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3 conseils clés pour votre politique cadeaux et invitations

Grâce à ces règles, vous réduisez le sentiment d’incertitude chez vos employés et vous agissez contre la corruption dans votre entreprise

Helene Blumer Helene Blumer

    Une bouteille de vin coûteuse ici, un dîner dans un restaurant de luxe par là… ce qui peut être une bonne attention dans certaines situations peut devenir un enjeu de conformité évident dans d’autres circonstances. La gestion efficace des cadeaux et invitations n’est pas une tâche facile pour les entreprises. L’incertitude règne souvent, surtout parmi les employés “sur le terrain”, c’est à dire les équipes commerciales et des achats.

    Les directives sur les cadeaux et les invitations aident les entreprises à lutter contre la corruption

    La première étape vers une gestion efficace des cadeaux et invitations est une politique dédiée qui définit les règles et les procédures. La plupart des grandes et des moyennes entreprises disposent désormais d’un ensemble de règles qui constituent la base pour toutes les autres mesures et dont l’objectif est :

    • La définition des champs d’application et des différents types de cas de corruption
    • La définition de la ou des limites entre les pratiques acceptables et interdites dans le contexte des cadeaux et des invitations
    • La réduction du risque actif et passif de corruption
    • La protection de l’entreprise et de ses employés contre le risque de poursuites pénales
    • L’information des employés, partenaires commerciaux et autres parties externes, sur les valeurs de l’entreprise en matière de prévention de la corruption

    Ces éléments se doivent d’être présents dans toute politique en matière de cadeaux et d’invitations

    Pour une politique efficace en matière de cadeaux et d’invitations, trois éléments principaux sont importants : le champ d’application, la définition d’un cadeau ou d’une invitation et les conditions d’acceptation ou de refus.

    1. Le champ d’application

    Le champ d’application de la politique ne doit pas seulement viser les employés permanents mais aussi toutes les personnes exerçant des fonctions pour le compte de la société. Cela inclut les agents commerciaux, les consultants, les stagiaires, les apprentis, les indépendants et d’autres groupes6. Il est aussi logique d’inclure les membres de la famille. Qu’un directeur général soit invité à une conférence peut ne pas poser de problème, mais s’il est autorisé à être accompagné de son conjoint, et ce gracieusement, c’est une autre histoire.

    2. Définir les cadeaux et invitations

    Il convient également de définir les formes que peuvent prendre les cadeaux et les invitations. En général, on distingue trois catégories :

    1. Les cadeaux donnés ou reçus par des employés. Il peut s’agir de biens de consommation, d’objets publicitaires, de réductions ou d’argent liquide. Les exemples classiques sont une bouteille de vin ou une boîte de chocolats.
    2. Les avantages font généralement référence à des objets de valeur qui sont se réfèrent généralement aux avantages ou promesse d’avantage qu’un employé reçoit. Ils sont souvent moins spécifiques ou directs qu’un cadeau et peuvent inclure un traitement de faveur, des services, des offres d’emploi ou des invitations à des événements.
    3. L‘hospitalité comprend les repas, les boissons, les frais de voyage et d’hébergement. Les exemples les plus classiques sont les déjeuners d’affaires, les voyages clients, les visites d’usines, les événements culturels et sportif ou encore des séjours touristiques tous frais payés.

    Outre les exemples “classiques” de cadeaux et d’invitations dans un contexte de relations d’affaires, de nombreux autres cas de figure sont envisageables :

    • Repas au restaurant
    • Invitations à un salon
    • Paiement des frais de voyages professionnels
    • Crédits financiers
    • Garanties ou cautionnements
    • Services gratuits
    • Mise à disposition de locaux
    • Cadeaux qu’un employé de l’entreprise offre à un parent ou à une connaissance
    • Offre d’emploi ou de stage à une connaissance
    • Bourses d’études pour les enfants ou connaissances

     

    La politique doit décrire précisément les types de cadeaux et d’invitations qui sont concernés. Dans l’idéal, il convient d’illustrer les différents champs d’applications par des exemples concrets. Ceux-ci doivent s’intégrer parfaitement dans les formations et la communication interne.

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    De la mise en place de règles appropriées, en passant par la définition des procédures et des responsabilités, jusqu’à la communication interne et à la formation des employés

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    3. Les conditions d’acceptation / de refus

    Où finit la politesse et où commence la corruption ? La définition de règles et de critères spécifiques est le principal objectif de la politique en matière de cadeaux et d’invitations. Dans ce contexte, l’intention de la personne faisant le cadeau est de première importance : Y a-t-il des raisons de croire qu’un cadeau ou une invitation a été fait avec des intentions malhonnêtes ?

    a. Les réglementations locales

    Une condition essentielle de base : les cadeaux et invitations doivent être autorisés par les législations locales en vigueur. Celles-ci peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre, ce qui ne facilite pas les choses pour les salariés. Certaines entreprises ont donc tendance à introduire des limites très strictes et valables dans le monde entier afin de s’assurer qu’elles n’enfreignent aucune loi nationale. Toutefois, cela peut aller à l’encontre du respect des coutumes locales et donc renforcer l’impression des employés que la conformité est une entrave, voire un “trouble-fête”. C’est pourquoi, de nombreuses entreprises appliquent désormais des règles spécifiques à chaque pays – Pour en savoir plus, consultez l’article de blog « Stratégies de gestion des cadeaux et invitations ».

    b. L’objectif / la motivation

    La politique doit clairement définir les conditions dans lesquelles il est possible d’offrir ou de recevoir des cadeaux et invitations. Par exemple, les cadeaux ne doivent pas être utilisés pour :

    • Obtenir une contrepartie ou un avantage indu
    • Exercer une influence ou une pression sur un fournisseur, un partenaire commercial ou un autre tiers
    • Obtenir, conserver ou renouveler un contrat ou des clauses avantageuses
    • Obtenir une licence ou un accord réglementaire
      • Être exonéré totalement ou partiellement du paiement de redevances, de taxes ou d’amendes
    • Obtenir des informations sur l’offre d’un concurrent ou sur une procédure d’attribution de marchés publics en cours
    • Accélérer des procédures comme l’octroi de visas, la délivrance d’agréments officiels, l’octroi de mainlevées douanières ou autres

     

    Les directives du FCPA mentionnent en revanche des caractéristiques clés permettant d’identifier si des cadeaux et invitations sont appropriés ou non : “Certains signes distinctifs d’un cadeau raisonnable sont lorsque le cadeau est offert de manière ouverte et transparente, qu’il est correctement tracé dans les livres et registres du donateur, qu’il est offert uniquement pour refléter l’estime ou la gratitude, et qu’il est autorisé par la législation locale.”

    c. Le motif / l’occasion

    À quelle occasion et pour quelle raison des cadeaux sont-ils offerts et des invitations sont-elles émises ? Des occasions telles que les anniversaires, les naissances, l’achèvement de projets ou des événements comme Noël ou le Nouvel An peuvent être des occasions légitimes de faire des cadeaux et des invitations. Toutefois, s’il n’y a pas de raison évidente pour le cadeau, le donneur et le bénéficiaire doivent pouvoir justifier son occurrence.

    Un signal d’alarme indéniable est donné lorsqu’une gratification est demandée au bénéficiaire. Cela révèle généralement des avantages déloyaux, voire même du chantage.

    d. Le calendrier

    Le calendrier joue également un rôle important pour évaluer si un cadeau ou une invitation pourrait se transformer en problème de conformité.
    Les moments ou les périodes suivantes peuvent poser problème :

    • Appel d’offre en cours
    • Avant de signer des contrats
    • Avant un vote
    • Avant d’accorder des autorisations
    • Avant la délivrance de certificats
    • Avant la modification d‘une loi ou d‘une réglementation

     

    Il est concevable d’interdire les cadeaux et les invitations pendant ces périodes ou de mettre en place une procédure de révision interne qui examine de manière critique les avantages prévus pendant ces moments clés.

    e. La fréquence

    Même si les entreprises définissent des limites de valeur fixe pour les cadeaux et les invitations, celles-ci peuvent être dépassées par l’accumulation de cadeaux et invitations fréquents. Des cadeaux réguliers et plus petits peuvent avoir le même effet qu’un cadeau unique et plus cher. Pour éviter cela, il faut également garder à l’esprit la fréquence des cadeaux et des invitations.

    A cet égard, la définition de limites annuelles peut être une bonne solution. Ces limites peuvent être définies dans le cadre d’un certain périmètre de relations (par équipe, département, branche, unité ou partenaire externe). Afin de pouvoir contrôler le respect de ces limites, un registre des cadeaux est absolument nécessaire. Des solutions logicielles facilitent le suivi des montants des avantages et permettent de contrôler automatiquement le respect des limites annuelles.

    Comme pour toutes les règles, les exceptions doivent rester possible, mais une procédure claire de validation par la direction et/ou le responsable de la conformité est nécessaire, ainsi qu’une documentation spécifique.

    f. Le bénéficiaire

    Quiconque reçoit un cadeau, une invitation ou une gratification peut être influencé dans son jugement. C’est pour cela que lorsque des agents publics sont impliqués, l’examen du cadeau ou de l’invitation doit être minutieux et poussé. De nombreuses autorités ont déjà publié des règles internes à ce sujet, qui doivent être strictement respectées. L’attention doit être portée non seulement sur les agents publics eux-mêmes, mais également sur les membres de leur famille, les fondations affiliées ou d’autres organisations liées à ces derniers.

    Par conséquent, il convient d’examiner de plus près les avantages accordés aux agents publics ou aux personnes et organisations qui leur sont proches. Les règles de validation interne et de documentation devraient prévoir une procédure distincte dans de tels cas, par exemple une procédure d’examen et de validation en deux étapes à savoir par le supérieur hiérarchique et le responsable de la conformité.

    Il convient, en règle générale, d’éviter d’offrir les cadeaux suivants à des fonctionnaires :

    • Paiements en espèces
    • Cadeaux fréquents ou de grande valeur ou invitations ayant un équivalent monétaire élevé
    • Cadeaux ou invitations dans le cadre d’appels d’offres publics
    • Avantages visant à améliorer la relation afin d’exercer une influence ou une pression

    g. Type de cadeaux

    En règle générale, les avantages en espèces ou équivalents ne devraient pas être autorisés, notamment quand il s’agit :

    • D’espèces, moyens de paiement similaires aux espèces (commissions, remises, ristournes), virements bancaires
    • De titres financiers tels que les actions et les obligations
    • D’or, de pierres précieuses et d’autres métaux précieux
    • De chèques-cadeaux et cartes-cadeaux
    • De prêts sans intérêt ou à faible taux d’intérêt

     

    En particulier pour les fonctionnaires, ces types de cadeaux ne devraient pas être autorisés et sont également interdits par la loi dans de nombreuses juridictions.

    h. Les relations d’affaires

    Les cadeaux et invitations qui sont donnés ou reçus dans un contexte de relations d’affaires sont généralement moins problématiques que les avantages qui n’ont pas de lien commercial identifiable. Les invitations à des conférences ou à d’autres événements dans un contexte professionnel, les objets publicitaires, l’hospitalité lors de manifestations ou de réunions d’affaires sont autant d’exemples de contextes liés aux affaires. Cependant, les invitations à des voyages privés, à des événements récréatifs, les cadeaux à des partenaires, à des membres de la famille ou à d’autres personnes en dehors du contexte professionnel sont problématiques.

    i. La valeur

    Il y a un consensus général sur un aspect : plus la valeur d’un cadeau ou d’un autre avantage est élevée, plus le risque de corruption est grand. Et il est évident qu’un stylo à bille portant le logo d’une entreprise ne devrait pas poser de problème, tandis qu’une montre-bracelet suisse coûteuse devrait être examinée de manière beaucoup plus critique. Mais où se situe la limite du raisonnable ?

    Il n’y a pas de réponse nette à cette question. La valeur raisonnable dépend des coutumes locales, du pouvoir d’achat national et du statut du donateur et du bénéficiaire. Alors qu’un cadeau spécifique à un directeur général en Suisse peut être considéré comme potentiellement non problématique, le même cadeau à un fonctionnaire en Inde peut déjà indiquer un avantage déloyal. Pour certains cadeaux, il est même difficile ou impossible de déterminer l’équivalent monétaire.

    Cela ne facilite pas forcément une gestion correcte des cadeaux et des invitations par les employés. Certaines entreprises ont recours à des valeurs limites par pays. Interroger d’autres facteurs permet aux employés de se faire une idée de la pertinence de ces mesures.

    L’utilisation d’une solution logicielle offre ici d’immenses avantages. Les valeurs limites spécifiques à chaque pays peuvent être définies. En fonction du destinataire et d’autres critères, différents processus de validation peuvent être déclenchés. Cela simplifie énormément la gestion pour les employés, pour la direction et pour les responsables de la conformité.

    j. La transparence et le « test de la presse »

    Les dons clandestins peuvent être un indicateur d’illégalité. Si les dépenses correspondantes ne figurent pas dans les livres du donateur ou sont indiquées sous un faux nom, il y a de fortes présomptions de corruption. Certaines entreprises ont déjà dû faire face à des poursuites judiciaires parce que des voyages privés pour des fonctionnaires étaient déguisés en “formation” ou en “visites d’usines”.

    Un test efficace recommandé par l’Autorité Française Anticorruption – l’AFA – dans ce contexte est le “test de la presse” : la réputation de l’entreprise serait-elle ternie si le cadeau ou l’invitation en question était rendu public ? Si la réponse est oui, il est conseillé de s’abstenir de le faire.

    k. Les règles/directives de la partie tierce

    Bien entendu, les règles et directives de la partie tierce jouent également un rôle dans le cadre des avantages. L’organisation de la personne bénéficiaire du cadeau ou de l’invitation a-t-elle une politique mise en place en matière de cadeaux et d’invitation ? Si tel est le cas, le cadeau ou l’invitation rentre-t-il dans le champ d’application défini dans cette politique ?

    Conclusion : une bonne politique est seulement la moitié de la bataille

    C’est fait : les règles les plus importantes concernant les cadeaux et invitations dans l’entreprise ont été définies, les cas les plus courants ont été présentés et tout a été expliqué dans une politique dédiée. Mais le travail ne s’arrête pas là : La deuxième étape consiste à s’assurer que les employés connaissent les règles et sont capables de les appliquer. Et surtout en cas d’incertitude, il doit y avoir un processus en place par lequel les employés peuvent obtenir de l’aide rapidement et facilement.

    Enfin, il est important que les entreprises puissent contrôler les cadeaux et les invitations. Si l’on veut procéder à un examen critique rétrospectif des cadeaux individuels, il est essentiel de disposer d’un registre des cadeaux : qui a reçu quoi, par qui et à quelle occasion ? Le registre des cadeaux doit fournir au moins ces réponses afin de rendre les processus décisionnels compréhensibles et de réduire les risques liés à la responsabilité.

    D’une manière générale, les règles et les processus de contrôle ne doivent pas conduire à ce que les employés des services de vente, d’achat ou de gestion par exemple soient déstabilisés et bloqués dans leur travail quotidien. Des processus intelligents et automatisés aident ici à créer le bon équilibre entre une conformité fiable et le développement commercial. L’utilisation de logiciels dédiés permet de réduire considérablement les frictions internes tout en assurant la conformité nécessaire dans le cadre des cadeaux et invitations.

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    Helene Blumer
    Helene Blumer

    Product Manager Corporate Compliance – EQS Group | Helene Blumer a rejoint EQS Group il y a deux ans en tant que chef de projet pour la solution de dénonciation EQS Integrity Line. Dans son poste actuel de chef de produit “Corporate Compliance”, elle est responsable de la stratégie, de la conception et de la définition des nouvelles solutions de conformité d’EQS Group. De plus, en tant que Product Owner, elle dirige le développement du registre numérique des cadeaux, invitations et conflits d’intérêts (EQS Approval Manager).

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