EQS APPROVALS LOGICIEL DE GESTION DES DÉCLARATIONS ET APPROBATIONS DE CONFORMITÉ
Logiciel d’automatisation des processus de déclaration et d’approbation des cadeaux, invitations et conflits d’intérêts
Une décision approuvée ne suffit plus. Vous devez être capable de démontrer qui l’a approuvée, selon quelle politique, sur quelles preuves et pourquoi. C’est précisément ce qu’EQS Approvals documente automatiquement.
Plus de 14 000 organisations dans le monde font confiance à EQS Group.
Un processus d’approbation impossible à reconstituer devient un risque de conformité
Les défaillances d’un processus d’approbation ne proviennent généralement pas d’un approbateur manquant ou d’une étape oubliée. Elles surviennent lorsqu’une approbation a bien eu lieu… mais qu’aucune preuve exploitable n’existe. Les commentaires des approbateurs ont été échangés par téléphone. Les justificatifs ont été transmis après la décision. Les responsabilités ont changé en cours de validation sans que le dossier ne soit mis à jour. Quelques mois plus tard, lors d’un audit, les mêmes questions reviennent : quelle politique s’appliquait ? Qui a approuvé cette exception ? Quels éléments justifiaient cette décision ? Reconstituer ces informations peut prendre plusieurs semaines.
Les outils de workflow classiques permettent de collecter des formulaires et de faire circuler des demandes. Les équipes conformité doivent pouvoir démontrer chaque décision : qui a déclaré quoi, quelle politique s’appliquait, quels justificatifs étaient disponibles, qui a validé la demande et comment le dossier a été traité jusqu’à sa clôture.
Un processus d’approbation de conformité est un processus structuré permettant de gérer les déclarations sensibles (conflits d’intérêts, cadeaux et invitations, demandes de dérogation…) tout en conservant, dans un dossier unique, l’ensemble des actions, validations, escalades, justificatifs et décisions. Les équipes conformité disposent ainsi, à tout moment, d’une piste d’audit complète, immédiatement exploitable lors d’un audit, d’une enquête interne ou d’un contrôle réglementaire.
Jusqu’à 60 % d’amélioration de l’efficacité dans la gestion des déclarations de cadeaux et de conflits d’intérêts par rapport aux processus basés sur les e-mails et les tableurs.
Source : Forrester Consulting, Total Economic Impact™ d’EQS Compliance Cockpit, étude commanditée par EQS, mars 2026.
Un dossier unique. De la déclaration à la décision.
EQS Approvals offre aux équipes conformité un processus d’approbation centralisé pour gérer les déclarations de conflits d’intérêts, les cadeaux et invitations, les revues de déclarations et les demandes de dérogation. Chaque demande, chaque action, chaque escalade et chaque décision sont regroupées dans un dossier unique, entièrement traçable.
Lorsque les équipes juridiques, l’audit interne ou une autorité de contrôle demandent des preuves, toutes les informations sont déjà disponibles. Intégré à EQS Compliance Cockpit, EQS Approvals connecte les processus d’approbation aux modules Policies, Integrity Line, Third Parties, Campaigns et Insights, offrant une piste d’audit unique couvrant l’ensemble de votre programme de conformité.
Les fonctionnalités clés du logiciel de gestion des approbations de conformité
Un historique de décision complet, prêt pour l’audit
Consultez une demande d’approbation à n’importe quelle étape de son cycle de vie et accédez immédiatement à l’ensemble des informations associées : déclaration initiale, actions des approbateurs, escalades, pièces justificatives, délégations et décision finale. Chaque action est horodatée. Toutes les modifications sont enregistrées au niveau de chaque champ, avec l’identité de l’approbateur et la justification de sa décision. Déclarations, commentaires, documents justificatifs et décisions sont centralisés dans un dossier unique.
Aucune version contradictoire. Aucune information manquante. Une traçabilité complète.
Une gouvernance intégrée au processus
La conformité ne doit pas dépendre du respect de pratiques informelles par les approbateurs. Avec EQS Approvals, les règles de gouvernance sont intégrées directement au processus.
Configurez une seule fois les circuits d’approbation, les droits d’accès, la séparation des tâches (Segregation of Duties), les règles d’escalade et les seuils de validation. Ces règles sont ensuite appliquées automatiquement à chaque nouvelle demande.
Chaque entité, filiale ou pays peut disposer de ses propres seuils, catégories, langues ou circuits de validation, tout en permettant aux équipes conformité de conserver une supervision centralisée.
Un routage intelligent qui élimine les contournements
La plupart des défaillances en matière de conformité commencent par de petits écarts de procédure. Une approbation est déléguée de manière informelle pour résorber un retard. Une pièce justificative est ajoutée après la validation. Une demande à haut risque échappe à une escalade parce qu’un collaborateur suppose qu’un autre approbateur s’en est déjà chargé.
EQS Approvals oriente automatiquement chaque demande en fonction de critères tels que la localisation, le type de déclaration, le niveau de risque ou l’entité concernée. Les règles d’escalade sont intégrées directement au processus.
Les demandes à faible risque peuvent être approuvées automatiquement, tandis que celles dépassant les seuils définis sont automatiquement escaladées ou refusées, conformément à vos politiques internes. Vos équipes peuvent ainsi concentrer leur temps sur les dossiers les plus sensibles.
Une visibilité complète sur vos processus d’approbation
Une demande en attente sur un sujet sensible peut rapidement devenir un risque de conformité. Un tableau de bord centralisé vous permet d’identifier en un coup d’œil : les demandes en attente, les goulets d’étranglement, les validations en retard et les schémas récurrents d’escalade. Vous identifiez ainsi les points de faiblesse avant qu’ils ne deviennent des incidents. Pour aller plus loin, EQS Insights enrichit cette visibilité grâce à des tableaux de bord personnalisés, des rapports avancés et des analyses de tendances couvrant l’ensemble de votre programme de conformité.
Une expérience simple qui favorise les déclarations
L’efficacité d’un programme de conformité dépend de la qualité des informations déclarées. Plus le processus de déclaration est simple, plus les collaborateurs sont enclins à déclarer les situations concernées.
Grâce à Integrity Hub, les collaborateurs peuvent soumettre leurs déclarations depuis n’importe quel appareil, dans leur langue et sans solliciter les équipes conformité. La solution est optimisée pour les appareils mobiles et disponible en 45 langues. En réduisant les frictions, vous améliorez le taux de déclaration et obtenez une vision plus complète et plus fiable des risques au sein de votre organisation.
Un même workflow pour l’ensemble de votre programme de conformité
Concevez un workflow une seule fois, puis réutilisez-le pour différents processus de conformité. Grâce à EQS Campaigns, connectez vos campagnes de déclarations et d’attestations — questionnaires annuels sur les conflits d’intérêts, déclarations de cadeaux et invitations, attestations de lecture des politiques, etc. — directement au processus de revue et d’approbation. Vous associez ainsi des campagnes de grande ampleur à une gestion rigoureuse des décisions individuelles, sans quitter la plateforme EQS Compliance Cockpit.
Conçu pour répondre aux principales exigences réglementaires européennes et internationales
RGPD (Règlement général sur la protection des données)
Les processus de déclaration impliquant des données à caractère personnel nécessitent une base légale documentée, des contrôles d'accès rigoureux et des politiques de conservation adaptées. EQS Approvals applique les principes de Privacy by Design (article 25 du RGPD) grâce à des règles configurables de conservation et de visibilité des données, ainsi qu'à une gestion des accès basée sur les rôles. Les informations sensibles sont uniquement accessibles aux personnes habilitées.
Législation européenne anticorruption / Sapin 2 / UK Bribery Act
Pour démontrer l'efficacité de votre dispositif de conformité et répondre aux exigences des réglementations, chaque déclaration de cadeaux, invitations, avantages accordés aux tiers ou de conflits d'intérêts doit pouvoir être retracée : qui l'a examinée, si une escalade a été nécessaire, sur quelle politique la décision s'est fondée et quels éléments de preuve l'ont justifiée. Avec EQS Approvals, cette piste d'audit est générée automatiquement tout au long du workflow.
Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
Chaque décision, validation et pièce justificative est enregistrée dans un dossier unique, offrant une traçabilité complète et des preuves immédiatement disponibles pour les contrôles, les audits et les revues réglementaires liées au FCPA, sans avoir à reconstituer les informations a posteriori.
LkSG (Loi allemande sur le devoir de vigilance dans les chaînes d'approvisionnement)
Le LkSG impose aux entreprises de mettre en place des systèmes efficaces de gestion des risques, notamment dans leurs relations avec les fournisseurs. EQS Approvals renforce ce dispositif en assurant une gestion structurée des conflits d'intérêts et des processus de déclaration, avec une documentation complète de chaque décision.
Guide de conformité LkSGCSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive)
Les politiques de gouvernance, notamment la gestion des conflits d'intérêts, occupent une place croissante dans les obligations de reporting prévues par la CSRD.
Grâce à un historique d'approbation complet, documenté et facilement exploitable, EQS Approvals facilite les contrôles internes et contribue à répondre aux exigences de reporting extra-financier.
Une solution éprouvée sur le terrain
« Notre objectif était de digitaliser des processus de conformité jusque-là gérés manuellement et de centraliser l'ensemble des informations au sein d'une plateforme unique afin de rendre la gestion et le suivi de la conformité plus efficaces. Grâce à EQS, nous avons atteint cet objectif. »
Édouard de Laforcade
Responsable Juridique, Fédération Française de Judo
Les processus de la Fédération Française de Judo liés aux déclarations de cadeaux et invitations, aux conflits d'intérêts et aux demandes d'approbation étaient gérés manuellement et de manière fragmentée. Après la mise en place d'EQS Approvals, la fédération a centralisé ses workflows sur l'ensemble des types de déclarations, automatisé le routage des demandes, réduit de près de 50 % l'effort de traitement manuel et obtenu une piste d'audit complète pour chaque décision.
Les processus liés aux déclarations de cadeaux et invitations, aux conflits d'intérêts et aux demandes d'approbation étaient gérés manuellement et de manière fragmentée. Le suivi était limité et les décisions ne disposaient pas d'une documentation suffisamment complète pour répondre aux exigences d'un audit.
Centralisation des processus d'approbation, routage automatisé des demandes et gestion des données conforme au RGPD. Visibilité complète pour les équipes conformité — parcours de déclaration simple et guidé pour les collaborateurs.
de réduction des tâches manuelles
des décisions documentées et prêtes pour les audits
plateforme unifiée
Consulter l'étude Forrester Total Economic Impact™ →
Pourquoi les équipes conformité choisissent EQS Approvals
La piste d'audit est au cœur de la solution
Avec EQS Approvals, la piste d'audit n'est pas générée après coup : elle est créée automatiquement à chaque étape du processus. Chaque demande, chaque action, chaque escalade, chaque pièce justificative et chaque décision sont enregistrées dans un dossier unique et entièrement traçable. L'identité des approbateurs, les horodatages, les modifications apportées aux données et les justifications des décisions sont conservés automatiquement. Lorsque les auditeurs, les équipes juridiques ou les autorités de contrôle demandent des preuves, toutes les informations sont immédiatement disponibles.
Conçu pour répondre aux exigences de la conformité en Europe
Depuis plus de vingt ans, EQS accompagne les organisations soumises aux exigences réglementaires européennes. La plateforme a été conçue dès l'origine pour répondre aux enjeux de gouvernance des données : stockage sécurisé des informations, contrôle des accès, protection des données personnelles et conservation des preuves conformément aux exigences réglementaires. Pour les Directeurs Conformité (CCO), les équipes juridiques et les Délégués à la protection des données (DPO), cette approche constitue une garantie essentielle.
Des approbations qui deviennent de véritables contrôles internes
Dans un programme de conformité, une approbation ne se limite pas à une validation administrative : elle constitue un mécanisme de contrôle. EQS Approvals intègre directement les règles de gouvernance au sein du workflow. Les responsabilités des approbateurs, les règles d'escalade, les autorisations basées sur les rôles et la séparation des tâches (Segregation of Duties) sont appliquées automatiquement à chaque demande. Les contrôles sont intégrés au processus lui-même et ne reposent ni sur des procédures manuelles ni sur le respect de bonnes pratiques par les utilisateurs.
Une solution intégrée à l'ensemble de votre programme de conformité
EQS Approvals s'intègre nativement à EQS Compliance Cockpit, aux côtés des modules Policies, Third Parties, Insights et Integrity Line. Les équipes conformité pilotent ainsi l'ensemble de leurs processus depuis une plateforme unique, avec une piste d'audit commune. Chaque processus de déclaration est directement relié aux politiques internes qui l'encadrent ainsi qu'aux processus de gestion des incidents susceptibles d'en découler, sans développement spécifique ni projet d'intégration.
Comment fonctionne un logiciel de gestion des approbations de conformité
Soumission des déclarations
Les collaborateurs soumettent leurs déclarations à l'aide de formulaires guidés ou, avec EQS Campaigns, dans le cadre de campagnes ciblées de déclarations et d'attestations. Les informations collectées alimentent automatiquement le processus d'approbation, garantissant un traitement structuré, cohérent et conforme.
Routage automatique des demandes
Chaque demande est automatiquement transmise au bon approbateur selon des critères prédéfinis, tels que la localisation, le type de déclaration, la catégorie, le niveau de risque ou les réponses aux campagnes. Les bonnes personnes sont impliquées dès le début du processus, sans intervention manuelle.
Examen et validation des demandes
Les approbateurs examinent les demandes, ajoutent les pièces justificatives nécessaires, motivent leurs décisions et déclenchent, si nécessaire, les procédures d'escalade prévues par vos politiques internes. Chaque action est enregistrée automatiquement afin de garantir une traçabilité complète.
Une décision documentée et traçable
Chaque décision est conservée dans un dossier unique comprenant l'identité des approbateurs, les horodatages, les pièces justificatives, l'historique des escalades et les motifs de la décision. La piste d'audit se construit automatiquement tout au long du processus, sans intervention manuelle.
Pilotage et supervision
Un tableau de bord centralisé permet de suivre les demandes en attente, les validations en retard, les goulets d'étranglement et les tendances d'escalade. En cas d'audit ou de contrôle, l'ensemble de l'historique des approbations est immédiatement accessible depuis une plateforme unique.
EQS Approvals vs. les outils de workflow traditionnels
| EQS Approvals | Solutions développées en interne / IA | Outils de workflow génériques | |
|---|---|---|---|
| Conçu pour la gouvernance de la conformité | Partial | ||
| Dossiers de décision prêts pour l'audit | Reconstitution des informations nécessaire | Partial | |
| Workflows reliés aux politiques internes | Dépend de la configuration | Partiellement | |
| Piste d'audit centralisée | Informations dispersées | Partial | |
| Traçabilité et responsabilité des approbateurs | Gestion manuelle | Partial | |
| Conçu pour répondre aux exigences des audits | Limité | Dépend de la configuration |
Découvrez à quoi ressemble une piste d'audit prête à l'emploi
Les équipes conformité qui ont remplacé les approbations par e-mail et sur tableurs par EQS Approvals constatent jusqu'à 60 % d'amélioration de l'efficacité dans la gestion des déclarations. Mais le véritable bénéfice apparaît au moment d'un audit ou d'un contrôle : toutes les informations sont immédiatement disponibles, sans avoir à passer des jours à reconstituer les preuves ou l'historique des décisions.
Session de démonstration de 30 minutes, adaptée à vos processus de déclaration.
Échangez avec nos experts
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Bérengère Fera Ethics & Compliance Solution Advisor – EQS Group Disponible pour échanger sur vos besoins en matière de workflow d’approbation avec quelqu’un ayant mis en œuvre des programmes de conformité dans plusieurs juridictions. Une expertise concrète des besoins réels des équipes conformité, pas un discours commercial. |
avec un expert conformité
Questions fréquentes sur les logiciels d'automatisation des processus de déclaration et d'approbation de conformité
Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation des processus de déclaration et d'approbation de conformité ?
Un logiciel d'automatisation des processus de déclaration et d'approbation de la conformité est une solution conçue pour gérer les déclarations internes sensibles, telles que les conflits d'intérêts, les déclarations de cadeaux et d'invitations ou les demandes de dérogation. Il achemine automatiquement chaque demande vers les approbateurs compétents, applique les règles d'escalade définies et consigne chaque action, décision et pièce justificative dans un dossier unique, sécurisé et entièrement traçable. Chaque dossier constitue une piste d'audit complète, permettant de répondre aux questions soulevées lors des audits, des enquêtes internes ou des contrôles réglementaires : qui a déclaré quoi, au titre de quelle politique, qui a examiné et approuvé la demande, et sur quels éléments de preuve la décision s'est fondée.
Pourquoi les approbations par e-mail et feuilles de calcul sont-elles difficiles à justifier lors d'un audit ?
Les approbations réalisées par e-mail ou à l'aide de feuilles de calcul fragmentent la piste d'audit en dispersant les éléments de preuve entre plusieurs systèmes. Les autorisations de validation sont rarement consignées. Les pièces justificatives sont souvent transmises après que l'approbation a déjà été accordée. Plusieurs versions d'une même feuille de calcul peuvent circuler sans qu'il existe de source de référence unique. Lorsqu'un auditeur demande comment une décision a été prise, il devient difficile d'en reconstituer le processus : les informations sont dispersées, parfois incomplètes et, dans un contexte réglementaire, cette situation constitue un risque supplémentaire. L'absence d'un historique fiable, enregistré au moment des faits, représente à elle seule une faiblesse du dispositif de contrôle interne.
Quels types de workflows EQS Approvals permet-il de gérer ?
EQS Approvals permet de gérer les déclarations de cadeaux, invitations et conflits d'intérêts, les revues de déclarations ainsi que les demandes de dérogation.
Plus largement, la solution s'adapte à tout processus de conformité sensible nécessitant une collecte structurée des informations, une validation documentée, une gestion des escalades et un historique complet de la décision finale, prêt pour les audits, les enquêtes internes et les contrôles réglementaires.
Comment EQS Approvals améliore-t-il la préparation aux audits ?
Chaque demande, chaque action de l'approbateur, chaque escalade, chaque pièce jointe et chaque décision finale sont enregistrées dans un dossier d'approbation structuré, au moment où elles interviennent, et non reconstituées a posteriori.
Lorsque le service juridique, l'audit interne ou une autorité de contrôle demande des éléments de preuve, le dossier est immédiatement disponible dans la plateforme et peut être consulté ou exporté en quelques clics. L'équipe conformité accède ainsi instantanément à l'ensemble des informations nécessaires, sans avoir à rechercher des documents dispersés entre des boîtes de réception, des dossiers partagés ou plusieurs applications.
EQS Approvals prend-il en charge la gestion des accès basée sur les rôles et la séparation des tâches ?
Oui. Les contrôles d'accès basés sur les rôles garantissent que les informations sensibles relatives aux déclarations ne sont accessibles qu'aux approbateurs autorisés, assurant ainsi la confidentialité des données tout au long du processus d'approbation.
Les contrôles intégrés de séparation des tâches empêchent qu'une même personne puisse à la fois soumettre et approuver une même demande, renforçant ainsi la gouvernance et réduisant les risques de conflits d'intérêts ou d'approbations non conformes. Ces contrôles sont configurés directement dans le workflow et s'appliquent de manière cohérente à l'ensemble des processus d'approbation gérés par la solution.
Les workflows peuvent-ils être configurés différemment selon les régions et les unités opérationnelles ?
Oui. Les catégories, les questionnaires, la logique de routage, les seuils d'approbation, les langues et les processus d'escalade peuvent tous être configurés au niveau des unités opérationnelles ou des régions, tout en bénéficiant d'une gouvernance et d'une supervision centralisées. Vous pouvez ainsi définir des seuils d'approbation différents selon les marchés ou des circuits de validation spécifiques selon les types de déclaration, sans que l'équipe Conformité ait à gérer plusieurs systèmes distincts.
Comment EQS Approvals s'intègre-t-il aux autres modules EQS ?
EQS Approvals fait partie d'EQS Compliance Cockpit, aux côtés des modules Policies, Third Parties, Insights et Integrity Line. Par exemple, une campagne de déclaration des cadeaux et invitations guide les collaborateurs tout au long du processus de déclaration, puis achemine automatiquement les informations vers le workflow d'approbation pour examen par l'équipe Conformité. Une fois l'approbation finalisée, le dossier peut être intégré au processus de gestion des cas si une violation potentielle nécessite une enquête. L'ensemble des étapes est documenté au sein d'une piste d'audit unique, offrant une traçabilité complète sur l'ensemble du programme de conformité.
Où les données sont-elles hébergées ?
Les données sont hébergées dans des centres de données répartis dans plusieurs régions du monde, notamment en Amérique du Nord, en Europe et en Asie-Pacifique. Toutes ces infrastructures sont certifiées ISO 27001, garantissant le respect des meilleures pratiques en matière de sécurité de l'information.
En quoi EQS Approvals se distingue-t-il des outils de workflow génériques ?
Les outils de workflow génériques permettent d'acheminer des demandes et de collecter des formulaires. En revanche, ils ne sont pas conçus pour répondre aux exigences de gouvernance, de traçabilité et de responsabilité des approbateurs qu'impliquent les processus d'approbation sensibles en matière de conformité. EQS Approvals intègre nativement des journaux d'audit au niveau de chaque champ, une gestion des droits d'accès basée sur les rôles, des mécanismes de séparation des tâches ainsi que des processus d'escalade structurés. Ces fonctionnalités sont spécifiquement conçues pour répondre aux exigences des audits, des enquêtes internes et des contrôles réglementaires.
Pour aller plus loin
L'architecture de la conformité comportementale
Comment les équipes conformité des grandes entreprises répondent à des exigences réglementaires croissantes grâce à l'automatisation et aux campagnes unifiées, afin de réduire le suivi manuel et le risque d'audit.
The Total Economic Impact™ d'EQS Compliance Cockpit
Découvrez comment la centralisation des workflows de conformité permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle, de réduire l'exposition aux risques et de renforcer la préparation aux audits, sur la base de résultats concrets observés chez les clients.
