10 raisons pour que les entreprises utilisent une plateforme intégrée de gestion de la conformité

Les plateformes intégrées de gestion de la conformité lorsqu’elles sont bien conçues n’agissent pas comme une couche supplémentaire de surveillance, mais ont plutôt tendance à se fondre dans les processus de l’entreprise. Chaque fois que cela s’avère nécessaire, les rapports et les observations concernant l’entreprise sont mis à la disposition des parties prenantes.

La numérisation de la piste d’audit permet également de suivre chaque étape du processus financier, de savoir qui a eu accès aux documents, renforçant ainsi considérablement l’efficacité des audits. Au lieu de perdre un temps considérable à interroger individuellement les personnes sur les problèmes, les auditeurs peuvent se concentrer sur les mesures qui ont été prises et les traces que ces actions ont laissées. La gestion administrative entre les différents départements de l’entreprise et les longs échanges d’e-mails diminuent également, car, par le biais d’une plateforme intégrée de gestion de la conformité, les auditeurs ont plus facilement et plus directement accès à toutes les informations nécessaires. Une piste d’audit digitale permet également à l’entreprise de produire des preuves solides dans le cas d’une enquête ou d’éventuel contrôle d’un régulateur.

Lorsque les équipes de conformité sont en sous-effectif ou submergées de travail, le fait de concentrer toutes les solutions numériques en un seul endroit optimise les processus et l’efficacité. Avant, la tendance était de répartir la responsabilité dans le pilotage du programme de conformité sur l’ensemble de l’entreprise. Mais cette tendance est désormais passée de mode. Le fait de tout regrouper en un seul et même endroit permet une meilleure maîtrise de la conformité. L’approche consistant à exploiter une plateforme intégrée digitale permet à l’équipe conformité de comprendre pleinement sa mission et d’avoir une meilleure visibilité sur les conséquences en cas de manquement.

Il en va de même pour l’ensemble de la société où un système harmonisé génère des niveaux d’acceptation plus élevés au sein des équipes. Les employés qui, au moyen de cette même plateforme, déposent des demandes d’approbation pour des cadeaux ou effectuent des signalements, se familiariseront avec sa fonctionnalité et seront donc plus enclins à y avoir recours. Centraliser tout en un seul endroit contribue à sensibiliser davantage les gens aux enjeux de compliance en général.

Choisir une plateforme intégrée pour son entreprise souligne l’engagement de cette dernière en faveur d’une gestion de la conformité efficace et de pointe. L’équipe est ainsi motivée et dispose des meilleurs outils possibles. Elle donne également le sentiment que la plateforme intégrée est aux mêmes standards de qualité que les produits ou services proposés par l’entreprise, ce qui renforce d’autant plus l’acceptation par les employés.

Pour de nombreuses entreprises, une programme de conformité unique et digitalisé, tel qu’un dispositif d’alerte interne ou un outil de gestion des politiques constitue la première étape vers la mise en place d’un système entièrement intégré. Par conséquent, les équipes conformité de ces entreprises ont tendance à être plus rapidement accoutumées aux applications existantes, son interface utilisateur et avec les fonctionnalités, ce qui facilite la mise en œuvre de solutions complémentaires.

Sans surprises, cela signifie également que le niveau de formation requis peut être réduit au minimum, permettant ainsi un gain de temps. Les professionnels de la conformité peuvent également former plus rapidement leurs pairs. De ce fait, il n’est pas nécessaire que le fournisseur de logiciels organise des sessions supplémentaires de formation. Le même principe s’applique à la solution intégrée pour laquelle la formation effectuée sur un module permet de se familiariser plus rapidement avec les autres.

Lorsqu’il est question de mettre en place une plateforme de conformité intégrée, une maitrise efficace des données est primordiale, notamment s’agissant de leur disponibilité, de leur stockage et de leur protection. La multiplication des enjeux de conformité gérée de manière distincte implique une multitude d’interfaces dans toute l’entreprise, que ce soit avec le système RH, l’ERP ou le CRM.

Grâce à une configuration unique, la charge de travail est considérablement réduite, et cela apparaît déjà clairement lors de la phase d’installation. Tout centraliser au même endroit signifie que les interfaces ne doivent être établies qu’une seule fois. Tout nouveau module de conformité ajouté peut se brancher sur l’infrastructure existante, ce qui garantit, d’un point de vue technique, une introduction en douceur.

Si le recours à des modules de compliance multiples via un outil unique facilite la vie d’un point de vue technique et en matière d’interfaces, cette même logique s’applique lorsqu’il s’agit d’attribuer des autorisations aux équipes conformité. Si les fans de séries rêvent du Saint Graal – les plateformes de streaming les plus populaires qui fusionneraient en une unique plateforme contenant toutes leurs séries préférées grâce à un seul abonnement mensuel, ce rêve peut se toucher du bout des doigts pour les professionnels de la compliance.

Le recours à de multiples outils de conformité nécessitent plusieurs abonnements et plusieurs comptes utilisateurs associés, ce qui signifie que les choses peuvent rapidement devenir complexes à gérer. Une plateforme unique permet à une direction conformité d’être plus rentable et beaucoup plus flexible, notamment en matière de répartition des rôles. Par exemple, si un membre de l’équipe doit intervenir pendant l’absence d’un collègue, l’accès peut être configuré rapidement, et son accessibilité facilité grâce à l’interface familière qui permet de limiter la formation au minimum.

Bien que le recours aux outils pour piloter le programme de conformité présente de nombreux avantages, des risques comme l’éventualité d’un cyber espionnage ou de piratage de l’infrastructure de l’entreprise ne sont pas négligeables. Par conséquent, il est important que l’entreprise examine les possibilités présentées par une solution de conformité intégrée afin qu’elles soient conformes aux exigences réglementaires en matière de protection des données, telles que le prévoie le RGPD.

Une telle évaluation prend du temps et doit être effectuée pour l’ensemble des outils qu’utilise l’entreprise, comme les applications de vidéoconférence ou les logiciels de gestion de projet. L’avantage de la solution de conformité intégrée est que cela ne doit être effectué qu’une seule fois. L’utilisation de programmes de conformité distincts peut rendre cette étape complexe et laborieuse.

Imaginez que vous êtes un professionnel de la conformité analysant la dernière série de formulaires de déclarations de cadeaux et d’invitations qui nécessitent votre approbation lorsqu’une demande urgente de modification d’un aspect crucial du programme de conformité du groupe vous parvient. Imaginez que vous deviez vous déconnecter d’une application, en ouvrir une autre, vous souvenir de votre mot de passe, rechercher la section et finalement la mettre à jour. De quoi irriter les plus calmes d’entre nous.

Grâce à la plateforme intégrée, passer d’une tâche de conformité à une autre se fait de manière simple et efficace, permettant ainsi à l’équipe de conformité d’économiser ses nerfs et son temps. Le fait de tout avoir en un seul endroit donne un aperçu, en temps réel, de l’ensemble du spectre de conformité de l’entreprise, permettant ainsi de s’occuper des tâches les plus urgentes et à valeur ajoutée sans avoir à se préoccuper de plusieurs programmes, mots de passe et connexions.