Ces problèmes vous sont-ils familiers ?

Pas de vue d’ensemble des cadeaux, invitations et conflits d’intérêts

Processus manuels et fastidieux basés sur Excel, PDF et e-mails

Les partenaires commerciaux sont frustrés parce que les processus d’approbation sont trop longs

Il existe une solution : EQS Approval Manager.

Les employés vérifient la validitié des cadeaux et des invitations sur leur smartphone en fonction de vos politiques et les déclarent si nécessaire

Sur la base de règles personnalisées, la direction Compliance contrôle la conformité des cadeaux, invitations ou le conflit d’intérêt

Les employés reçoivent la décision par message et peuvent poser des questions si nécessaire

Fonctionnement intuitif pour tous les utilisateurs

Les employés peuvent déclarer leurs cadeaux sur leur smartphone lorsqu’ils sont en déplacement

Gagnez du temps et des ressources grâce à des workflows intelligents et des approbations automatiques

Créez des catégories et des questionnaires personnalisés pour les demandes de renseignements

Définissez les limites monétaires et les processus d’approbation individuels en fonction des demandes de validation

Offrez un excellent service en répondant aux questions des employés directement dans leur espace personnel

Centralisez dans un registre auditable et sécurisé toutes les demandes et décisions

Recevez des demandes en devises étrangères converties dans la devise que vous avez choisie

Suivez les demandes dans le monde entier et en temps réel et créez des rapports personnalisés avec des informations importantes

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Fonctionnement intuitif pour tous les participants

En savoir plus sur EQS Approval Manager

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Pourquoi est-il important de répertorier les cadeaux, les invitations et les conflits d’intérêts ?

  • Dans le cadre du FCPA, UK Bribery Act et de Sapin II, les régulateurs attendent des entreprises qu’elles mettent en place des processus qui réduisent le risque de corruption par des cadeaux, des frais de voyage et de divertissement
  • Les auditeurs, les cabinets d’avocats et les consultants recommandent des registres pour les cadeaux, les invitations et les conflits d’intérêts. Ces registres se sont déjà imposés comme “Best Practices”
  • Les employés ont besoin de règles et de procédures claires concernant les limites monétaires et d’autres facteurs critiques de cadeaux, d’invitations et de conflits d’intérêts afin d’agir au mieux dans l’intérêt de l’entreprise

FAQ

C’est très simple : dans leur espace personnalisé “Integrity Portal”, les employés peuvent déclarer un nouveau cadeau ou une nouvelle invitation via des liens rapides sur la page d’accueil. Ils sont guidés par un questionnaire qui peut être défini individuellement et selon vos politiques et vos besoins. Vos employés peuvent envoyer la demande directement ou la sauvegarder sous forme de brouillon pour plus tard. Dans la vue d’ensemble de toutes leurs demandes, les employés peuvent voir à tout moment quels brouillons doivent encore être complétés et envoyés, quelles demandes sont encore en cours et lesquelles ont déjà été acceptées ou rejetées.

La saisie d’un nouveau cadeau ou d’une nouvelle invitation est encore plus facile et pratique grâce à l’application “Integrity Portal”, qui permet de formuler une requête en déplacement et même sans connection internet . Les employés sont tenus au courant de l’état actuel des demandes par le biais de notifications “push”.

L’expérience a montré qu’il existe une grande confusion parmi les employés quant à quels cadeaux et invitations sont compatibles avec les politiques internes et lesquels ne le sont pas. Bien que les entreprises définissent souvent des seuils spécifiques à chaque pays et divers critères pour aider les salariés à prendre des décisions, ces informations ne sont souvent pas disponibles au moment voulu.

C’est là que notre fonctionnalité “Quick Check” offre une assistance bienvenue. Sur la base de quelques questions cruciales (telles que le pays du partenaire commercial, la valeur monétaire et l’implication éventuelle de responsables politiques ou de l’administration) les employés reçoivent un retour d’information immédiat pour savoir si le cadeau peut être remis directement ou s’il nécessite l’approbation préalable de leur supérieur direct ou du service Compliance. Ces questions sont définies individuellement par l’entreprise. Le “Quick Check” renforce la confiance de vos employés dans la prise de décision et favorise le respect de votre politique cadeaux.

EQS Approval Manager peut être mis à la disposition des employés dans n’importe quelle langue et dans le monde entier. Il n’y a pas de restrictions concernant les pays, vous décidez vous-même quels pays doivent être activés.

EQS Approval Manager offre une flexibilité maximale, tant en ce qui concerne les catégories de demandes (cadeaux, invitations, conflits d’intérêts) et les questionnaires, qu’en ce qui concerne les flux de travail et les concepts d’autorisation. Ainsi, le Approval Manager peut être configuré de telle sorte que vos processus existants y soient représentés de manière optimale et que des modifications coûteuses des processus puissent être évitées. Nos chefs de projet expérimentés vous soutiennent dans ce processus.

En fonction des besoins des clients, des règles peuvent être définies pour déterminer les processus d’approbation à déclencher après la présentation d’une demande spécifique. Ces règles peuvent être définies de manière très modulaires et basées sur les critères de demandes, tels que le pays de l’employé, la valeur monétaire ou la participation de responsables politiques ou de l’administration. Vous pouvez également utiliser ces règles pour contrôler si des demandes spécifiques doivent être automatiquement approuvées ou rejetées, ou si une approbation manuelle – à un ou plusieurs niveaux – est nécessaire.

Les types de demandes que les employés peuvent soumettre via leur “Integrity Portal” peuvent être définis individuellement et de manière flexible. Les catégories de demandes typiques sont les cadeaux et les invitations. Mais les conflits d’intérêts, le parrainage, les dons et bien d’autres choses encore peuvent être couverts par EQS Approval Manager. Vous décidez des catégories que vous souhaitez mettre à disposition, des questionnaires qui doivent être affichés derrière ces catégories et de la manière dont les protocoles d’autorisation et les flux de travail sont définis.

EQS Approval Manager suit un principe strict de connaissance sélective (“Need-to-Know” principe) : seuls les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent accéder aux demandes (cadeaux, invitations, conflits d’intérêts) et les approuver, les rejeter, les transmettre et les gérer. Les autorisations peuvent être fixées de manière très modulaire. Cette flexibilité permet au responsable de l’approbation de cartographier avec précision vos process de travail internes. Voici quelques exemples :

  • Le Compliance Officer Group peut voir et gérer toutes les demandes
  • Le Compliance Officer local en France peut voir et gérer toutes les demandes des employés français, mais ne peut pas les supprimer ou les exporter
  • Le Manager peut voir et gérer toutes les demandes de son équipe, mais ne peut pas les transmettre, les supprimer ou les exporter

La lutte contre la corruption est une priorité pour la plupart des régulateurs et des superviseurs du monde entier. Le traitement approprié des cadeaux et des invitations se reflète également dans de nombreux textes juridiques et politiques, dont beaucoup ont un effet extraterritorial. Voici quelques exemples :

  • Aux États-Unis, le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) prévoit des mesures préventives pour lutter contre la corruption. Entre autres choses, le DoJ (Département of Justice) et la SEC (Securities and Exchange Commission) attendent des entreprises qu’elles mettent en place des processus de conformité qui minimisent les risques de corruption sur les cadeaux et invitations. En raison du large champ d’application du FCPA, les relations commerciales avec des entreprises américaines, les implantations aux États-Unis ou simplement les transactions en dollars américains peuvent déjà déclencher une enquête par les autorités américaines
  • Au Royaume-Uni, la loi britannique sur la corruption exige également une approche critique des cadeaux et des divertissements. Bien que le Serious Fraud Office (SFO) reconnaisse les signes d’hospitalité en tant que tels, il souligne également que des tentatives de corruption sont possibles sous le voile du secret. Le champ d’application de la loi sur la corruption est tout aussi large que celui du FCPA, puisque les offres, promesses et paiements à tout tiers dans le but de corrompre peuvent être poursuivis
  • En France, la loi anti-corruption Sapin II, entrée en vigueur début 2018, prévoit toute une série de mesures pour lutter contre la corruption. Fin 2019, l’autorité française de lutte contre la corruption, l’AfA, a publié un guide pour aider les entreprises à établir des règles et des processus spécifiques pour traiter les cadeaux et les invitations. L’autorité utilise également ces lignes directrices comme référence lors de ses enquêtes sur les entreprises.

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Amine Gharby
Amine Gharby

Co-Managing Director
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