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4 Tipps für stressfreies Richtlinienmanagement

Wir zeigen, wie Sie auch bei einer Vielzahl an Richtlinien den Überblick bewahren.

Moritz Homann Moritz Homann

    In jedem Unternehmen kursieren unzählige Richtlinien, wie beispielsweise Richtlinien zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz oder Datenschutzrichtlinien. Oftmals sind diese jedoch nicht mehr aktuell und werden nur von den wenigsten Mitarbeitern durchgelesen. Dabei tragen Richtlinien erheblich dazu bei, Compliance-Risiken im Unternehmen zu minimieren.

    Richtlinien helfen Haftungsrisiken zu minimieren

    Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen Risiken zu minimieren, um ihren Ruf zu wahren und sich vor finanziellen Einbußen zu schützen. Zusätzlich steigt die Zahl gesetzlicher Regulierungen, die Unternehmen verpflichtend umsetzen müssen. Um die unternehmensinternen und gesetzlichen Vorgaben auch an die Mitarbeiter weiterzugeben und so das Risiko für Verstöße gegen Regulierungen einzudämmen, setzen viele Unternehmen auf Compliance-Maßnahmen, wie Richtlinien, in welchen akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz klar definiert wird. Kann ein Unternehmen nachweisen, dass die Mitarbeiter Kenntnis von diesen Richtlinien haben und den Inhalt verstehen, können Haftungsrisiken reduziert werden.

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    Mit jeder neuen Regulierung steigt das Richtlinien-Chaos in Unternehmen

    Was auf den ersten Blick einfach scheint, entwickelt sich mit der Zeit in vielen Unternehmen zum Problem: Mit steigender Anzahl an Regulierungen wächst auch die Anzahl der Richtlinien im Unternehmen und es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Gibt es kein zentrales System für die Verwaltung dieser Richtlinien und der zugehörigen Arbeitsprozesse (wie zum Beispiel Genehmigung, Aktualisierung, Versionierung, etc.), sind oft veraltete, uneinheitliche oder nicht-autorisierte Richtlinien im Umlauf. Oft führt auch eine mangelhafte Kommunikation der Richtlinien dazu, dass kaum ein Mitarbeiter die Richtlinien tatsächlich liest bzw. versteht.

    Unternehmen müssen nachweisen können, dass Mitarbeiter die Richtlinien gelesen und verstanden haben.

    Die Umsetzung eines Policy-Life-Cycles hilft Compliance-Risiken zu minimieren

    Um Compliance-Maßnahmen erfolgreich umzusetzen und dadurch Risiken im Unternehmen abzubauen, ist es unabdingbar sich über einen einheitlichen Umgang mit bestehenden und zukünftigen Richtlinien Gedanken zu machen. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Schritte zum Aufbau eines gut strukturierten Richtlinien-Managements anhand des sogenannten „Policy-Life-Cycles“.

    Die Phasen des Policy-Life-Cycles

    1. Überblick verschaffen und einheitliche Vorlagen erstellen (Creation)

    Erarbeiten Sie zunächst einheitliche Vorlagen für Ihre Richtlinien und legen Sie den Schreibstil, das Layout und den Aufbau aller zukünftigen Richtlinien fest. Es ist ratsam, auch alle bisherigen Richtlinien anhand der neuen Vorlagen zu überarbeiten. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick darüber, welche Compliance-Richtlinien bereits im Unternehmen kursieren und bewerten Sie diese nach Relevanz und Aktualität.

    Versuchen Sie beim Verfassen neuer Richtlinien sowohl organisationsinterne als auch -externe Informationsquellen miteinzubeziehen. So sollten Sie unter anderem darauf achten, in der Richtlinie Normen und Industriestandards ordnungsgemäß umzusetzen. Auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter sollten Sie aufnehmen.

    2. Überprüfung und Genehmigung (Review & Approval)

    Stellen Sie sicher, dass jede Richtlinie vor der Veröffentlichung im Unternehmen sorgfältig überprüft wird: Formulierungen sollten präzise und gleichzeitig für jeden Mitarbeiter einfach verständlich sein. Die Kommentare oder Änderungen aller am Erstellungsprozess beteiligten Personen sollten detailliert dokumentiert werden. Sobald die finale Richtlinie steht, muss diese von der Unternehmensführung genehmigt werden.

    3. Kommunikation (Communication)

    Senden Sie die Richtlinie an die betroffenen Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass auch alle neuen Mitarbeiter die Richtlinien bei Arbeitsantritt erhalten. Verpflichten Sie im nächsten Schritt jeden Mitarbeiter dazu, die Richtlinie zu lesen und schriftlich zu bestätigen, dass dieser den Inhalt gelesen und vor allem auch verstanden hat. Erfolgt keine Bestätigung durch den Mitarbeiter, sollten Sie Erinnerungen versenden oder gegebenenfalls zusätzliches Schulungsmaterial zur Verfügung stellen.

    4. Regelmäßige Prüfung und Aktualisierung (Maintenance & Update)

    Richtlinien-Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Entsprechend ist es empfehlenswert, jede Richtlinie regelmäßig hinsichtlich Ihrer Aktualität und Wirksamkeit zu überprüfen. Kommt man zum Schluss, dass eine Überarbeitung notwendig ist, sollte die Richtlinie erneut alle Schritte des „Policy-Life-Cycles“ durchlaufen.

    Fazit

    Passen Sie den beschriebenen Prozess auf Ihr Unternehmen an und stellen Sie sicher, dass jede Richtlinie in Übereinstimmung mit Ihrem „Policy-Life-Cycle“ erstellt und gepflegt wird. Auf diese Weise beeinflussen Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz positiv und reduzieren Compliance-Risiken nachhaltig.

    Schluss mit dem Richtlinienchaos! Mit dem EQS Policy Manager vereinfachen Sie Ihr Richtlinien-Management.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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