Warum ein professionelles Interessenkonflikt-Management ins Zentrum Ihrer Compliance-Strategie gehört
Interessenkonflikte (Conflicts of Interest, COIs) kündigen sich selten spektakulär an. Sie entstehen leise – in Lieferantenbeziehungen, bei Aufsichtsratsmandaten, Nebentätigkeiten – und untergraben, wenn sie unkontrolliert bleiben, das Vertrauen und die Integrität, die Ihr Unternehmen zusammenhalten.
Die Realität ist: Kein Unternehmen ist immun. Der wahre Grad an Compliance-Reife zeigt sich nicht daran, dass keine Konflikte existieren, sondern daran, wie offen und systematisch man mit ihnen umgeht.
Was ist ein Interessenkonflikt?
Ein Konflikt entsteht, wenn persönliche Interessen – emotionaler, privater oder finanzieller Natur – die Fähigkeit beeinträchtigen, objektive und ethische Entscheidungen im Job zu treffen.
Oft verbinden wir Interessenkonflikte mit großen Skandalen und Schlagzeilen. In der Praxis tauchen sie jedoch viel häufiger in alltäglichen Situationen auf, die leicht übersehen werden. Und obwohl die Diskussionen meist um romantische Beziehungen oder familiäre Verbindungen kreisen, ist das tatsächliche Spektrum deutlich breiter.
Häufige Beispiele sind:
- Großzügige Geschenke oder Einladungen von Lieferanten oder Kunden
- Bevorzugung bestimmter Organisationen oder Anbieter aufgrund persönlicher Beziehungen
- Finanzielle Beteiligungen an Lieferanten, Partnern oder Wettbewerbern
- Externe Mandate, die interne Entscheidungen beeinflussen könnten
- Eine Nebentätigkeit, die sich mit beruflichen Aufgaben überschneidet
Schon der Anschein eines Interessenkonflikts kann ebenso schädlich sein wie ein tatsächlicher – wie Steph Holmes von der EQS Group kürzlich in ihrem Artikel, Perception Matters, betonte.
Warum die Meldung von Interessenkonflikten unverzichtbar ist
Wenn Interessenkonflikt-Management noch nicht fest in Ihrer Compliance-Agenda verankert ist, stellen Sie sich eine einfache Frage: Warum nicht?
Vielleicht befindet sich Ihr Compliance-Rahmenwerk noch im Aufbau und konzentriert sich vor allem auf grundlegende regulatorische Anforderungen. Vielleicht herrscht in Ihrem Unternehmen ein tiefes Vertrauensverhältnis – so tief, dass potenzielle Konflikte unausgesprochen bleiben: „Wir kennen uns doch alle, das passt schon.“ Oder Sie glauben, dass Sie nicht betroffen sind, weil Sie selbst nicht im Einkauf arbeiten.
Und wenn wir ehrlich sind: Vielleicht fürchtet man im Unternehmen auch, was bei genauerem Hinsehen zum Vorschein kommen könnte.
Doch Konflikte verschwinden nicht, wenn man sie unter den Teppich kehrt. Verantwortungsvoll handeln heißt: hinschauen, identifizieren – und offen damit umgehen.
Ein wirksames COI-Management stellt sicher, dass:
- Entscheidungen im Unternehmensinteresse getroffen werden – nicht im Interesse einzelner Personen
- Führungskräfte Risiken früh erkennen und angemessen reagieren können, etwa durch Ausschluss von Entscheidungen oder externe Prüfer
- Besonders exponierte Bereiche wie Einkauf oder Management durch transparente Meldewege vor Vorwürfen geschützt werden
- Mitarbeitende ihre Erfahrung und Netzwerke sinnvoll nutzen können, ohne ethische Grenzen zu überschreiten
Wenn Führungskräfte offen über eigene potenzielle Konflikte sprechen, setzen sie einen klaren Ton: Integrität ist nicht verhandelbar. Das stärkt nicht nur das interne Vertrauen, sondern zeigt auch Regulatoren, Stakeholdern, Investoren und Kunden, dass Ethik im Unternehmen ernst genommen wird.
Die Kosten des Nichtstuns? Rechtliche Konsequenzen, regulatorische Kritik, Reputationsschäden. Untersuchungen, die Ressourcen binden und Abläufe stören. Vertrauensverlust, der häufig über Jahre anhält.
Vier Schritte für ein wirksames Interessenkonflikt-Management
Ein gutes COI-Programm besteht vor allem aus einfachen Strukturen und Routinen, die ethisches Verhalten leicht machen.
So schaffen Sie die Basis für ein funktionierendes System:
- Fundament für IhreEthicsPolicy schaffen
Beginnen Sie damit, die Bereiche zu identifizieren, in denen Interessenkonflikte am wahrscheinlichsten auftreten. Vertrieb und Einkauf sind besonders kritische Zonen – sie sollten das Grundgerüst Ihres Systems bilden.
Erstellen Sie anschließend eine klare, gut verständliche COI-Richtlinie, die exakt definiert, wann Mitarbeitende melden müssen: beim Einstieg, sobald neue Konflikte entstehen, oder im Rahmen einer jährlichen Bestätigung. Die Richtlinie muss für alle gelten – ohne Ausnahmen, auch nicht für den Vorstand.
Beziehen Sie zudem Geschäftspartner ein: Lieferanten, Berater und Dienstleister sollten bestätigen, dass sie Ihren Verhaltenskodex einhalten und eigene COI-Regeln durchsetzen. Einheitliche Erwartungen reduzieren systemische Risiken.
- Ein sicheres und praxistaugliches COI-Meldesystem aufbauen
Die Meldung muss einfach sein. Stellen Sie eine sichere, integrierte Plattform bereit, über die Mitarbeitende COI-relevante Informationen unkompliziert einreichen können. Dieses System sollte separat von Hinweisgebersystemen oder anderen Meldestellen geführt werden, um Verwirrung zu vermeiden.
Ihr System muss Komplexität abbilden können: Rollen ändern sich, Beziehungen entwickeln sich weiter, und mehrstufige Verbindungen müssen langfristig nachvollziehbar bleiben. Da COI-Daten häufig sensible personenbezogene Informationen enthalten, sind strenge Datenschutzstandards unerlässlich.
Automatisieren Sie Auswertungen, wo immer es sinnvoll ist. Ein reportingfähiges System spart Zeit und liefert verlässliche Einblicke, ohne manuelle Datenverarbeitung.
- Mitarbeitende informieren und einbeziehen
Selbst die beste Richtlinie bleibt wirkungslos, wenn sie niemand versteht. Vermitteln Sie Ihre COI-Regeln klar, kontinuierlich und so konkret wie möglich.
Schulungen sollten kurz, praxisnah und szenarioorientiert sein. Entscheidend ist, reale Situationen zu zeigen, denen Mitarbeitende tatsächlich begegnen – und wie man sie richtig einordnet. Regelmäßige Kommunikation hält das Thema präsent und gibt Sicherheit, wann etwas zu melden ist.
- Das Compliance-Framework prüfen, überwachen und weiterentwickeln
Jede Meldung sollte strukturiert und nach einheitlichen Kriterien bewertet werden. Ein Prüfungsgremium sorgt für Fairness und Transparenz in Entscheidungen.
Analysieren Sie Muster, die auf größere Risiken oder Unschärfen in Ihrer Richtlinie hinweisen könnten.
Ein starkes COI-Programm ist kein statisches Gebilde – es wächst mit Ihrem Unternehmen.