THIRD PARTIES
Software für das Risikomanagement von Geschäftspartnern – für strukturierte, revisionssichere Compliance
Verwalten Sie Geschäftspartner-Stammdaten, Bewertungen, Screenings, Freigaben und Folgemaßnahmen in einem revisionssicheren Workflow.
Mit zunehmender Komplexität von Geschäftspartner-Programmen wird es schwieriger, die richtigen Informationen zu erfassen, angemessene Due-Diligence-Maßnahmen umzusetzen und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren. EQS Third Parties unterstützt Teams dabei, Geschäftspartner-Daten zentral zu verwalten, Risiken angemessen zu bewerten, Ergebnisse revisionssicher zu dokumentieren und jederzeit den Überblick zu behalten.
Zentralisierte Datenverwaltung | Risikobasierte Due Diligence | Dokumentierte Entscheidungen | Kontinuierliches Monitoring
Weltweit vertrauen über 14.000 Kunden unseren Compliance-Lösungen
Security & compliance certifications
Bei der EQS Group ist der Schutz Ihrer Daten ein zentraler Bestandteil revisionssicherer Risikoprozesse. EQS Third Parties erfüllt strenge IT-Sicherheitsstandards und unterstützt die DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Geschäftspartner-Daten.
Data Protection
- ISO/IEC 27001 certified infrastructure
- 2048-bit end-to-end encryption
- GDPR Article 25 compliant by design
- No metadata collection or IP tracking
Ongoing Security
- Annual penetration testing (OWASP standards)
- ISAE 3000 Type II audits by PwC
- Cloud Security Alliance certified and STAR registered
- 100% renewable energy hosting
Warum Compliance-Teams auf unsere Software für das Geschäftspartner-Risikomanagement setzen
Mit zunehmender Komplexität von Geschäftspartner-Ökosystemen sind Compliance-Teams auf einen strukturierten Prozess angewiesen, um Informationen zu erfassen, Risiken zu bewerten, Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren und jederzeit den Überblick zu behalten. Häufig sind relevante Informationen über E-Mails, Dokumente und isolierte Workflows verteilt, wodurch nur schwer nachvollziehbar ist, welche Informationen bereits vorliegen und welche noch geprüft oder ergänzt werden müssen.
EQS Third Parties führt Due Diligence, Freigaben und Folgemaßnahmen in einem zentralen Prozess zusammen.
Das Geschäftspartner-Risikomanagement umfasst die Identifizierung, Bewertung und Dokumentation von Risiken, die von externen Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern ausgehen – vor, während und nach der Zusammenarbeit.
Für Compliance-Teams, die den Anforderungen des FCPA und UK Bribery Act unterliegen oder sich an den OECD-Leitsätzen zur Sorgfaltspflicht orientieren, ist ein strukturierter und revisionssicherer Ansatz zur Geschäftspartner-Due-Diligence eines der zentralen Elemente eines belastbaren Compliance-Programms.
Zentrale Geschäftspartnerprofile für mehr Risikotransparenz
Alle Daten, Bewertungen, Risikoindikatoren, Screening-Ergebnisse, Abhilfemaßnahmen, Richtlinienbestätigungen, Freigaben und Verlängerungen werden zentral in einem strukturierten Datensatz verwaltet. Compliance-Teams erhalten so eine vernetzte Sicht auf alle Geschäftsbeziehungen und die damit verbundenen Entscheidungen.
Richtlinien und Bestätigungen direkt im Geschäftspartnerprofil
Richtlinien hochladen und Bestätigungen automatisch einholen. Die versionsgenaue Zuordnung mit Zeitstempeln sorgt für eine revisionssichere Dokumentation, die allen internen und externen Audits standhält.
Geschäftspartner-Risiken jederzeit im Blick
Prüfungen, Kontrollen und Abhilfemaßnahmen werden in Echtzeit nachverfolgt. Benachrichtigungen im System stellen sicher, dass die jeweiligen Verantwortlichen sofort erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. So bleibt Ihr Team regulatorischen Anforderungen stets einen Schritt voraus, statt nur auf Risiken zu reagieren.
Umfassende Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Sind Zuständigkeiten nicht klar geregelt, verzögern sich Prüfprozesse – und es bleibt offen, wer welche Entscheidung getroffen hat. Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Daten einsehen, bearbeiten, zuweisen oder exportieren können. Jede Aktion wird automatisch protokolliert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer Inhalte geprüft und freigegeben hat – nicht nur, welche Entscheidung getroffen wurde.
Open API für vernetzte Geschäftspartner-Workflows
Geschäftspartnerdaten entstehen häufig in ERP-, Beschaffungs-, CRM- oder Vertragsmanagement-Systemen. Über die Open API lassen sich diese Systeme nahtlos mit EQS Third Parties verbinden, sodass Daten automatisch übernommen werden können. Gleichzeitig stehen Informationen zu Freigabestatus, Terminen für Neubewertungen oder Maßnahmen zur Risikominderung direkt in allen relevanten Prozessen zur Verfügung. Das reduziert doppelte Dateneingaben, schafft Transparenz und sorgt für eine nachvollziehbare Dokumentation von Due-Diligence- und Risikoprozessen.
Third Parties – diese Funktionen machen den Unterschied
EQS Third Parties ist ein Modul des EQS Compliance Cockpit – einer zentralen Plattform für die Verwaltung von Compliance- und Ethics-Programmen, einschließlich Hinweisgebersystem sowie Fall- und Richtlinienmanagement.
Konfigurierbare Fragebögen für risikobasierte Due Diligence
Nicht jede Geschäftsbeziehung erfordert den gleichen Prüfaufwand. Passen Sie Umfang und Tiefe jeder Bewertung dem tatsächlichen Risiko an und konzentrieren Sie Ihre Ressourcen dort, wo sie den größten Mehrwert schaffen – statt für jede Geschäftsbeziehung denselben Prüfaufwand zu betreiben. Für jeden Geschäftspartner können mehrere Fragebögen erstellt und unabhängig voneinander nachverfolgt werden – beispielsweise für Folgebewertungen, regelmäßige Reviews oder unterschiedliche Ansprechpartner. Geschäftspartner beantworten diese über einen sicheren, loginfreien Prozess mit automatischer Zwischenspeicherung und automatischen Erinnerungen. So erhalten Sie schneller Rückmeldungen und reduzieren den Aufwand für die Nachverfolgung.
Strukturierte Geschäftspartnerprofile für mehr Risikotransparenz
Sind Geschäftspartnerdaten unvollständig oder uneinheitlich erfasst, fehlt die Grundlage für vergleichbare Bewertungen. EQS Third Parties erfasst alle relevanten Informationen in einheitlichen, strukturierten Profilen – darunter Unternehmensdaten, Ansprechpartner, Finanzdaten, Risikoindikatoren sowie LkSG-Relevanz. So vergleichen Sie Geschäftspartner anhand einer einheitlichen Datenbasis und treffen fundierte Entscheidungen.
Integriertes Screening für eine schnellere Risikobewertung
Ein Sanktionslisten-Screening ermöglicht bereits zu Beginn des Onboardingprozesses die Identifizierung sanktionierter Personen und Organisationen – ohne direkten Einstieg in eine umfassende Due Diligence. Für eine weitergehende Risikobewertung steht anschließend ein vollständiges Screening zur Verfügung. Alle Ergebnisse werden im Geschäftspartner-Profil gespeichert und ermöglichen eine einfachere Klassifizierung, Nachverfolgung und revisionssichere Dokumentation.
Enhanced-Due-Diligence- und UBO-Reports
Manche Risiken werden erst sichtbar, wenn klar ist, wer tatsächlich hinter einem Unternehmen steht. Enhanced-Due-Diligence-(EDD) und Ultimate-Beneficial-Ownership-Reports (UBO) ermöglichen strukturierte, analystengestützte Prüfungen, wenn eine detaillierte Analyse der Eigentümerstruktur oder tiefergehende Risikobewertungen erforderlich sind. Die Ergebnisse werden im Geschäftspartnerprofil gespeichert. Dort können Risikostufen vergeben, interne Kommentare ergänzt und vollständige PDF-Berichte heruntergeladen werden. Sämtliche Aktivitäten werden automatisch in einer revisionssicheren Historie dokumentiert. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, auf welcher Grundlage Entscheidungen getroffen wurden.
Network Mapping – Unternehmensbeziehungen intelligent analysiere
AFragebögen liefern nur die Informationen, die Geschäftspartner selbst offenlegen. Risikorelevante Verbindungen und Verflechtungen bleiben dabei häufig verborgen. Network Mapping erweitert das Geschäftspartnerprofil um eine intelligente Analyse der Unternehmensbeziehungen. Compliance-Teams erhalten damit gezielte Einblicke in die mit einem Unternehmen verbundenen Personen und Organisationen – noch vor einer Freigabe oder Eskalation. Der On-Demand-Report nutzt KI-gestützte Analysen öffentlicher Quellen, um Eigentümerstrukturen, Verbindungen und Beziehungsmuster zu identifizieren und in einer Unternehmensübersicht, einem Graphen sowie einer Beziehungstabelle mit Quellenangaben darzustellen.
KI-gestützte Entscheidungen in der Freigabephase
Eine KI-gestützte Zusammenfassung bündelt Screening-Ergebnisse, EDD-Reports und UBO-Daten zu einer kompakten Übersicht der wichtigsten Risikosignale. So erhalten Compliance-Verantwortliche schneller einen fundierten Überblick, ohne dass menschliches Urteilsvermögen oder die Nachvollziehbarkeit der zugrunde liegenden Informationen beeinträchtigt werden. Alle KI-gestützten Aktionen werden protokolliert und lassen sich jederzeit eindeutig einer verantwortlichen Person zuordnen. Die Funktion wurde für regulatorische Anforderungen entwickelt – nicht nachträglich an sie angepasst.
Volle Transparenz durch Echtzeit-Dashboards
Fehlt der kontinuierliche Überblick über die Geschäftspartnerprozesse, werden kritische Entwicklungen häufig erst erkannt, wenn sie bereits zum Problem geworden sind. EQS Insights stellt die wichtigsten Kennzahlen in individuell konfigurierbaren Dashboards in Echtzeit bereit – darunter offene und überfällige Freigaben, Durchlaufzeiten, Risikokonzentrationen sowie Maßnahmen zur Risikominderung. So können Compliance-Teams gezielt Aufgaben priorisieren, Verzögerungen frühzeitig erkennen und ihre Prozesse effizient steuern – ohne zeitaufwendige Statusabfragen.
Entwickelt für die regulatorischen Anforderungen Ihres Geschäftspartner-Programms
FCPA (Foreign Corrupt Practices Act)
Dokumentieren Sie die Auswahl von Geschäftspartnern, Due-Diligence-Maßnahmen und Freigabeentscheidungen in einer Form, die die Vorbereitung auf FCPA-Untersuchungen unterstützt.
UK Bribery Act
Dokumentieren Sie Ihre risikobasierten Due-Diligence-Prozesse als Nachweis angemessener Präventionsmaßnahmen (Adequate Procedures Defence).
OECD Due Diligence Guidance
Setzen Sie einen risikobasierten Ansatz zur Bewertung von Geschäftspartnern um – abgestimmt auf die OECD-Leitlinien für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln.
EU CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive)
Strukturieren Sie Ihre Prozesse zur Lieferketten-Due-Diligence und dokumentieren Sie die Ergebnisse, um den CSDDD-Anforderungen gerecht zu werden – noch bevor diese vollständig in Kraft treten.
DSGVO
Verwalten Sie Verträge zur Datenverarbeitung und Zugriffsrechte im Einklang mit den DSGVO-Anforderungen für den Umgang mit Auftragsverarbeitern.
Von isolierten Prozessen zu einem durchgängigen Geschäftspartner-Workflow
| Manuelle und fragmentierte Prozesse | Vernetzter Prozess mit EQS |
|---|---|
| Daten verteilt über E-Mails, Excel-Tabellen und getrennte Systeme – etwa ERP, Beschaffung, CRM oder Vertragsmanagement | Ein zentrales Profil pro Geschäftspartner – über die Open API können bestehende Systeme angebunden sowie Freigabe- und Risikoinformationen bereitgestellt werden |
| Fragebögen werden manuell als Excel-Dateien versendet – mit langen Bearbeitungszeiten; Richtlinien werden per E-Mail verteilt – ohne verlässliche Dokumentation | Fragebögen werden über sichere Links beantwortet – für schnellere Rückmeldungen; Richtlinienbestätigungen werden versioniert und mit Zeitstempel dokumentiert |
| Screenings erfolgen manuell oder entfallen ganz; Freigabeentscheidungen werden ohne konsolidierte Risikosicht getroffen | Sanktionslisten-Screening von Beginn an; KI-gestützte Zusammenfassung von Screening-Ergebnissen, EDD-Reports und UBO-Daten in der Freigabephase |
| Fristen werden versäumt, weil Erinnerungen in E-Mail-Postfächern untergehen | Benachrichtigungen im System sorgen dafür, dass Reviews und Maßnahmen zur Risikominderung termingerecht umgesetzt werden |
| Kein Überblick über Programmstatus, Engpässe oder Verantwortlichkeiten | EQS Insights zeigt in Echtzeit-Dashboards übersichtlich Rückstände, Engpässe und Durchlaufzeiten – inklusive klarer Verantwortlichkeiten |
Bewährt in der Praxis
Über alle Branchen hinweg zeigt sich dasselbe Muster: Sobald Unternehmen ihre Geschäftspartner-Daten, Bewertungen, Risiken und Richtlinienbestätigungen in einem zentralen, strukturierten Prozess zusammenführen, wird das gesamte Programm belastbarer – und lässt sich deutlich leichter steuern.
Reviews werden schneller durchgeführt, da alle Informationen zentral verfügbar sind.
Richtlinienbestätigungen werden nachvollziehbar dokumentiert – nicht mühsam aus E-Mail-Verläufen zusammengesucht.
Der gesamte Due-Diligence-Prozess wird transparenter, weil alle Informationen zentral und verknüpft vorliegen.
Ob Unternehmen ihre ABAC-Compliance im Hinblick auf den UK Bribery Act und den FCPA stärken oder Lieferkettenprozesse für LkSG und CSDDD weiterentwickeln möchten – EQS Third Parties liefert die Struktur für Klarheit, Transparenz und Verantwortlichkeit.
Der EQS-Unterschied
EQS Third Parties basiert auf mehr als einem Jahrzehnt europäischer Compliance-Expertise. Die Plattform wurde nicht nur für regulatorische Anforderungen entwickelt, sondern orientiert sich am tatsächlichen Vorgehen von Aufsichtsbehörden und Prüfern. Deshalb werden Entscheidungen, Freigaben und Richtlinienbestätigungen so dokumentiert, wie Auditoren es erwarten.
Im Gegensatz zu Insellösungen verbindet EQS Third Parties strukturierte Daten, risikobasierte Due Diligence, dokumentierte Entscheidungen, Screening und kontinuierliches Monitoring in einem durchgängigen Prozess.
Diese fünf Schritte zeigen, wie moderne Software für das Risikomanagement von Geschäftspartnern den gesamten Risikozyklus abdeckt.
Klassifizieren
Ordnen Sie Ihre Geschäftspartner risikobasierten Kategorien zu, damit Ressourcen gezielt eingesetzt und angemessene Due-Diligence-Maßnahmen festgelegt werden können.
Erfassen
Führen Sie Informationen zum Geschäftszweck, internes Wissen und vorhandene Risikosignale zentral zusammen.
Erkennen
Nutzen Sie externe Fragebögen, UBO-Prüfungen und Enhanced Due Diligence, um neue oder bislang unbekannte Risiken sichtbar zu machen.
Entscheidend
Treffen Sie klare Freigabeentscheidungen – positiv, negativ oder unter Auflagen. Maßnahmen zur Risikominderung, Richtlinienbestätigungen und strukturierte Freigabeprozesse sorgen für transparente Verantwortlichkeiten, reduzieren Verzögerungen und dokumentieren Entscheidungen nachvollziehbar.
Überprüfen
Führen Sie Neubewertungen und regelmäßige Reviews im richtigen Rhythmus durch, um Aufsicht und Effizienz in Balance zu halten.
Die wichtigsten Fragen zum Geschäftspartner-Risikomanagement (FAQs)
Wie schützt EQS unsere sensiblen Daten?
EQS betreibt eine ISO-zertifizierte Infrastruktur mit Verschlüsselung, konfigurierbaren Zugriffskontrollen und lückenlosen Aktivitätsprotokollen. Alle Geschäftspartner-Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und unterstützen Ihre internen Governance-, Audit- und Compliance-Anforderungen.
Können wir Fragebögen an interne Standards und unseren risikobasierten Ansatz anpassen?
Ja. Sie können Experten-Templates auswählen und an Ihre Terminologie und Struktur anpassen oder eigene Fragebögen für spezifische Anforderungen erstellen. Sie entscheiden, welche Fragebögen abhängig von Risikoniveau und Art der Geschäftspartner-Beziehung eingesetzt werden – für einen vollständig risikobasierten Due-Diligence-Ansatz.
Wie flexibel lässt sich das Modul an unsere internen Prozesse anpassen?
Die Prozesse und Kriterien für die Risikobewertung lassen sich individuell konfigurieren – abgestimmt auf Ihre internen Anforderungen und Ihr Risikoprofil. So wird Ihr Geschäftspartner-Risikomanagement nicht in ein starres Softwaremodell gepresst, sondern bildet Ihre tatsächlichen Geschäftsprozesse ab.
Lässt sich EQS Third Parties in unsere ERP-, Beschaffungs-, CRM- oder Vertragsmanagement-Systeme integrieren?
Ja. EQS Third Parties bietet eine Open API, über die sich bestehende Geschäftssysteme nahtlos anbinden lassen. Ausgewählte Daten von Geschäftspartnern werden automatisch in EQS Third Parties übernommen. Gleichzeitig lassen sich wichtige Informationen wie Freigabestatus, Risikobewertungen, Prüferinformationen, Termine für Neubewertungen oder Maßnahmen zur Risikominderung direkt in den angebundenen Systemen bereitstellen. So können Onboarding und die Verwaltung von Geschäftspartnern in den bestehenden Systemen erfolgen, während Due Diligence, Screenings, Freigaben und Audit Trails strukturiert in EQS Third Parties dokumentiert werden.
Welche Funktionen bietet das Modul für eine proaktive Risikosteuerung?
EQS Third Parties unterstützt Sie dabei, Geschäftspartner-Risiken aktiv zu steuern. Review-Zyklen, Richtlinienbestätigungen, Bewertungen, Screenings und Fristen für Maßnahmen zur Risikominderung – alles zentral und nachverfolgbar in einer Plattform. Dashboards zeigen auf einen Blick, welche Geschäftspartner besondere Aufmerksamkeit erfordern. Sobald Handlungsbedarf besteht, informiert das System automatisch die Verantwortlichen.
Wie stellt EQS sicher, dass KI-Funktionen den Anforderungen an Compliance und Governance entsprechen?
Die KI-Funktionen in EQS Third Parties sind von Anfang an für den Einsatz in einem regulierten Compliance-Umfeld entwickelt. Alle KI-gestützten Aktionen werden protokolliert, lassen sich jederzeit einer verantwortlichen Person zuordnen und unterliegen menschlicher Kontrolle. EQS AI wurde nach den Grundsätzen des EU AI Acts entwickelt. So unterstützt KI Ihr Team dabei, Entscheidungen schneller zu treffen – ohne Verantwortlichkeiten oder den Audit Trail zu beeinträchtigen.
Wie unterstützt EQS Third Parties ein belastbares ABAC-Compliance-Programm?
Ein wirksames Anti-Korruptionsprogramm erfordert mehr als standardisierte Fragebögen. EQS Third Parties verbindet risikobasierte Due-Diligence-Prozesse, Sanktions- und Medienscreenings, Enhanced Due Diligence sowie Richtlinienbestätigungen in einer zentralen, zeitgestempelten Dokumentation, die auch umfassenden Prüfanforderungen gerecht wird. Wenn Aufsichtsbehörden oder interne Prüfer Nachweise zu einem bestimmten Geschäftspartner anfordern, stehen vollständige und strukturierte Informationen innerhalb von Sekunden zur Verfügung – ohne aufwendige Recherche in E-Mails oder Excel-Tabellen.
Wie sichern wir einen lückenlosen Audit Trail?
Vom ersten Screening bis zur Neubewertung wird jede Aktion in EQS Third Parties automatisch protokolliert: ausgefüllte Fragebögen, Screening-Ergebnisse, Risikobewertungen, Freigabeentscheidungen und Richtlinienbestätigungen. So entsteht eine vollständige, zeitgestempelte Dokumentation entlang des gesamten Entscheidungsprozesses. Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass nachvollziehbar bleibt, wer Inhalte geprüft und freigegeben hat – nicht nur, welche Entscheidung getroffen wurde. Eine nachträgliche Rekonstruktion ist nicht erforderlich.
Unsere Experten sind Ihre Partner
Erfahren Sie, wie EQS Third Parties Ihr Compliance-Programm unterstützt
30 Minuten. Individuell auf Ihre Compliance-Prozesse und Ihre Herausforderungen abgestimmt
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Sabela Pérez Director of Compliance and Ethics Verantwortet die Entwicklung moderner Ethics- & Compliance-Lösungen für globale Unternehmen. |
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Matthias Zastrow VP, Sales and Compliance Solutions Specialist Begleitet Unternehmen beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Geschäftspartner-Compliance-Programmen für FCPA-, UK-Bribery-Act- und CSDDD-Anforderungen. |
mit einem Compliance-Experten