EQS Policy Manager: Das zentrale Policy-Management-System

Zunächst benötigen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter, zumindest Namen und E-Mail-Adressen. Diese können Sie entweder bequem per Excel-Import hochladen, oder Sie lassen von uns eine automatische Synchronisierung mit einem bestehenden Active Directory- oder HR-System einrichten.

Nun können Sie Richtlinien per Klick entweder an alle Mitarbeiter oder an bestimmte Zielgruppen versenden. Zielgruppen können beispielsweise anhand der Abteilung, der Gesellschaft oder der Berufsbezeichnung der Mitarbeiter definiert werden. Die adressierten Mitarbeiter erhalten dann per E-Mail einen Link zur Richtlinie und müssen diese per Klick bestätigen.

Besonders komfortabel: Wenn Mitarbeiter neu ins Unternehmen kommen oder die Abteilung wechseln, bekommen sie automatisiert die für sie relevanten Richtlinien zugeschickt – ohne dass Sie tätig werden müssen.

Bestehende Richtlinien können entweder als PDF-Datei hochgeladen oder als HTML-Inhalt erstellt werden. PDF-Dateien bieten den Vorteil, dass ein bestehendes Richtlinien-Layout einfach übernommen wird. Allerdings ist die Handhabung für Smartphone-Nutzer nicht sehr komfortabel.

Hierfür eignet sich die Variante als HTML-Inhalt besser. Diese kann im System mit Hilfe eines HTML-Editors erstellt werden. Der Policy Manager bietet zudem die Möglichkeit, Kurzfassungen der Richtlinien zu hinterlegen. So können Ihre Mitarbeiter auch unterwegs die wichtigsten Punkte einer Richtlinie bequem nachlesen.

Der Policy Manager kann den Mitarbeitern in jeder beliebigen Sprache und weltweit zur Verfügung gestellt werden. Einschränkungen bezüglich Länder gibt es keine. Sie entscheiden selbst, welche Länder aktiviert werden sollen.

Es ist zudem möglich, Richtlinien in mehreren Sprachen zu erstellen. Mitarbeiter erhalten eine bestimmte Richtlinie dann automatisch in ihrer bevorzugten Sprache, sofern die Richtlinie in dieser Sprache vorliegt.

Unsere Standard-API erlaubt die Verbindung mit allen gängigen Systemen, in denen Sie bereits Mitarbeiterdaten gespeichert haben. Das können Active Directory bzw. Azure AD sein oder HR-Systeme wie SAP SuccessFactors, Workday und zahlreiche andere.

Für die automatische Synchronisierung Ihrer Mitarbeiterdaten steht Ihnen ein IT-Projektmanager zur Verfügung, der gemeinsam mit Ihrer IT die Anbindung einrichtet und ausführlich testet. Bei der Anbindung werden selbstverständlich höchste Sicherheits- und Verschlüsselungsstandards erfüllt.

Ja. Nach einmaliger Einrichtung ist es Ihren Mitarbeitern möglich, sich beispielsweise mit ihrem regulären Windows-Kennwort im Policy Manager einzuloggen. Das erleichtert Ihren Mitarbeitern die Handhabung und erhöht die Akzeptanz deutlich.

Die Einrichtung von SSO ist einfach. Wir stellen Ihrer IT alle nötigen Informationen zur Verfügung, um die einmalige Einrichtung vorzunehmen.

Das Preismodell richtet sich vor allem nach der Zahl der Nutzer, die Richtlinien erhalten und bestätigen sollen – in den meisten Fällen also nach der Zahl der Mitarbeiter. Die Zahl der verwendeten Sprachen und Zusatzoptionen wie Single Sign On (SSO) oder die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten spielen ebenfalls eine Rolle.

Kontaktieren Sie uns gerne für eine Demo und ein unverbindliches Angebot.