EQS Integrity Line: Das innovative und sichere Hinweisgebersystem aus der Schweiz.

Sowohl EQS als Unternehmen als auch deren Softwareentwicklung für die EQS Integrity Line ist gemäss Information Security Standard ISO 27001 zertifiziert. Die Produktentwicklung und deren kontinuierliche Weiterentwicklung verfolgt konsequent das «Security by Design» Prinzip. Ausserdem gewährleistet das System weltweite Datenschutz-Konformität, sowohl für den Hinweisgeber im Meldeprozess als auch für den Fallbearbeiter im integrierten Case Management.

Die EQS Integrity Line entspricht höchsten Sicherheits- bzw. Verschlüsselungsanforderungen (Datenübertragung und -zugriff) und gewährleistet damit absolute Vertraulichkeit bei abgegebenen Meldungen.

• ISO 27001-zertifiziertes Hochsicherheitsrechenzentrum
• Systemsicherheit bestätigt durch jährlichen externen Penetrationtest
• SSL-zertifizierte Verbindung
• Kryptografisch aufwändiges Speicherverfahren
• Fallspezifische Verschlüsselung
• Schlüssel in der Hand des Kunden (kein Zugriff auf Inhalte durch EQS oder andere Drittparteien)
• Zugriff auf Inhalte über detailliertes Berechtigungssystem
• Diverse IT-Sicherheitsmodule z.B. für Benutzerverwaltung und Datenschutz
• Vollständiger Schutz der Anonymität des Hinweisgebers
• Regelmässige Sicherheitsaudits und Penetration Tests

Das EQS Integrity Line System kann in jeder beliebigen Sprache, weltweit zur Verfügung gestellt werden. Textvorlagen stehen im Best Practice Standard bereits in über 43 Sprachen zur Verfügung.

Die EQS Integrity Line bietet verschiedenste Pakete und Konfigurationen für Anforderungen von unterschiedlichsten Kundenbedürfnissen. Schlüsselfertige «Out of the box»-Lösungen stehen in wenigen Tagen mit minimalem Aufwand auf Kundenseite zur Verfügung. Individualisierte Lösungen mit erweiterten Case Management-Funktionen stehen in der Regel innerhalb von 4 bis 8 Wochen für den operativen Betrieb zur Verfügung. Während der Implementierung stehen dem Kunden unsere erfahrenen Projektleiter für die optimale Umsetzung und Best Practice-Beratung zur Seite.

EQS bietet dem Kunden diverse Best Practice-Vorlagen zur schnellen und einfachen Implementierung des Hinweisgebersystems an. Diese Vorlagen können 1:1 übernommen werden oder nach Vorstellungen des Kunden angepasst werden. Vorlagen sind bereits in über 50 Sprachen verfügbar und können auch in jede beliebige Sprache überführt werden. Neben Vorlagen stehen auch unsere erfahrenen Projektleiter jederzeit mit Rat und Tat zur Verfügung und begleiten den Kunden während der gesamten Implementierungsphase des Hinweisgebersystems.

EQS unterstützt bei der Einhaltung weltweiter Datenschutzvorgaben wie beispielsweise der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) durch diverse Massnahmen auf organisatorischer, technischer und funktionaler Ebene.

Auf organisatorischer Ebene durch Massnahmen zu Informationssicherheit und Datenschutz in Form eines ordentlichen und zertifizierten ISMS nach ISO27001-Standards. Dieses unterliegt regelmässigen internen und unabhängigen Überprüfungen.

Auf der technischen Ebene wurde die EQS Integrity Line nach höchsten Standards für Datenschutz und Sicherheit entwickelt. Dies beinhaltet, dass

• keine personenbezogenen Daten von Besuchern und Hinweisgebern protokolliert werden
• die Verschlüsselung von Daten im Transit und den gespeicherten Daten sichergestellt ist
• keine Metadatenanalyse oder Forschung mit den Daten unserer Kunden stattfindet
• es Möglichkeiten für Datenschutzhinweise (Disclaimer) und weiteren Informationen im Meldeprozess gibt
• diverse Sicherheitsfunktionen in Bezug auf Zugriff und Verarbeitung von Daten aktiviert sind

Auf der funktionalen Ebene unterstützt die EQS Integrity Line den Fallbearbeiter bei den häufigen Aufgaben und Aktivitäten im Zusammenhang mit den internen Datenschutzprozessen. Dies beinhaltet:

• dynamische Erinnerungen und Hinweise, wenn bestimmte Datenschutzkriterien eintreten inkl. Anzeige nötiger Aktionen
• Unterstützung der Anonymisierung von Falldetails (z.B. Personendaten) und optional auch Dateianhänge
• Automatisierung von internen Genehmigungsverfahren und Vier-Augen-Prinzip für sensible Aktionen der Fallbearbeitung
• granulares Berechtigungsmanagement und Rollenkonzept zur Feinabstimmung des Zugriffs auf sensible Fallinhalte”

Hinweisgebersysteme sind nach internationalem Standard ein zentraler Baustein in einem effektiven Compliance Management System von Unternehmen. Etwa zwei Drittel der erkannten Unregelmässigkeiten werden durch Hinweisgeber aufgedeckt. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem ist somit als Kontrollelement wichtiger als das Management und die externe sowie interne Revision zusammen.

Viele Länder haben sich in den vergangenen Jahren unmissverständlich für den gesetzlichen Schutz von Hinweisgebern und damit der Einrichtung von sicheren und geschützten Hinweisgebersystemen ausgesprochen, so Frankreich mit dem Gesetz Sapin 2 und die EU mit der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstösse gegen das Unionsrecht melden. Die EU-Richtlinie ist am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten und muss durch die EU Mitgliedstaaten bis auf Ende 2021 umgesetzt werden. Spätestens ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen interne Hinweisgebersysteme vorhalten. Auch Schweizer Unternehmen mit einer lokalen Niederlassung in der EU mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen diese Richtlinie umsetzen.

Hinweisgebersysteme schützen so nicht nur Hinweisgeber (Mitarbeiter, Kunden, Zulieferer etc.), sondern bewahren auch das Unternehmen vor Reputationsschäden und finanziellen Risiken.