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HR & Compliance: Was Personaler wissen müssen

Die HR-Abteilung nimmt innerhalb des Compliance Managements eine Schlüsselrolle ein. Wie Personaler diese Herausforderung meistern.

Moritz Homann & Thomas Arzt Moritz Homann & Thomas Arzt

    Wenn Mitarbeiter in einem Unternehmen über Compliance sprechen, betreffen die Themen nicht nur die Rechtsabteilung oder das Compliance-Management, sondern vor allem auch die Personalabteilung. Compliance meint die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, regulatorischer Standards und ethischer Grundsätze. Doch auch wenn HR-Mitarbeiter häufig erst bei ethischen Fragen zu Rate gezogen werden, setzt gutes Compliance-Management sehr viel früher an. Wir sagen Ihnen, wie Personaler Compliance-Herausforderungen meistern und Risiken begrenzen.

    Compliance-Aufgaben in der HR-Abteilung

    Auch wenn einige Personalmitarbeiter heute noch behaupten, mit dem Thema Compliance nur am Rande zu tun zu haben, sehen das viele Experten gänzlich anders: Innerhalb eines erfolgreichen Compliance-Managements nimmt die HR-Abteilung eine Schlüsselrolle ein. Die gute Zusammenarbeit zwischen HR- und Compliance-/Rechtsabteilung bildet die Basis eines sinnvollen Compliance-Programms und somit auch einer ethischen Firmenkultur. Idealerweise arbeiten beide Abteilungen Hand in Hand mit der Geschäftsführung zusammen, stehen im engen Austausch und die Themen gehen fließend ineinander über. Die Compliance-Aufgaben im Personalwesen umfassen unter anderem:

    • (Gemeinsame) Erstellung der Compliance-Richtlinien
    • Einführung eines Verhaltenskodex
    • Errichten einer Compliance-Kultur
    • Wahrung der Compliance-Kultur (zum Beispiel durch Trainings)
    • Sanktions- und Konsequenzen-Management bei Verstößen gegen die Compliance-Kultur (zum Beispiel Abmahnung)
    • HR-Compliance-Management (Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien innerhalb der eigenen Abteilung)
    • Vorbildfunktion durch redliches Verhalten

    Am Anfang stehen die Werte

    Am Anfang eines erfolgreichen Compliance-Programms stehen die Werte des Unternehmens. Diese gilt es, gemeinsam mit der Geschäftsführung zu erarbeiten, zu kommunizieren und vor allem vorzuleben. Dazu gehört, wie ein Unternehmen mit Fehlern umgeht, wie es Verstöße gegen die Richtlinien sanktioniert oder auch Diversität fördert. Trauen sich die Mitarbeiter, eigene Fehler zuzugeben und anschließend daraus zu lernen? Herrscht eine Kultur des gegenseitigen Vertrauens und fühlen sich die Mitarbeiter sicher genug, um Fehlverhalten offen anzusprechen oder Verstöße zu melden? Dann bestehen die richtigen Voraussetzungen für erfolgreiche Compliance-Arbeit.

    Diesen wichtigen Zusammenhang belegen auch Beispiele aus der Praxis: Volkswagen hat als eine der Ursachen des Dieselskandals den Zustand der Konzernkultur ausgemacht. Das bestätigte die neue Compliance-Chefin Hiltrud Werner in einem Interview mit der Süddeutschen Zeitung: „(…) wenig Jobrotation, viele Karrieren, die nur innerhalb einer Abteilung stattgefunden haben. Dazu kam eine hierarchiegeprägte Kultur, eine Starrheit, die wenig Eigenverantwortung zugelassen hat. Gleichzeitig mangelte es an Diversität und Fortbildungsmaßnahmen für Fach- und Führungskräfte.“

    Compliance-Kultur ist nicht nur Aufgabe der Geschäftsführung

    Um eine gute Compliance-Kultur im Unternehmen zu etablieren, spielt die Geschäftsführung zwar eine wichtige Rolle, doch die Fach- und Führungskräfte bilden die Erfolgsfaktoren. Sie müssen die Kultur in 1:1-Gesprächen und Meetings vorleben und weitergeben. Eine Voraussetzung dafür bilden regelmäßige Trainings, Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen, die von der HR-Abteilung ausgehen.

    Wie Führungskräfte mit Mitarbeitern umgehen, entscheidet über deren Einstellung gegenüber Compliance. Haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass unrechtes Verhalten toleriert wird? Sie werden sich mit höherer Wahrscheinlichkeit ebenfalls unethisch verhalten. Die Regeln müssen für alle Mitarbeiter nachvollziehbar und bindend sein.

    Aber auch die Fehlerkultur spielt eine wichtige Rolle im Unternehmen. Zuckerbrot und Peitsche als Belohnung oder Bestrafung? Eine moderne Arbeitskultur sieht anders aus. Nur wer Fehler zugeben darf und daraus lernt, kann sich persönlich und fachlich weiterentwickeln.

    Anonyme Meldesysteme fördern eine Speakup-Kultur

    Anonyme Hinweisgebersysteme tragen zusätzlich dazu bei, dass Mitarbeiter sich trauen, Verstöße zu melden und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich aufklären und beheben lassen. Und bevor es zum Verstoß gegen Gesetze oder Unternehmenswerte kommt, können ethische Dilemmata über den anonymen Kanal mit HR oder Compliance besprochen werden.

    Aufgabe der Personalabteilung ist es nicht nur, sich etwa für ein Meldesystem stark zu machen, sondern vor allem auch die Mitarbeiter zu ermutigen, die Verstöße auch tatsächlich zu melden. Außerdem sollte sie das System so platzieren, dass es alle Mitarbeiter leicht finden – zum Beispiel an prominenter Stelle im Intranet oder öffentlich zugänglich auf der Unternehmenswebseite.

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    Risiken präventiv eindämmen

    Neben all den kulturellen Aspekten der Compliance-Arbeit, muss sich die Personalabteilung auch mit den Risiken innerhalb der eigenen Reihen auseinandersetzen:

    • Was passiert, wenn sich ein HR-Kollege bestechen lässt?
    • Wie lassen sich die Prozesse in der Personalberatung fair und transparent gestalten?
    • Halten sich die Kollegen an den Code of Conduct und leben die Werte des Unternehmens vor?

    Die Personalabteilung braucht nicht nur Antworten auf diese Fragen, sondern muss auch Prozesse installieren, die unethisches Verhalten im besten Fall schon im Vorfeld verhindern. Andererseits braucht sie in jedem Fall angemessene Reaktionen auf Compliance-Verstöße.

     

    Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner VESTIGA Consulting.

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    Thomas Arzt
    Thomas Arzt

    Geschäftsführender Gesellschafter – VESTIGA Consulting GmbH | Nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre, fand Thomas Arzt seinen Einstieg ins Berufsleben im Bereich des Investment Bankings von Merrill Lynch in New York. 2005 entdeckte er sein Faible für das Headhunting und war in den Folgejahren für zwei große, internationale Personalberatungen tätig. Thomas Arzt berät Unternehmen bei der Besetzung von Fach- und Führungspositionen im Digital-, Compliance- und Finanzbereich. Seine Branchenschwerpunkte hat Thomas Arzt im IT-, Finanz- und Immobiliensektor sowie im Bereich der Family Offices.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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