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Ihnen kommen diese Probleme bekannt vor?

Example problem selection of policy | EQS Group

Mitarbeiter wissen nicht, welche Richtlinien für sie gelten und wo sie diese finden

Example problem paper chaos | EQS Group

Händisch unterschriebene, unsortierte Richtlinien sorgen für Papier-Chaos

Example problem conclusive reports | EQS Group

Aussagekräftige Reports sind extrem zeitaufwändig oder unmöglich

Die Software-Lösung: Der EQS Policy Manager

Example solution central library | EQS Group

Organisieren Sie alle Richtlinien in einer zentralen Bibliothek und definieren Sie den jeweiligen Adressatenkreis

Example solution digital administration of policies | EQS Group

Mitarbeiter erhalten Richtlinien digital, können diese per Klick bestätigen und jederzeit mobil nachlesen

Example solution tracking the success of the policy system | EQS Group

Prüfen Sie mit Hilfe von Echtzeit-Dashboards und Reports den Erfolg Ihres Richtlinienmanagements

Der EQS Policy Manager einfach erklärt

Vorteile unserer Richtlinienmanagement-Software

Behalten Sie den Überblick dank einer zentralen, digitalen Richtlinien-Bibliothek

Mitarbeiter erhalten automatisch die für sie relevanten Richtlinien

Mitarbeiter können Richtlinien per Klick oder Upload einfach digital bestätigen

Mitarbeiter können Richtlinien bequem auf dem Smartphone lesen und bestätigen

Bewahren Sie alle Richtlinien-Versionen und Bestätigungen sicher auf

Erstellen Sie auf Knopfdruck aussagekräftige Berichte zu Ihren Richtlinien

Jetzt Demo vereinbaren

Intuitive Bedienung für Mitarbeiter und Compliance-Verantwortliche

Schauen Sie sich unsere Richtlinienmanagement-Software genauer an.

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Offene Fragen zu unserer Richtlinienmangement-Software?

Der EQS Policy Manager eignet sich für alle Unternehmen, die ein erfolgreiches Richtlinienmanagement einführen möchten und somit…

  • …den Aufwand für Verbreiten und Bestätigen/Unterschreiben von Richtlinien deutlich reduzieren möchten
  • …sicherstellen möchten, dass Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf die für sie relevanten Richtlinien haben
  • …Ordnung in ihre bestehenden Richtlinien und den Versionsverlauf bekommen möchten
  • …ein robustes Richtlinienmanagement gemäß IDW PS 980 oder ISO 19600 nachweisen müssen.

Damit ist der EQS Policy Manager als digitales Richtlinienmanagement-System für kleine Unternehmen genauso geeignet wie für Großkonzerne.

Zunächst benötigen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter, zumindest Namen und E-Mail-Adressen. Diese können Sie entweder bequem per Excel-Import hochladen, oder Sie lassen von uns eine automatische Synchronisierung mit einem bestehenden Active Directory- oder HR-System einrichten.

Nun können Sie Richtlinien per Klick entweder an alle Mitarbeiter oder an bestimmte Zielgruppen versenden. Zielgruppen können beispielsweise anhand der Abteilung, der Gesellschaft oder der Berufsbezeichnung der Mitarbeiter definiert werden. Die adressierten Mitarbeiter erhalten dann per E-Mail einen Link zur Richtlinie und müssen diese per Klick bestätigen.

Besonders komfortabel: Wenn Mitarbeiter neu ins Unternehmen kommen oder die Abteilung wechseln, bekommen sie automatisiert die für sie relevanten Richtlinien zugeschickt – ohne dass Sie tätig werden müssen.

Bestehende Richtlinien können entweder als PDF-Datei hochgeladen oder als HTML-Inhalt erstellt werden. PDF-Dateien bieten den Vorteil, dass ein bestehendes Richtlinien-Layout einfach übernommen wird. Allerdings ist die Handhabung für Smartphone-Nutzer nicht sehr komfortabel.

Hierfür eignet sich die Variante als HTML-Inhalt besser. Diese kann im System mit Hilfe eines HTML-Editors erstellt werden. Der Policy Manager bietet zudem die Möglichkeit, Kurzfassungen der Richtlinien zu hinterlegen. So können Ihre Mitarbeiter auch unterwegs die wichtigsten Punkte einer Richtlinie bequem nachlesen.

Der Policy Manager kann den Mitarbeitern in jeder beliebigen Sprache und weltweit zur Verfügung gestellt werden. Einschränkungen bezüglich Länder gibt es keine. Sie entscheiden selbst, welche Länder aktiviert werden sollen.

Es ist zudem möglich, Richtlinien in mehreren Sprachen zu erstellen. Mitarbeiter erhalten eine bestimmte Richtlinie dann automatisch in ihrer bevorzugten Sprache, sofern die Richtlinie in dieser Sprache vorliegt.

Unsere Standard-API erlaubt die Verbindung mit allen gängigen Systemen, in denen Sie bereits Mitarbeiterdaten gespeichert haben. Das können Active Directory bzw. Azure AD sein oder HR-Systeme wie SAP SuccessFactors, Workday und zahlreiche andere.

Für die automatische Synchronisierung Ihrer Mitarbeiterdaten steht Ihnen ein IT-Projektmanager zur Verfügung, der gemeinsam mit Ihrer IT die Anbindung einrichtet und ausführlich testet. Bei der Anbindung werden selbstverständlich höchste Sicherheits- und Verschlüsselungsstandards erfüllt.

Ja. Nach einmaliger Einrichtung ist es Ihren Mitarbeitern möglich, sich beispielsweise mit ihrem regulären Windows-Kennwort im Policy Manager einzuloggen. Das erleichtert Ihren Mitarbeitern die Handhabung und erhöht die Akzeptanz deutlich.

Die Einrichtung von SSO ist einfach. Wir stellen Ihrer IT alle nötigen Informationen zur Verfügung, um die einmalige Einrichtung vorzunehmen.

Das Preismodell richtet sich vor allem nach der Zahl der Nutzer, die Richtlinien erhalten und bestätigen sollen – in den meisten Fällen also nach der Zahl der Mitarbeiter. Die Zahl der verwendeten Sprachen und Zusatzoptionen wie Single Sign On (SSO) oder die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten spielen ebenfalls eine Rolle.

Kontaktieren Sie uns gerne für eine Demo und ein unverbindliches Angebot.

Kontaktieren Sie uns

Quirin Haeusgen
Quirin Haeusgen

Account Manager Compliance Services
+49 89 210 298-346

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