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Unternehmensrichtlinien erstellen, die überzeugen. 7 Tipps.

7 Tipps für die Erstellung verständlicher und überzeugender Richtlinien

Moritz Homann Moritz Homann

    Unternehmen befürworten eine Unternehmensrichtlinie, die zur Risikominimierung beiträgt. Dabei wird in der Regel ein Code of Conduct für das Verhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz aufgestellt. Dieser dient jedoch nicht nur als ein interner Leitfaden für die Mitarbeiter, sondern ebenfalls als Erläuterung der Werte und Arbeitsgrundsätze des Unternehmens. Doch viel zu oft sind Compliance-Richtlinien mit rechtlichen Begriffen, Vorschriften und Einschränkungen gespickt, welche die Mitarbeiter nicht motivieren. Richtlinien dieser Art gehen oftmals am Thema vorbei und sind nicht effektiv.

     

    Was sind Verhaltensrichtlinien?

    Jede Organisation sollte über eine Reihe von Richtlinien verfügen, an denen sich ihre Mitarbeiter in ihrem täglichen Arbeitsumfeld orientieren können. Diese werden im Allgemeinen als Code of Conduct bezeichnet, der die Aufgaben und Werte des Unternehmens beschreibt und einen klaren Maßstab für das Verhalten der Mitarbeiter vorgibt. Die daraus resultierenden Rechte und Pflichten, die als Ge- und Verbote kommuniziert werden, bilden einen verbindlichen Rahmen. Die Verhaltensrichtlinien spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, den Mitarbeitern zu helfen, ihre täglichen Entscheidungen im Einklang mit den Werten der Organisation zu treffen. Sie dienen aber auch dazu, die Unternehmenswerte nach außen zu vermitteln.

    Für die Wirksamkeit der Richtlinien ist es wichtig, dass sie nicht nur in Form eines Dokuments verfasst werden, sondern dass die Regeln darin auch bewusst formuliert werden. Eine gute Formulierung der Richtlinien spiegelt sich in der Art und Weise wider, wie der Inhalt definiert, strukturiert und an die Mitarbeiter weitergegeben wird. So können die Richtlinien auf verschiedene Weise dargestellt werden, beispielsweise als Einteilung in inhaltliche Kategorien. Der „Kern“ der Regeln enthält dabei Fragen und Antworten, während technische Hinweise und Anweisungen die Verfahrensebene bilden und später durch ein Glossar (Erklärungsebene) und Best-Practice-Szenarien ergänzt werden können.

    Mit unseren nachfolgenden Tipps unterstützen wir Sie dabei, verständliche Richtlinien zu erstellen, die alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ansprechen und so deren Verhalten positiv beeinflusst wird.

    1. Erläutern Sie den Zweck der Unternehmensrichtlinie  

    Sie überzeugen keinen einzigen Mitarbeiter, wenn Sie eine Richtlinie verfassen, deren Zweck niemand versteht. Achten Sie deshalb darauf, klar aufzuzeigen, welchen Nutzen die Richtlinie hat. Erklären Sie beispielsweise, welcher Unternehmenswert damit gewahrt wird. Ist der Zweck klar definiert, muss der Inhalt gut strukturiert werden. Grob könnte man die Policy in thematische, prozessbezogene und rollenorientierte Inhalte unterteilen.

    2. Vermeiden Sie Fachjargon 

    Achten Sie beim Schreiben von Unternehmensrichtlinien darauf, dass Sie präzise Formulierungen wählen, die für jeden Mitarbeiter verständlich sind. Vermeiden Sie juristischen oder technischen Fachjargon. Verfassen Sie stattdessen kurze, einfach formulierte Sätze. Oft ist es schwierig, den Mitarbeitern die Richtlinien klar und deutlich zu vermitteln, da sie meist eine komplexe Rechtssprache enthalten. Um die Richtlinien effektiv zu vermitteln, ist es wichtig, sie aus der Sicht der Mitarbeiter zu kommunizieren. Der Zugang zur Policy ist ein ebenso wichtiger Aspekt, der bei Ihrer Ausarbeitung berücksichtigt werden sollte.

    3. Verwenden Sie Praxisbeispiele

    Erläutern Sie anhand von Praxisbeispielen, wie akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz aussieht. Diese Beispiele sollten nicht allgemeingültig, sondern auf den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sein und realistischen Szenarien und Risiken entsprechen.

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    4. Definieren Sie das genaue Anwendungsgebiet

    Zeigen Sie auf, welche Mitarbeiter die Richtlinie beachten müssen bzw. welche davon ausgenommen sind. Wenn es Ausnahmefälle gibt, sollten diese genau definiert werden, um Missverständnisse zu verhindern. Stellen Sie zudem sicher, dass nur die davon betroffenen Mitarbeiter dazu angehalten werden, die Richtlinien zu lesen.

    5. Zeigen Sie Konsequenzen von Verstößen auf

    Eine Richtlinie ist nur dann effizient, wenn klar definiert wird, was die Konsequenzen der Nichteinhaltung einzelner Bestimmungen sind. Verdeutlichen Sie außerdem, wie Mitarbeiter handeln sollten, wenn Sie einen Verstoß gegen eine interne Richtlinie beobachten. 

    6. Legen Sie den Fokus auf die Kernaussage

    Zum regulatorischen Kern gehören konkrete Handlungs- und Unterlassungsanweisungen, die beschreiben, ob Handlungen zulässig (Rechte) oder zwingend (Pflichten) sind. Sie lassen sich im Wesentlichen in 4 Kategorien einteilen: Erlaubnis, Befehl, Ausnahme und Rechte.   

    7. Vermeiden Sie Verbote 

    Auch wenn Sie durch Richtlinien das Verhalten von Mitarbeitern beeinflussen möchten, sollten negative Formulierungen bzw. strikte Verbote, vermieden werden. Formulieren Sie die Richtlinien vielmehr als positive Erwartungen und zeigen Sie den Mitarbeitern damit, dass man Vertrauen in sie hat.

    Eine Erlaubnis bedeutet, das Recht zu handeln und wird unter bestimmten Bedingungen erteilt. Beim Verfassen von reisebezogenen Richtlinien zur Frage: „Kann ich mit dem Zug reisen?“ würde eine erlaubnisorientierte Formulierung beispielsweise so aussehen: ‚Die Benutzung der Bahn für Geschäftsreisen ist erlaubt, wenn…‘. Im Gegensatz dazu würde eine verbotsorientierte Policy wie folgt aussehen: ‚Die Benutzung der Bahn für Geschäftsreisen ist nicht erlaubt, wenn…‘

    Fazit

    Versuchen Sie diese sechs Tipps beim Erstellen Ihrer Unternehmensrichtlinie zu beachten und überzeugen Sie dadurch Mitarbeiter von deren Inhalt. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie einen gut-strukturierten Policy-Life-Cycle einführen. Denn auch die besten Richtlinien sind nur dann wirksam, wenn sie regelmäßig aktualisiert und von allen Mitarbeitern gelesen werden. Am einfachsten funktioniert dies durch den Einsatz eines digitalen Richtlinien-Management-Systems.

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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