Einen belastbaren TPRM‑Workflow aufbauen 

1. Umfang Ihres Third‑Party‑Ökosystems definieren 

Ein ausgereifter Workflow beginnt mit einer präzisen Abgrenzung. Viele Unternehmen konzentrieren sich zunächst auf direkte Lieferanten. Moderne regulatorische Rahmenwerke verlangen jedoch einen breiteren Blick: Antikorruptionsvorgaben betreffen Intermediäre und Agenten, Sanktionsvorschriften wirken sich auf Kunden in Hochrisikogebieten aus und ESG‑ sowie menschenrechtliche Pflichten schließen auch indirekte Lieferanten ein.

Ein gut konzipierter Workflow muss eine klare Kategorisierung unterstützen. Wenn Beziehungstypen frühzeitig eingeordnet werden, stellt das sicher, dass die anschließende Risikobewertung der tatsächlichen Art der Geschäftsbeziehung entspricht. 

2. Vorläufige Risikodaten für intelligentes Triage‑Management nutzen 

Die erste echte Entscheidung im Compliance‑Prozess betrifft die Prüfungstiefe. Vorab-Risikoscores helfen bei der Priorisierung. 
Ihre Software sollte wesentliche Risikodaten wie Geografie, Branche, Behördenkontakt oder Abhängigkeitsrisiken erfassen und in eine nachvollziehbare Risikoklassifizierung übersetzen. 

3. Handlungsorientierte Risikoklassen etablieren 

Risikostufen verwandeln Daten in Prozesslogik – ob in drei Kategorien oder in einer feineren Matrix. Jede Stufe muss einen klar definierten Due‑Diligence‑Pfad auslösen. 

Niedriges Risiko: Automatisierte Sanktionsprüfung und grundlegende Unternehmensverifizierung.   

Mittleres Risiko: Negative‑News‑Screening, Eigentumsstruktur, kurzer Fragebogen, Richtlinienbestätigung.   

Hohes Risiko: Erweiterte Due Diligence, unabhängige Quellenrecherche, ggf. Vor‑Ort‑Audits.

4. Due Diligence an LkSG- und CSDDD-Anforderungen ausrichten

„Due Diligence“ ist ein Werkzeugkasten. Für europäische Unternehmen muss dieser Werkzeugkasten die Anforderungen des LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) und der kommenden CSDDD präzise abbilden. 

Ihr Workflow muss spezifische Module für diese gesetzlichen Vorgaben integrieren. Dazu gehören automatisierte abstrakte Risikoanalysen zu Menschenrechts- und Umweltrisiken, gefolgt von einer konkreten Lieferantenbewertung, wenn dies erforderlich ist. Die Plattform sollte Modularität ermöglichen. Dadurch können Sie ESG-spezifische Fragebögen oder UBO-Analysen (Ultimate Beneficial Owner) nur dann einsetzen, wenn das Risikoprofil dies notwendig macht.

 5. Ein hybrides Inhouse-/Outsourcing-Modell einsetzen 

Strategische TPRM-Programme setzen häufig auf ein hybrides Modell, um Kontrolle und Geschwindigkeit auszubalancieren. Interne Teams behalten Kontext, Kontrolle und institutionelles Wissen, während spezialisierte Due-Diligence-Anbieter globale Recherchemöglichkeiten für besonders kritische Prüfungen bereitstellen. 

Eine Enterprise-Plattform vereint diese Ansätze. Sie ermöglicht es, Aufgaben an interne Nutzer zu vergeben und gleichzeitig Recherchen bei externen Due-Diligence-Dienstleistern anzustoßen. Das System dokumentiert alle Ergebnisse in einem einzigen, durchgehenden Audit-Trail. 

6. Governance strukturieren und Entscheidungen dokumentieren 

Genehmigungen sind Governance-Entscheidungen mit Zeitstempel. Sie müssen transparent, dokumentiert und eindeutig mit der Risikoklasse sowie den erhobenen Nachweisen verknüpft sein. 

Ihre Software sollte mehrstufige Genehmigungsprozesse unterstützen. Entscheidungen sollten – abhängig von der Risikostufe – vom Fachbereich über Compliance bis hin zum Risikoausschuss weitergeleitet werden. Dies gewährleistet eine saubere Funktionstrennung und stellt sicher, dass kein Hochrisikopartner ohne die richtige Freigabe eingebunden wird. 

7. Drittparteirisiken mit dem Richtlinienmanagement verknüpfen 

Wirksames Risikomanagement setzt klare Erwartungen voraus. Drittparteien müssen Ihre Compliance-Standards kennen und ihnen zustimmen, bevor sie onboarded werden. 

Das EQS Compliance Cockpit ermöglicht es, Ihre Richtlinien direkt in den TPRM-Workflow einzubinden. Sie können den Lieferantenkodex oder Antikorruptionsrichtlinien automatisch im Zuge der Due-Diligence-Prüfung versenden. Das System erfasst den Erhalt und die Bestätigung dieser Dokumente direkt im Profil des Drittanbieters. So entsteht ein einheitlicher Audit-Trail, der sowohl die Risikoanalyse als auch die Richtlinienbestätigung umfasst. 

8. Bedingte Freigaben operationalisieren 

Viele Drittparteien fallen in die Kategorie „unter Bedingungen vertretbar“. In solchen Fällen muss der Workflow sicherstellen, dass Risikominderungsmaßnahmen vor der Aktivierung erfüllt werden. 

Die Plattform sollte diese Bedingungen nachverfolgen: verstärkte Vertragsklauseln, Richtlinienbestätigungen, Zertifizierungen, spezifische Schulungspflichten, Onboarding-Kontrollen, Monitoring-Verpflichtungen oder zusätzliche finanzielle Sicherheiten. Das System darf die finale Aktivierung erst zulassen, wenn alle Maßnahmen verifiziert und dokumentiert sind. 

9. Einen dynamischen Reassessment-Prozess etablieren 

Risiken verändern sich – Eigentümerstrukturen wandeln sich, finanzielle Probleme entstehen, geopolitische Rahmenbedingungen verschieben sich. 

Ihr Workflow sollte einen dynamischen, risikobasierten Neubewertungszyklus beinhalten, der ebenso differenziert ist wie der ursprüngliche Prozess. Niedrigrisikopartner können im Zwei-Jahres-Rhythmus überprüft werden, während Hochrisikodrittparteien ein kontinuierliches, automatisiertes Monitoring benötigen. Triggerbasierte Neubewertungen stellen sicher, dass neue negative Medienberichte oder Sanktionsmeldungen sofort eine erneute Prüfung auslösen. Dadurch bleibt Ihr Schutz- und Verteidigungsniveau dauerhaft aktiv.