SediCome redigere e gestire le policy aziendali
6 suggerimenti per redigere policy aziendali efficaci
Le policy aziendali sono diventate un must all’interno delle aziende, ma cosa sono precisamente? Come redigerle nel migliore dei modi al fine di essere chiare ai destinatari? Come gestire la loro distribuzione e archiviazione?
Con il termine policy si intende l’insieme di norme e regolamenti imposte all’interno dell’azienda per disciplinare la condotta dei propri dipendenti circa tematiche specifiche di vario genere: dall’utilizzo dei social media, alla privacy, dall’utilizzo della posta elettronica al whistleblowing. Affinché, quindi, i dipendenti abbiano ben presente cosa devono rispettare, è buona norma redigere delle policy aziendali che coprano il più possibile tutte le casistiche nelle quali un dipendente può trovarsi, così da evitare errori ed essere cosciente su quanto sta facendo.
Troppo spesso, però, queste policy interne sono ricche di termini legali, regolamenti e restrizioni, che non riescono a motivare e coinvolgere i dipendenti risultando così insensate ed inefficaci. Ecco alcuni suggerimenti per elaborare policy coerenti e coinvolgenti che avranno un impatto positivo non solo per l’azienda, ma anche per i destinatari stessi:
1. Spiegare lo scopo della policy
Create fiducia tra la vostra azienda e i dipendenti assicurandovi che tutti comprendano lo scopo della policy. Perché è necessaria la policy? Spiegate in modo inequivocabile quale valore apporta alla vostra azienda.
2. Evitare gergo tecnico e complesso
Assicuratevi di utilizzare una formulazione precisa che ogni dipendente capirà. Evitate il gergo legale o tecnico. Usate frasi brevi e semplici affinché il significato venga comunicato in modo chiaro e semplice.
3. Usare esempi reali
Spiegate quali sono i comportamenti accettabili e inaccettabili sul posto di lavoro usando esempi della vita reale. Questi esempi dovrebbero essere adattati al lavoro quotidiano della vostra azienda e affrontare i rischi reali.
4. Definire l’ambito della policy
Identificate quali dipendenti devono rispettare la policy e quali invece sono esclusi. Se le persone o i gruppi sono esclusi, assicuratevi che siano definiti con precisione per evitare qualsiasi malinteso in futuro. È importante controllare che solo ai dipendenti interessati venga chiesto di leggere le policy.
5. Definire e comunicare le conseguenze delle violazioni
Una policy aziendale è efficace solo se definisce chiaramente le conseguenze per i dipendenti in caso di mancato rispetto. Chiarite come dovrebbero agire i dipendenti se vedono che si verificano violazioni interne.
6. Evitare le restrizioni
Dovrebbero essere evitate formulazioni negative e restrizioni severe. Formulate le vostre policy come aspettative positive, mostrando così ai dipendenti che avete fiducia in esse.
Conclusione
Seguite questi 6 suggerimenti per scrivere le vostre policy interne per assicurarvi che i vostri dipendenti siano coinvolti e aderiscano alle policy.
Inoltre, raccomandiamo di implementare un processo di creazione delle policy ben strutturato poiché anche le migliori policy sono efficaci solo se riviste periodicamente. Il modo più semplice per gestirlo è utilizzare un sistema di gestione delle policy digitali.
Imparate a gestire in modo efficiente le politiche aziendali durante tutto il loro ciclo di vita
