese können sich von Land zu Land sehr unterscheiden, was es für die Mitarbeiter nicht einfacher macht. Manche Unternehmen tendieren daher dazu, sehr strenge und global gültige Grenzen für Geschenke und Einladungen einzuführen – um sicherzustellen, dass keine nationalen Gesetze verletzt werden. Das kann aber dazu führen, dass lokale Gepflogenheiten nicht eingehalten werden und sich der Eindruck von Compliance als „Spielverderber“ verstärkt. Viele Unternehmen implementieren daher mittlerweile landesabhängige Regeln – mehr dazu in unserem Blogartikel „Strategien im Umgang mit Geschenken und Einladungen“.

    b) Zweck/Motivation

    Es sollte klar definiert sein, zu welchem Zweck Geschenke und Einladungen nicht ausgegeben oder angenommen werden dürfen. Zuwendungen sollten beispielsweise nicht eingesetzt werden, um:

    • Eine unangemessene Gegenleistung oder einen Vorteil zu erlangen
    • Einfluss oder Druck auf Zulieferer, Geschäftspartner oder andere Drittparteien auszuüben
    • Einen Vertrag oder eine vorteilhafte Klausel zu erhalten, zu behalten oder zu verlängern
    • Lizenzen oder behördliche Vereinbaren zu erhalten
    • Ganz oder teilweise von der Zahlung von Lizenzgebühren, Steuern oder Geldbußen befreit zu werden
    • Informationen über das Angebot eines Wettbewerbers oder eines laufenden Vergabeverfahrens einzuholen
    • Verfahren zu beschleunigen, wie zum Beispiel die Vergabe von Visa, das Ausstellen von Behördenfreigaben, die Erteilung von Zollfreigaben und Ähnliches

     

    Der FCPA nennt stattdessen zentrale Merkmale für die Angemessenheit von Geschenken und Einladungen: „Some hallmarks of appropriate gift-giving are when the gift is given openly and transparently, properly recorded in the giver’s books and records, provided only to reflect esteem or gratitude, and permitted under local law.“

    c) Grund/Anlass

    Zu welchem Anlass und aus welchem Grund werden Geschenke gemacht und Einladungen ausgesprochen? Anlässe wie Jubiläen, Geburtstage, Projaktabschlüsse oder gesellschaftliche Ereignisse wie Weihnachten oder Neujahr können legitime Anlässe für Geschenke und Einladungen sein. Besteht hingegen kein offensichtlicher Anlass für die Zuwendung, sollte der Schenker bzw. Empfänger den Grund für die Zuwendung erklären können.

    Ein starkes Warnsignal ist, wenn Zuwendungen vom Empfänger eingefordert werden. Das deutet in der Regel auf unlautere Vorteile und Erpressung hin.

    d) Zeitpunkt

    Auch der Zeitpunkt kann eine wichtige Rolle bei der Beurteilung darüber spielen, ob ein Geschenk oder eine Einladung unter Compliance-Gesichtspunkten kritisch sein könnte.
    Problematisch können folgende Zeitpunkte oder Zeiträume sein:

    • Laufende Ausschreibungen
    • Vor der Unterzeichnung von Verträgen
    • Vor Abstimmungen
    • Vor der Erteilung von Genehmigungen
    • Vor der Vergabe von Lizenzen
    • Vor der Änderung von Gesetzen oder Vorschriften

     

    Hier ist denkbar, Geschenke und Einladungen während dieser Zeiträume zu untersagen oder zumindest einen internen Prüfprozess einzurichten, der geplante Zuwendungen zu diesen Zeiten kritisch unter die Lupe nimmt.

    e) Häufigkeit

    Selbst wenn Unternehmen fixe Wertgrenzen für Geschenke und Einladungen definieren, werden diese mitunter über die Häufigkeit ausgehebelt. Dabei können regelmäßige, kleinere Geschenke dieselbe Wirkung entfalten wie ein einmaliges, kostspieligeres. Um das zu verhindern, sollte auch die Häufigkeit von Geschenken und Einladungen im Blick behalten werden.

    Jahresgrenzen können hierfür eine gute Lösung sein. Diese können innerhalb eines bestimmten Beziehungsumfangs definiert werden (pro Team, Abteilung, Niederlassung, Einheit oder externem Partner). Um die Einhaltung dieser Grenzen kontrollieren zu können, ist ein Geschenkeregister zwingend notwendig. Softwarelösungen erleichtern den Überblick über die Zuwendungssummen und können automatisch die Einhaltung der Jahresgrenzen kontrollieren.

    Wie bei allen Grenzen gilt: Ausnahmen sollten grundsätzlich möglich sein, aber es bedarf eines klaren Prozesses für die Freigabe durch das Management und/oder Compliance, sowie einer entsprechenden Dokumentation.

    f) Empfänger

    Wer der Empfänger eines Geschenks, einer Einladung oder Zuwendung ist, kann einen großen Unterschied in deren Beurteilung machen. Generell kritisch zu sehen sind Amtsträger. Viele Behörden haben bereits interne Regeln zu diesem Thema erlassen, die unbedingt einzuhalten sind. Nicht nur Amtsträger selbst, sondern auch deren Familienangehörige, den Personen nahe Stiftungen oder andere Organisationen können als Empfänger problematisch sein.

    Demzufolge lohnt es sich, bei Zuwendungen an Amtsträger oder ihnen nahestehende Personen und Organisationen genauer hinzuschauen. Der interne Prüf- und Dokumentationsprozess sollte für diesen Fall einen gesonderten Ablauf vorsehen, beispielsweise eine zweistufige Prüfung und Freigabe durch den direkten Vorgesetzten und die Compliance-Funktion.

    Folgendes sollte bei Zuwendungen an Amtsträger grundsätzlich vermieden werden:

    • Barzahlungen
    • Häufige oder wertvolle Geschenke bzw. Einladungen mit hohem monetärem Gegenwert
    • Geschenke oder Einladungen im Zusammenhang mit öffentlichen Ausschreibungen
    • Zuwendungen mit der Absicht, die Beziehung dahingehend zu verbessern, künftig Einfluss oder Druck ausüben zu können

    g) Art

    In aller Regel nicht erlaubt sollten Zuwendungen in Form von liquiden Mitteln und als Zahlungsmittel verwendbaren Vermögenswerten sein, darunter:

    • Bargeld, bargeldähnliche Zahlungsmittel, Überweisungen
    • Wertpapiere wie Aktien oder Anleihen
    • Gold, Edelsteine und andere Edelmetalle
    • Gutscheine und Geschenkkarten
    • Zinslose oder zinsgünstige Kredite

     

    Insbesondere bei Amtsträgern sollten diese Arten von Geschenken nicht erlaubt sein und sind in vielen Jurisdiktionen auch gesetzlich verboten.

    h) Geschäftsnähe

    Ein guter Indikator: Ist bei dem Geschenk oder der Einladung der geschäftliche Bezug erkennbar? Das kann die Einladung zu Konferenzen oder sonstigen Veranstaltungen mit Berufskontext sein, produktbezogene Werbematerialien, Bewirtungen im Kontext von geschäftlichen Veranstaltungen oder Besprechungen und Ähnliches. Solche Zuwendungen sind in der Regel unproblematischer als Zuwendungen, in denen der geschäftliche Bezug nicht erkennbar ist: Einladungen zu privaten Reisen, Freizeitveranstaltungen, Geschenke an Partner, Familienangehörige oder sonstige Personen außerhalb des beruflichen Kontexts.

    i) Wertgrenze für Geschenke

    Über einen Aspekt herrscht grundsätzlich Einigkeit: Je höher der Wert eines Geschenks oder einer sonstigen Zuwendung, umso höher die Gefahr, dass es sich dabei um Korruption handeln könnte. Und es leuchtet ein, dass ein Kugelschreiber mit Firmenlogo ein unproblematisches Geschenk sein dürfte, während eine teure Schweizer Armbanduhr deutlich kritischer betrachtet werden sollte. Doch wo verläuft die Grenze?

    Hierauf gibt es keine klaren Antworten. Welcher Wert angemessen ist, hängt von lokalen Gepflogenheiten, der nationalen Kaufkraft und dem Status des Schenkenden und des Empfängers ab. Ein Geschenk an einen Geschäftsführer in der Schweiz ist möglicherweise unkritisch, dasselbe Geschenk an einen Beamten in Indien kann schon auf unlautere Vorteilsnahme hindeuten. Bei manchen Geschenken ist es sogar schwer bis unmöglich, den monetären Gegenwert zu bestimmen.

    Das macht den korrekten Umgang mit Geschenken und Einladungen für Mitarbeiter nicht unbedingt einfacher. Einige Unternehmen behelfen sich damit, Compliance-Wertgrenzen pro Land zu definieren. Die Abfrage weiterer Faktoren hilft Mitarbeitern, ein Gefühl für die Angemessenheit zu bekommen.

    Der Einsatz einer Softwarelösung bietet hier immense Vorteile: Landesabhängige Wertgrenzen können als Regeln hinterlegt werden, je nach Empfänger und anderen Faktoren können verschiedene Freigabeprozesse ausgelöst werden. Das erleichtert die Handhabung sowohl für Mitarbeiter als auch für Management und Compliance enorm.

    j) Transparenz und “Presse-Test”

    Heimlich erfolgte Zuwendungen können ein Indikator für Unrechtmäßigkeit sein. Wenn die entsprechenden Ausgaben nicht oder unter falscher Bezeichnung in den Büchern des Schenkenden aufgeführt sind, besteht ein hoher Verdacht der Korruption. Einige Unternehmen mussten sich bereits Prozessen stellen, weil private Urlaubsreisen für Amtsträger als „Schulung“ oder „Fabrikbesichtigung“ verschleiert wurden.

    Ein guter Test, den die französische Antikorruptionsbehörde AfA in diesem Kontext empfiehlt, ist der „Presse-Test“: Würde der Ruf des Unternehmens Schaden nehmen, wenn das betreffende Geschenk oder die Einladung publik würde? Falls ja, sollte wahrscheinlich davon Abstand genommen werden.

    k) Regeln/Richtlinien der anderen Partei

    Natürlich spielt auch eine Rolle, welche Regeln oder Richtlinien für die andere Partei im Rahmen von Zuwendungen gelten. Verfügt die Organisation der Person, die beschenkt werden soll oder von der eine Einladung erhalten wurde, über eine Richtlinie für Geschenke und Einladungen? Wenn ja, bewegt sich die Zuwendung im dort definierten Rahmen?

    Fazit: Eine gute Richtlinie ist erst die halbe Miete

    Es ist geschafft: Die wichtigsten Regeln für Geschenke und Einladungen im Unternehmen sind definiert, die gängigsten Fälle sind geklärt, und alles ist in einer Richtlinie festgehalten. Doch hier hört die Arbeit nicht auf: Im zweiten Schritt muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter die Regeln kennen und anwenden können. Und insbesondere bei unklaren Fällen sollte es einen Prozess geben, über den Mitarbeiter schnell und einfach Hilfe bekommen.

    Und nicht zuletzt ist für Unternehmen wichtig, Kontrolle über Geschenke und Einladungen zu haben. Sollten einzelne Zuwendungen im Nachhinein kritisch betrachtet werden, ist ein Geschenkeregister essenziell: Wer wurde von wem aus welchem Anlass womit beschenkt? Das Geschenkeregister sollte mindestens diese Antworten liefern, um Entscheidungsprozesse nachvollziehbar zu machen und Haftungsrisiken zu reduzieren.

    Generell sollten Regeln und Prüfprozesse nicht dazu führen, dass Mitarbeiter im Vertrieb, Einkauf und Management verunsichert und in ihrer Alltagsarbeit blockiert sind. Smarte und automatisierte Prozesse helfen hier, die richtige Balance zwischen zuverlässiger Compliance und Business-Orientierung zu schaffen. Der Einsatz spezialisierter Software unterstützt enorm dabei, interne Reibungen zu reduzieren und gleichzeitig die dringend erforderliche Compliance im Kontext Geschenke und Einladungen sicherzustellen.

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    Helene Blumer
    Helene Blumer

    Product Manager Corporate Compliance – EQS Group | Helene Blumer hat vor zwei Jahren als Project Manager für die Whistleblowing-​Lösung EQS Integrity Line bei der EQS Group angefangen. In ihrer aktuellen Position ist sie als Product Manager Corporate Compliance zuständig für die Strategie, Konzeption und Definition der neuen Compliance-​Lösungen der EQS Group AG. Zusätzlich leitet sie als Product Owner die Entwicklung des digitalen Registers für Geschenke, Einladungen und Interessenskonflikte (EQS Approval Manager).

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