Approvals
Workflow di approvazione per il lato quotidiano e umano della compliance
Un’unica piattaforma integrata per automatizzare i processi complessi che gestisce ogni giorno
La compliance non riguarda solo le policy, ma soprattutto le persone. La vera sfida è gestire attività ricorrenti ma sensibili che coinvolgono tutti i dipendenti: regali, inviti e conflitti di interesse. EQS trasforma questi processi manuali e ad alto rischio in workflow semplici, tracciabili e pronti per l’audit, progettati per funzionare correttamente fin dal primo utilizzo.
Scelto da organizzazioni leader a livello globale
Perché scegliere una piattaforma di compliance dedicata?
La maggior parte dei software di approvazione è pensata per team marketing o per la gestione di progetti. Il nostro è stato progettato per Lei.
Progettata specificamente per la compliance
Mentre altri strumenti supportano revisioni creative o project management, EQS risponde ai requisiti concreti della compliance: HinSchG, Sapin II e Direttiva UE sul Whistleblowing.
Parliamo il linguaggio normativo che Le serve.
Meno solleciti, più controllo
Stanco di inseguire approvazioni con email di promemoria? La piattaforma gestisce automaticamente solleciti e notifiche ai responsabili, liberando tempo per analisi di alto livello e gestione proattiva del rischio.
Ci pensiamo noi.
Un’esperienza unificata
Niente fogli Excel o strumenti frammentati. Approvals e Campaigns operano come un’unica soluzione coerente, offrendo un’esperienza fluida ai dipendenti e piena visibilità in tempo reale al Suo team.
Semplice per definizione.
Perché i team di compliance si affidano a EQS
Workflow di approvazione automatizzati
Le dichiarazioni vengono instradate immediatamente in base a ruolo, seniority, dipartimento o attributi personalizzati. I workflow automatizzati garantiscono che nessuna richiesta venga persa e che ogni approvazione arrivi alla persona giusta.
Campagne di compliance proattive
Avvii questionari di disclosure e attestazioni di policy come campagne strutturate. Programmi promemoria mirati, gestisca le eccezioni senza attriti e monitori i tassi di completamento in tempo reale per colmare ogni lacuna.
Invii intuitivi per i dipendenti
Moduli guidati in self-service rendono semplice la segnalazione di regali, inviti o conflitti di interesse. Istruzioni chiare e supporto integrato favoriscono disclosure accurate ed efficaci.
Confronto tra piattaforme di compliance:
dove vuole arrivare?
| EQS Approvals | SharePoint / Email | Strumenti workflow generici | |
|---|---|---|---|
| Progettata per la compliance |  |  | |
| Instradamento e promemoria automatici | | Manuale | Parziale |
| Logging pronto per audit | | | |
| Allineata a GDPR / HinSchG / Sapin II | | Dipende | |
| Campagne multi-step | | | |
| Funzionalità / Categoria | Status quo: SharePoint / Email | Strumenti workflow generici (Jira, Trello, ecc.) | Suite GRC (NAVEX, CaseIQ, ecc.) | EQS Approvals & Campaigns |
|---|---|---|---|---|
| Scopo principale | Archiviazione documenti e collaborazione generale. | Project management e gestione task. | Governance, Risk & Compliance enterprise su ampia scala. | Gestione dedicata e orientata ai dipendenti dei processi di compliance. |
| Focus su conflitti di interesse e regali | Gestione manuale tramite moduli allegati. | Richiede configurazioni complesse; moduli non conformi. | Funzionalità disponibile, ma spesso complessa e integrata in una suite ampia. | Moduli guidati e logica di instradamento delle approvazioni già pronti all’uso. |
| Gestione delle campagne di compliance | Distribuzione manuale via email e monitoraggio su fogli Excel. | Richiede integrazioni complesse e monitoraggio manuale. | Spesso richiede l’implementazione di un modulo separato e complesso. | Campaigns integrato per disclosure annuali/su richiesta, automatizzate e tracciabili. |
| Normative UE (GDPR, HinSchG, Sapin II) | Richiede audit manuali e presenta alto rischio di violazioni. | Non previsto; richiede configurazione manuale e supervisione legale. | Supportato, ma spesso con un set di funzionalità generico e globale. | Workflow conformi al GDPR integrati, opzioni di residenza dei dati e supporto per entità legali specifiche. |
| Registrazioni pronte per audit e tracciabilità | Registrazioni frammentate; lacune nell’audit trail; consolidamento manuale. | Audit trail tecnici (chi ha modificato una scheda), non legali (chi ha attestato una policy). | Audit trail robusti, ma l’estrazione di dati specifici può essere complessa. | Ogni azione è registrata con timestamp legali e ID utente; reportistica di audit istantanea. |
| Esperienza utente | Scarsa. Alta frustrazione dei dipendenti, bassi tassi di invio. | Funzionale, ma non intuitivo per utenti non tecnici. | UI spesso complessa e datata; porta i dipendenti a evitare il sistema. | Moduli self-service intuitivi con istruzioni chiare; pensato per un’alta adozione. |
| Implementazione e time-to-value | Immediata (ma senza alcuna governance). | Settimane/mesi di configurazione e coinvolgimento IT. | Cicli di implementazione enterprise da 6 a 18 mesi. | Implementazione rapida e mirata; pensata per andare live in poche settimane. |
| Modello di costo | Gratuito (ma con milioni in sanzioni e tempo perso). | Costo basso, ma alto costo nascosto legato al rischio di non conformità. | Licenze iniziali elevate e costi di consulenza significativi. | SaaS trasparente e scalabile, basato sul numero di dipendenti e moduli attivi. |
Perché le nostre soluzioni di compliance basate su AI sono concrete
Efficacia dimostrata nella pratica
“Avevamo l’obiettivo di digitalizzare i processi di compliance gestiti manualmente e di centralizzare le informazioni in un unico posto, rendendo la gestione e il monitoraggio della compliance più efficienti. Grazie a EQS siamo riusciti a raggiungerlo.”
Edouard de Laforcade
Head of Legal, France Judo
Sfida
I processi di compliance relativi a regali, ospitalità e conflitti di interesse erano manuali, frammentati e difficili da monitorare. Le approvazioni non disponevano di una documentazione adeguata per gli audit.
Risultato
Con EQS Approvals & Campaigns, la federazione ha centralizzato i workflow, automatizzato l’instradamento e garantito una gestione dei dati conforme al GDPR. I compliance officer hanno ottenuto piena visibilità e i dipendenti moduli chiari e guidati.
Approvazioni centralizzate per tutti i tipi di disclosure
Workflow automatizzati che hanno ridotto quasi della metà il lavoro manuale
Audit trail completi per ogni decisione
La differenza EQS:
un workflow in quattro fasi
Il Suo processo attuale è composto da attività scollegate. EQS lo trasforma in un workflow guidato e completamente auditabile.
Avviare
Combini attestazioni di policy, formazione e disclosure in un’unica campagna di compliance.
Inviare
I dipendenti compilano moduli chiari e guidati.
Revisionare e approvare
I responsabili compliance esaminano, commentano e approvano. I dipendenti vengono notificati direttamente in piattaforma.
Monitorare e reportizzare
Ogni azione è registrata con timestamp. I report pronti per l’audit sono disponibili immediatamente.
Certificazioni di sicurezza e conformità
In EQS Group, la protezione dei dati è la nostra massima priorità. EQS Approvals soddisfa i più severi standard di sicurezza IT e garantisce la piena conformità al GDPR e alla Direttiva UE sul Whistleblowing.
Protezione dei dati
- Infrastruttura certificata ISO/IEC 27001
- Crittografia end-to-end a 2048 bit
- Conforme all’articolo 25 del GDPR by design
- Nessuna raccolta di metadati o tracciamento IP
Sicurezza continuativa
- Penetration test annuali (standard OWASP)
- Audit ISAE 3000 Tipo II condotti da PwC
- Certificato Cloud Security Alliance e registrato STAR
- Hosting alimentato al 100% da energia rinnovabile
Cosa vogliono davvero sapere
i compliance officer
In che modo EQS Approvals semplifica le disclosure?
I dipendenti inviano richieste relative a regali, ospitalità o conflitti di interesse tramite moduli guidati. L’instradamento intelligente assegna automaticamente ogni richiesta al revisore corretto, senza coordinamento manuale.
È possibile gestire processi di compliance multi-step in un unico ambiente?
Sì. Le campagne consentono di unire attestazioni di policy e disclosure in un solo workflow, con promemoria automatici e monitoraggio in tempo reale.
Quanto sono sicuri i dati sensibili?
Tutti i dati sono crittografati in transito e a riposo. I dati personali possono essere anonimizzati direttamente nelle disclosure e ogni azione viene tracciata per garantire responsabilità.
Cosa succede se i dipendenti dimenticano di inviare una disclosure?
Può programmare promemoria automatici con urgenza crescente, notificare i responsabili con un elenco dei diretti collaboratori in sospeso e inviare solleciti puntuali direttamente dalla piattaforma.
Approvals può scalare a livello globale?
Sì. Il supporto multilingua e l’instradamento configurabile per ruolo, dipartimento o sede rendono la soluzione adatta sia a organizzazioni di medie dimensioni sia a realtà globali.
In che modo EQS supporta la preparazione agli audit?
Ogni invio, commento e decisione è registrato automaticamente con timestamp e ID utente. I report pronti per l’audit possono essere generati istantaneamente per regolatori, audit interni o management.
Perché scegliere EQS?
Molti strumenti raccolgono moduli. EQS collega Approvals, Policies e Campaigns in un’unica esperienza di compliance: meno attività amministrative, tassi di completamento più elevati e maggiore sicurezza normativa.
Perché le aziende scelgono EQS Approvals
L’architettura della compliance comportamentale
Scopra come i team di compliance aziendali possono rispondere alle crescenti esigenze normative attraverso l’automazione e campagne unificate, riducendo il follow-up manuale e il rischio di audit.
I nostri esperti sono i Suoi partner
 |
Andrea Cipolla Andrea Cipolla – Account Executive – Italia Guida lo sviluppo di soluzioni di compliance basate su AI per una gestione proattiva del rischio in EQS. |
con un esperto di compliance