Von Papierchaos zur Compliance-Exzellenz: Wie STIEBEL ELTRON mit EQS sein Richtlinienmanagement digital transformierte

Vor der Einführung eines digitalen Richtlinienmanagements – Policy Manager C Compliance Cockpit – stand STIEBEL ELTRON oft vor mehreren Compliance- Herausforderungen: 

• Unklare und verstreute Richtlinien: Richtlinien wurden in verschiedenen Formaten und Programmen (Papier, PDFs, E-Mails) veröffentlicht, was zu Inkonsistenzen und Zugriffsproblemen führte. 

• Mangelnde Aktualität: Änderungen in den regulatorischen Vorgaben konnten nicht effizient nachverfolgt und umgesetzt werden, was zu einem erhöhten Risiko der Non-Compliance führte. 
• Fehlende Nachvollziehbarkeit: Die mangelnde Nachvollziehbarkeit hatte zur Folge, dass STIEBEL ELTRON Schwierigkeiten hatte, zu dokumentieren, ob und wann die Beschäftigten die relevanten Richtlinien gelesen und verstanden hatten. Dies führte zu Haftungsrisiken.

• Ineffiziente Sensibilisierung und Kommunikation: Richtlinien wurden oft ohne interaktive Sensibilisierung oder gezielte Updates vermittelt, was zu mangelndem Bewusstsein und Verständnis bei den Beschäftigten führte.Hoher Verwaltungsaufwand: Die manuelle Pflege und Verteilung von Richtlinien erforderte einen hohen Zeit- und Ressourceneinsatz.
• Übersetzungs- und Verständlichkeitsprobleme: In einem international tätigen Unternehmen ist es erforderlich, Richtlinien in mehreren Sprachen bereitzustellen. Da kein einheitliches System zur Verfügung stand, kam es zu Inkonsistenzen in den Übersetzungen. Dies führte in verschiedenen Ländern zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen der Vorgaben. Zudem war es schwierig, sicherzustellen, dass alle Beschäftigten die Inhalte in ihrer Muttersprache korrekt verstanden.
• Erhöhtes Non-Compliance-Risiko: Ohne ein systematisches Vorgehen war es herausfordernd, Verstöße frühzeitig zu identifizieren oder Prozesse im Rahmen von Audits der internen Revision nachzuvollziehen.

Erklären Sie, wie Compliance COCKPIT und seine Module die Herausforderungen des Unternehmens gelöst haben. Heben Sie besonders hilfreiche Funktionen hervor. 

 EQS Compliance Cockpit C Policy Manager haben uns geholfen, die oben genannten Herausforderungen durch Automatisierung, zentralisierte Speicherung und transparente Nachverfolgung zu bewältigen. Insbesondere: 

• Zentrale und einheitliche Richtlinienverwaltung: Der EQS Policy Manager ermöglicht uns, alle Richtlinien mehrsprachig zentral zu speichern und zu verwalten, wodurch verstreute Dokumente und Inkonsistenzen vermieden werden. Beschäftigte haben über das EQS Integrity Hub jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version in eigener Muttersprache. 

• Automatisierte Genehmigungs-Workflows und Versionierung: Durch automatisierte, mehrstufige Genehmigungsprozesse können Richtlinien effizient erstellt und aktualisiert werden. Eine präzise Versionskontrolle und Prüfpfade gewährleisten Transparenz und Nachvollziehbarkeit. 

• Überwachte Mitarbeiterbestätigungen und -engagement: Der EQS Policy Manager ermöglicht uns, Mitarbeiterbestätigungen zu verfolgen und das Engagement durch interaktive Zertifizierungen und Wissensüberprüfungen zu fördern, um sicherzustellen, dass Richtlinien nicht nur zur Kenntnis genommen, sondern auch verstanden werden. Durch umfassende Dashboards und Berichte im Compliance Cockpit kann unsere Compliance Abteilung in Echtzeit sehen, welche Richtlinien gelesen, bestätigt oder ignoriert wurden. Dies hilft dabei, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Compliance-Risiken zu minimieren.
• KI-gestützter Support in Echtzeit durch den Chatbot Policy Buddy: Der integrierte KI-Assistent „Policy Buddy“ beantwortet rund um die Uhr Routinefragen unserer Beschäftigten zu Richtlinien, reduziert die Arbeitsbelastung der Compliance Abteilung erheblich und stellt sicher, dass Beschäftigte sofort, zielgerichtete Unterstützung erhalten.
• Intelligente Verteilung und automatisierte Erinnerungen: Richtlinien werden automatisch an die relevanten Personen verteilt, und das System verfolgt Bestätigungen mit interaktiven Zertifizierungen und Wissensüberprüfungen. Automatisierte Erinnerungen stellen sicher, dass alle relevanten Personen informiert bleiben (Eskalationsprozess).
• Modernes, benutzerfreundliches Design: Das EQS Compliance Cockpit und der EQS Policy Manager sind mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ausgestattet, die eine einfache Navigation ermöglicht. Das klar strukturierte Dashboard ermöglicht es unserem Compliance Team, Führungskräften und Beschäftigten, schnell auf relevante Richtlinien zuzugreifen, Fortschritte zu verfolgen und Compliance-Tasks effizient zu erledigen. Die moderne Benutzeroberfläche trägt zur hohen Nutzerakzeptanz und Reduzierung des Schulungsaufwands bei.
• Mehrsprachige Unterstützung für internationale Teams: Der EQS Policy Manager und das EQS Integrity Hub ist in allen für uns relevanten Sprachen verfügbar, wodurch er weltweit eingesetzt werden kann. Mithilfe des integrierten maschinellen Übersetzungsdienstes können Fälle sowie der Dialog mit den Usern automatisiert direkt im System übersetzt werden.
• Nahtlose Integration mit anderen EQS-Modulen: Das EQS Compliance Cockpit lässt sich problemlos mit anderen EQS-Tools verknüpfen, wie z.B. dem Hinweisgebersystem Integrity Line.

Die Implementierung des EQS Compliance COCKPIT verlief insgesamt strukturiert und effizient. Eine der größten Herausforderungen bestand darin, unsere bestehenden Compliance-Prozesse in das neue System zu integrieren und sicherzustellen, dass alle

relevanten Abteilungen reibungslos mit der Plattform arbeiten können. Dank der engen Zusammenarbeit mit dem EQS-Team konnten diese Herausforderungen schnell identifiziert und durch maßgeschneiderte Anpassungen an unsere Unternehmensstruktur gelöst werden. Die schrittweise Einführung ermöglichte es den Beschäftigten, sich frühzeitig mit den neuen Prozessen vertraut zu machen.

Die Implementierung erstreckte sich über einen Zeitraum von insgesamt etwa sechs Monaten, beginnend mit der ersten Planungsphase bis hin zur vollständigen Inbetriebnahme. Das EQS-Team stand uns dabei in jeder Phase zur Seite – von der ersten Bedarfsanalyse über die technische Einrichtung bis hin zur finalen Schulung der Administratoren. Die kontinuierliche Beratung und die schnellen Reaktionszeiten des EQS-Teams auf unsere Fragen und Anpassungswünsche waren besonders wertvoll.

Die Schulung der Administratoren erfolgte in mehreren Stufen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen zu jedem Baustein des Cockpits vermittelt wurden. Die intuitive Benutzeroberfläche des Systems erleichterte die Umstellung erheblich, und nach einer kurzen Eingewöhnungsphase wurde das Tool gut angenommen. Besonders positiv bewertet wurden die verbesserte Transparenz, das Design und die Möglichkeit, Compliance-Prozesse zentral zu steuern.

Seit der Implementierung des Compliance COCKPIT haben wir deutliche Verbesserungen festgestellt. Besonders hervorzuheben sind die Zeiteinsparungen bei der Bearbeitung von Compliance-Anfragen. Auch die Transparenz unserer Compliance- Prozesse wurde erheblich gesteigert, da alle relevanten Informationen zentral verwaltet werden. Durch die automatisierte Dokumentation und Fristenkontrolle haben wir jederzeit einen vollständigen Überblick über alle relevanten Compliance-Prozesse.

Mit dem EQS Group Compliance Products Service Portal wird zudem eine schnellere und effizientere Bearbeitung unserer Anfragen ermöglicht. Durch die Vorkategorisierung der Anfragen können diese direkt bearbeitet werden, ohne dass zusätzliche Rückfragen erforderlich sind. Der Bearbeitungsfortschritt ist jederzeit einsehbar, wodurch wiederholte Nachfragen per E-Mail entfallen. Dies führt zu einer erheblichen Optimierung des Support-Prozesses.

Fassen Sie die wichtigsten Vorteile zusammen, die Ihr Unternehmen durch die Nutzung des Compliance COCKPITs bisher erfahren hat. 

• Automatische Workflows und Fristenmanagement: Manuelle Aufgaben werden durch automatische Benachrichtigungen, Genehmigungsprozesse und Eskalationsmechanismen reduziert. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass keine Compliance-Anforderungen übersehen werden. 
• Zentrale Dokumentenverwaltung und Echtzeit Berichterstattung: Alle Compliance- Dokumente, wie Richtlinien und Arbeitsanweisungen sind an einem Ort gespeichert und leicht abrufbar. Daten und Analysen für Audits und Behörden stehen in Echtzeit zur Verfügung. 
• Intuitive Benutzeroberfläche und Mehrsprachigkeit: Die einfache Navigation und das ansprechende Design tragen zu einer hohen Akzeptanz bei den Beschäftigten bei. Das System ist darauf ausgerichtet, uns als internationales Unternehmen mit mehreren Standorten und Sprachen zu unterstützen. 
• Zugriffsrechte und Rollenmanagement: Das System stellt sicher, dass ausschließlich autorisierte Personen auf sensible Compliance-Daten zugreifen können. 
• Interaktive s verständliche Richtlinienvermittlung: Der Policy Chatbot bietet den Beschäftigten einen einfachen Zugang zu umfangreichen Richtlinien durch interaktive Dialoge. 

Stiebel Eltron plant eine Erweiterung des Compliance COCKPITS um die Module Risks und Data Privacy, um das Compliance-Framework weiter zu optimieren.

Das Modul „Risks“ wird es ermöglichen, Compliance-Risiken systematisch zu identifizieren, zu bewerten und präventive Maßnahmen effizient zu steuern. Das Risikomanagement soll dadurch weiter professionalisiert und transparenter gestaltet werden.

Die Integration des Data Privacy-Moduls zielt darauf ab, die Datenschutz-Compliance zu stärken und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben wie der DSGVO noch effizienter zu gewährleisten. Die zentrale Verwaltung von Datenschutzprozessen wird dazu beitragen, Fristen und Dokumentationspflichten automatisch einzuhalten und Audit- Anforderungen schneller zu erfüllen. Ein weiterer wesentlicher Mehrwert wäre die Pflege von „einem“ Verzeichnis. Die Leistungen des HQ müssen von den TG‘s nicht erneut dokumentiert werden.